Af hverju að búa til hóp með Google hópum?

Með svo mörg önnur G Suite samstarfsverkfæri til umráða, hvers vegna að vera að skipta sér af Google hópum? Einfalda svarið er að þegar þú býrð til hóp og bætir svo tengdum starfsmönnum við þann hóp, verður samvinna skyndilega miklu auðveldari.

Hvers vegna? Vegna þess að nú geturðu meðhöndlað hópinn sem eina heild, sem þýðir að þú getur átt samskipti við alla í hópnum bara með því að hafa samskipti við hópinn sjálfan. Hér eru nokkur dæmi:

• Þú getur sent öllum í hópnum tölvupóst með því að senda tölvupóstinn á netfang hópsins.
• Þú getur boðið öllum í hópi á dagatalsviðburð með því að bæta hópnum á gestalista viðburðarins.
• Þú getur beðið alla í hópnum að vinna saman að skrá með því að deila þeirri skrá með hópnum.
• Þú getur boðið heilum hópi í spjallrás með því að gera hópinn að meðlim í herberginu.
• Þú getur notað netspjall hópsins til að halda hópumræður.

Jú, ekkert af þessum dæmum er mikið mál ef þú ert bara að tala um 2 eða 3 starfsmenn. En ef hópur inniheldur 20 eða 30 starfsmenn, eða 200 eða 300, þá er það algjör tímasparnaður að eiga bara við hópinn frekar en alla þessa einstaklinga.

Heimasíða hópa

Hefur þú áhuga á Groups? Forvitinn? Viltu bara klára þetta? Hvert sem hugarástand þitt er geturðu notað aðra hvora af eftirfarandi aðferðum til að fara á heimasíðu hópa:

• Flautaðu að uppáhalds vefvafranum þínum og biddu hann síðan um að hlaða Google Groups .
• Í G Suite forriti sem hefur Google Apps táknið (eins og Dagatal eða Skjöl), smelltu á Google Apps og smelltu síðan á Hópar.

Heimasíða hópa sem verður til úr eternum mun líta út eins og síðan sem sýnd er hér.

Heimasíða hópa.

Við skulum skoða skjáinn svo þú veist hvað er hvað:

• Aðalvalmynd: Veitir nokkrar algengar hópskipanir.
• Aðalvalmyndartákn: Smelltu á þetta tákn til að skipta um aðalvalmynd hópsins.
• Leitarvalmynd: Veldu það sem þú vilt leita að.
• Leita: Leitaðu að hópnum sem þú vilt skoða eða ganga í.
• Google reikningur: Fáðu aðgang að Google reikningnum þínum.

Hlutverk hópa

Þegar þú vinnur með hópa, sérstaklega ef þú býrð til þína eigin hópa, rekst þú stöðugt á hugmyndina um hver gerir hvað í hópnum og hvaða heimildir hvert þessara hlutverka hefur. Það eru fjögur hlutverk sem þarf að huga að í hvaða hópi sem er:

• Hópeigendur: Eigandi hópsins er sá sem stofnaði hópinn. Hins vegar getur sá aðili einnig úthlutað eigandahlutverkinu til annars fólks. Eigandahlutverkið hefur eftirfarandi sjálfgefnar heimildir:
  • Allar heimildir meðlima (sjá „Hópmeðlimir,“ hér að neðan).
  • Sendu upprunaleg skilaboð og svör sem hópurinn (þ.e. með því að nota netfang hópsins).
  • Bættu við eða fjarlægðu hópmeðlimi, stjórnendur og eigendur.
  • Miðla hópefni.
  • Breyta hlutverkum meðlima (til dæmis gera stjórnanda að eiganda).
  • Breyttu hópstillingum.
  • Eyða hópnum.
  • Flytja út hópaðild og skilaboð.
• Hópstjórar: Stjórnandahlutverkið hefur eftirfarandi sjálfgefnar heimildir:
  • Allar heimildir meðlima (sjá „Hópmeðlimir,“ hér að neðan).
  • Sendu upprunaleg skilaboð og svör sem hópurinn (þ.e. með því að nota netfang hópsins).
  • Bæta við eða fjarlægja hópmeðlimi og stjórnendur (en ekki eigendur).
  • Miðla hópefni.
  • Breyttu hlutverkum meðlima (til dæmis gerðu meðlim að stjórnanda; stjórnendur geta ekki gert neinn að eiganda).
  • Breyttu hópstillingum.
  • Flytja út hópaðild og skilaboð.
• Hópmeðlimir: Allir í hópi hafa sjálfgefið meðlimahlutverkið, sem þýðir að þeir hafa eftirfarandi heimildir:
  • Skoðaðu skilaboð hópsins.
  • Sendu skilaboð til hópsins.
  • Sendu einkasvör til höfundar skilaboða.
  • Stjórna lýsigögnum færslu (eins og að úthluta efni).
  • Sendu skrár til hópsins.
  • Skoðaðu félagalista hópsins.
• Allt skipulagið: Allir í G Suite fyrirtækinu þínu, jafnvel fólk sem er ekki meðlimur hópsins, hafa eftirfarandi heimildir sjálfgefið:
  • Skoðaðu skilaboð hópsins.
  • Sendu skilaboð til hópsins.
  • Hafðu samband við eigendur hópsins.
  • Skoðaðu félagalista hópsins.

Ef þú ert hópeigandi eða stjórnandi geturðu gert breytingar á einhverjum af þessum heimildum með því að fylgja þessum skrefum:

Veldu hópinn sem þú vilt vinna með. Hópar opnar hópinn og birtir nýjustu samtölin.

Í aðalvalmyndinni vinstra megin, smelltu á Group Settings flipann.

Smelltu til að virkja Advanced rofi.

Fyrir hverja af eftirfarandi heimildastillingum, smelltu á hlutverkið sem þú vilt úthluta: Hópeigendur, Hópstjórar, Hópmeðlimir eða Allt skipulagið:

• Hver getur skoðað samtöl?
• Hver getur póstað?
• Hverjir geta skoðað meðlimi?
• Hverjir geta haft samband við eigendur hópsins?
• Hver getur skoðað netföng meðlims?
• Hver getur breytt eigin færslum?
• Hver getur svarað höfundum einslega?
• Hver getur hengt við skrár?
• Hver getur stjórnað efni?
• Hver getur stjórnað lýsigögnum?
• Hver getur sent inn sem hópurinn?
• Hver getur stjórnað meðlimum?
• Hver getur breytt hlutverkum?

  Notaðu Group Settings flipann til að úthluta hlutverkum við hverja heimild.

Smelltu á Vista breytingar hnappinn. Hópar notar nýju hlutverkin fyrir hverja heimild sem þú breyttir.