10 ráð til að vinna að heiman með G Suite öppum

Í þessari grein fer ég með þig í gegnum tíu G Suite ráð og aðferðir sem geta hjálpað heimavinnandi á skilvirkan hátt að heiman.

Þegar ég var að skrifa þetta vorið og sumarið 2020 var allur heimurinn að stöðvast til að stöðva - eða að minnsta kosti hægja á - útbreiðslu nýju kórónavírussins sem kom fram seint á árinu 2019. Bókstaflega á einni nóttu, við sem vorum vön að eyða vinnudögum okkar á iðandi skrifstofum í fjarlægum skýjakljúfum vorum nú neydd til að vera heima, í sóttkví frá samstarfsmönnum okkar og yfirmönnum.

Að vera heima þýðir að horfa á Netflix allan daginn, ekki satt? Feitt tækifæri! Nei, verk okkar hrópuðu enn til að klára og þessir samstarfsmenn og yfirmenn kröfðust enn eftir athygli okkar. Þeir sömu stjórnendur, sem neituðu öllum ákalli um að leyfa starfsmönnum að vinna heiman frá sér í fyrradag, kröfðust þess að nú væru allir starfsmenn heimavinnandi.

Ah, en að vinna heima er ekki eins auðvelt og það hljómar. Truflanir eru miklir, vinna er ekki lengur bókuð af ferðir til og frá skrifstofunni og það er bara erfiðara að koma hlutunum í verk þegar fólkið sem þú treystir á eða er í samstarfi við er þröngvað heima hjá sér. Sem betur fer hefur G Suite bakið á þér.

Stilltu vinnutímann þinn

Eitt stærsta vandamálið við að vinna heima er að vinnuhluti dagsins hefur ekki ákveðið upphaf og endi. Að minnsta kosti þegar þú vinnur á skrifstofunni virkar morgunferðin sem umskipti yfir í vinnudaginn þinn og heimferðin er merki fyrir huga og líkama um að vinnuhluti dagsins sé búinn. (Já, ég veit að okkar nútíma vinnudagar eru í raun allan sólarhringinn, en húmor mér hér.) Heima, þar sem „ferðin“ þín er í besta falli að ganga niður ganginn eða upp stiga, gerirðu það ekki fáðu sömu tilfinningu um aðskilnað á milli vinnulífs þíns og restarinnar af lífi þínu.

Jafnvel verra, samstarfsmenn þínir og stjórnendur hafa líka sama skort á vinnu-lífsmörkum, svo þeir endar með því að senda þér beiðnir um fundi og spjall sem gerast nokkurn veginn hvenær sem er sólarhrings. Það er brjálæði!

Þú getur barist á móti og dælt smá geðheilsu inn í heimilisvinnuna þína með því að stilla vinnutímann þinn , sem eru dagar vikunnar sem þú vinnur og tímar á þeim dögum sem þú hefur tekið til hliðar til vinnu. Sérhver gangur án persónulegs lífs sem reynir að bjóða þér á fund á einhverjum vitlausum tíma að morgni eða kvöldi fær tilkynningu um að atburðurinn eigi sér stað utan vinnutíma þíns, eins og sýnt er.

Dagatal lætur fólk vita þegar það er að reyna að bjóða þér á viðburð sem á sér stað utan vinnutíma þíns.

Þú stillir vinnutímann þinn með Calendar appinu:

Farðu á calendar.google.com .

Veldu Stillingarvalmynd→ Stillingar á valmyndastikunni.

Á nýju síðunni sem birtist skaltu velja Vinnustundir í yfirlitsvalmyndinni til vinstri.

Veljið gátreitinn Virkja vinnutíma.

Afveljið táknið fyrir hvern dag vikunnar sem þú vinnur ekki.

Notaðu stjórntækin fyrir fyrsta dag vinnuvikunnar til að stilla upphafs- og lokatíma vinnudags þíns.

Veldu Afrita tíma til allra til að nota sama tíma á hverjum öðrum vinnudögum þínum. Ef þú vinnur mismunandi tíma á hverjum degi skaltu sleppa skrefi 7 og stilla upphafs- og lokatíma fyrir hvern vinnudag.

Skilgreindu vinnudaginn þinn með því að tilgreina vinnutímann þinn.

Til að meðlimir teymisins þíns fái tilkynningu þegar þeir reyna að tæla þig inn í viðburð sem er utan vinnutíma þíns, verður þú að deila dagatalinu þínu með teyminu.

Sýndu framboð þitt

Að stilla hefðbundinn vinnutíma, eins og ég lýsi í fyrri hlutanum, er frábær byrjun til að setja mörk milli vinnulífs og heimilislífs. Hins vegar þarftu stundum að fara út af heimaskrifstofunni í nokkrar klukkustundir eða jafnvel nokkra daga. Í slíkum tilfellum þarftu að láta fólk vita að þú sért ekki tiltækur. G Suite býður upp á tvær aðferðir sem þú getur notað:

• Settu upp orlofssvar í Gmail.
• Búðu til „viðburði“ utan skrifstofu í dagatalinu.

Hið síðarnefnda er sérstök tegund atburðar sem útilokar ákveðinn tíma á einum eða fleiri dögum. Þegar einhver reynir að bjóða þér á fund eða annan viðburð á þessum tíma afþakkar Dagatal boðið sjálfkrafa.

Til að skipuleggja viðburð utan skrifstofu býður Calendar upp á nokkrar leiðir til að byrja:

• Fyrir eins dags viðburð utan skrifstofu, flettu að dagsetningunni, skiptu yfir í Dagsskjá og smelltu svo inni á tímabeltissvæðinu. Að öðrum kosti skaltu skipta yfir í mánaðarsýn, fara í mánuð viðburðarins og smella síðan á dagsetningu viðburðarins.
• Fyrir margra daga viðburð utan skrifstofu skaltu fletta að dagsetningunum, skipta yfir í vikuskjá og smella og draga yfir tímabeltissvæðið fyrir hvern viðburðsdag. Að öðrum kosti skaltu skipta yfir í mánaðarsýn og smella og draga yfir hvern dag viðburðarins.

Dagatal býr til nýjan viðburð og þú fylgir þessum skrefum til að klára viðburðinn utan skrifstofu:

Veldu flipann Óviðkomandi. Dagatal skiptir yfir í viðmótið sem sýnt er.

Notaðu flipann Ekki á skrifstofunni til að setja upp viðburð utan skrifstofu í dagatalinu.

Ef upphafs- og/eða lokatími utan skrifstofu er rangur, smelltu í hvert skipti og breyttu því síðan á réttan tíma eða veldu þann tíma sem þú vilt af listanum.

Ef þú vilt ekki að Dagatal afþakka boð fyrir þig skaltu afvelja gátreitinn Sjálfkrafa hafna nýjum og núverandi fundum.

Ef þú hæðst að skrefi 3 (gott fyrir þig!), notaðu textareitinn Skilaboð til að tilgreina skilaboðin sem dagatalið sendir til mótshaldara.

Veldu Vista. Ef þú skildir gátreitinn Sjálfkrafa hafna nýjum og núverandi fundum eftir valinn, biður Dagatal þig um að staðfesta að þú viljir að appið hafni fundum fyrir þína hönd.

Veldu Vista og hafna. Dagatalið bætir viðburðinum utan skrifstofu við viðburðasvæðið.

Segðu spjallinu að slappa af í smá stund

Ein af einstökum áskorunum við að vinna að heiman er að oft þarf að sinna öðrum verkefnum í kringum húsið á vinnutíma: Tæma uppþvottavélina, fylla uppþvottavélina, setja í hleðslu af þvotti, vaxa hundinn og svo framvegis.

Ef vinnufélagar þínir eru spjallandi hópur, vilt þú líklega ekki að hnefann af spjalltilkynningum komi inn á meðan þú ert að sjá um bústaðinn. Til að þagga niður spjalltilkynningar um stund skaltu fylgja þessum skrefum:

Farðu á chat.google.com til að opna Chat.

Veldu tilkynningavalmyndina sem birtist hægra megin við spjallmerkið. Spjall sýnir listann yfir hljóðnema tilkynningar, eins og sýnt er.

Notaðu Þöggunartilkynningar listann til að tilgreina hversu lengi þú vilt kveikja á „Ónáðið ekki“.

Veldu þann tíma sem þú vilt hamingjusama þögn. Spjall virkjar „Ónáðið ekki“ þann tíma sem þú valdir og breytir stöðu þinni úr Virkt í „Ónáðið ekki“ (tunglmerkið), eins og sýnt er.

Eftir að þú hefur slökkt á tilkynningum breytir Chat stöðu þinni í Ekki trufla.

Haltu áfram með samskipti augliti til auglitis

Þegar þú ert heima og allir sem þú umgengst á hverjum degi eru einhvers staðar „úti“, getur verið auðvelt að falla í þá gryfju að svara beiðnum, spurningum og umræðum með því að nota textasamskiptaleiðir eins og tölvupóst, skilaboð, og spjalla. Þessar aðferðir eru þægilegar og fljótlegar, en þeim fylgir verulegur galli: Þegar þú ert úr augsýn, þá ertu huglaus. Það er að segja að samskipti við vinnufélaga aðeins í gegnum ritað orð geta fljótt rýrt sambönd þín og getur gert öll samskipti þín sífellt ópersónulegri og formlegri.

Hvernig kemurðu í veg fyrir að vinnusambönd þín fari suður með þessum hætti? Auðvelt: Tengstu í gegnum myndband eins oft og þú getur (eða eins oft og þér hentar). Það er ekkert sem kemur í staðinn fyrir samtal augliti til auglitis sem leið til að halda áfram að fylgjast með, halda samböndum vingjarnlegum og hlýlegum og bregðast við af samúð (vegna þess að þú getur lesið svipbrigði og heyrt raddblær).

Sem betur fer gerir G Suite vídeósamkomu að engu máli, þökk sé auðveldu uppsetningu myndfunda í Google Meet.

Vita hvaða samskiptatæki á að nota

G Suite gefur þér margar leiðir til að ná til vinnufélaga þinna, en ekki eru öll samskiptatæki rétt fyrir hvert verkefni. Enda myndirðu ekki nota hamar til að afhýða appelsínu. (Að minnsta kosti held ég að þú myndir ekki gera það.)

Hér eru helstu G Suite samskiptaforritin, ásamt nokkrum tillögum um hvenær það er viðeigandi að nota hvert og eitt:

• Spjall: Gagnlegt fyrir stutt samtöl, tímaviðkvæmar uppfærslur, brýn skilaboð og skjót viðbrögð.
• Myndsímtal: Gagnlegt fyrir samtöl sem innihalda viðkvæm efni, uppbyggilega gagnrýni eða önnur mál þar sem svipbrigði eru mikilvæg.
• Hópar: Gagnlegt fyrir flest dagleg samskipti, spurninga-og-svar fundi, stöðuuppfærslur og svo framvegis.
• Meet: Gagnlegt fyrir lengri umræður, stærri hópa eða sérstaka fundi til að ræða of flókin mál fyrir hópfærslur.
• Gmail: Gagnlegt fyrir lengri, ígrundaðari og minna tímaviðkvæm skilaboð og svör.

Bættu við tímabeltum í dagatalinu þínu

Ef þú ert með samstarfsmenn, viðskiptavini eða birgja sem vinna á öðru tímabelti er oft mikilvægt að vita réttan tíma á því svæði. Til dæmis, þú munt líklega ekki hafa mikla heppni að hringja í einhvern í vinnunni klukkan 9 að morgni að þínum tíma ef viðkomandi býr á tímabelti sem er þremur tímum á eftir þér. Á sama hátt, ef þú veist að samstarfsmaður í viðskiptum fer úr vinnu klukkan 17:00 og viðkomandi vinnur á tímabelti sem er sjö tímum á undan þér, þá veistu að öll símtöl sem þú hringir í viðkomandi verða að eiga sér stað fyrir klukkan 10 að morgni á þínum tíma.

Ef þú þarft að vera viss um núverandi tíma á öðru tímabelti geturðu sérsniðið skjá dagatalsins til að sýna ekki aðeins núverandi tíma heldur einnig eina eða fleiri heimsklukkur , sem hver um sig sýnir núverandi tíma á öðru tímabelti. Fylgdu þessum skrefum til að bæta einni eða fleiri heimsklukkum við dagatalið:

Fáðu vafrann þinn til að birta calendar.google.com .

Veldu Stillingar valmynd→ Stillingar.

Í Heimsklukka hlutanum skaltu velja Sýna heimsklukku gátreitinn.

Smelltu á hnappinn Bæta við tímabelti. Dagatal bætir við tímabeltislista.

Notaðu tímabeltislistann til að velja tímabelti sem þú vilt birta á heimsklukkunni þinni.

Til að bæta við fleiri heimsklukkum skaltu endurtaka skref 4 og 5 eftir þörfum. Dagatal vistar stillingarnar þínar sjálfkrafa.

Eftirfarandi mynd sýnir dagatal með nokkrum heimsklukkum á ferðinni.

Dagatal, rokkar nokkrar heimsklukkur.

Að þekkja núverandi tíma annars staðar er frábært, en það er ekki mikil hjálp þegar kemur að því að setja upp viðburði og fundi. Sem betur fer getur Dagatal hjálpað með því að birta annað tímabelti í dagsskjá og vikuskjá. Svona á að setja þetta upp:

Biddu vafrann þinn um að fara með þig á calendar.google.com .

Veldu Stillingar valmynd→ Stillingar.

Í hlutanum Tímabelti skaltu velja Sýna aukatímabelti gátreitinn.

Notaðu Label textareitinn hægra megin við Aðaltímabeltislistann til að slá inn stutt nafn fyrir aðaltímabeltið þitt. Á meðan þú ert að því skaltu athuga hvort aðaltímabeltislistinn sé stilltur á þitt tímabelti.

Notaðu Secondary Time Zone listann til að velja hitt tímabeltið sem þú vilt sýna.

Notaðu Label textareitinn hægra megin við Secondary Time Zone listann til að slá inn stutt heiti fyrir annað tímabeltið.

Eftirfarandi mynd sýnir tímabeltishlutann með aukatímabelti sem er allt uppsett og tilbúið til notkunar.

Tímabeltisstillingar dagatalsins með öðru tímabelti bætt við.

Eftirfarandi mynd sýnir hvernig tímabeltin tvö birtast í dagatali (í vikuskjá, í þessu tilfelli). Dagatal vistar stillingarnar þínar sjálfkrafa.

Hvernig tímabeltin tvö birtast í vikuskjá.

Stilltu dagatal fyrir skjóta fundi

Stærsta vandamálið við að vinna að heiman er ekki aðeins að þú hafir marga hatta til að vera með - fyrir utan vinnuhúfuna þína gætirðu líka átt makahúfu, foreldrahúfu, kokkahúfu, sorphúfu sem tekur út og margt fleira — en þú þarft líka oft að skipta úr einum hatti yfir í annan yfir daginn. Svona er lífið í stórborginni, en þú getur gefið þér aðeins meiri tíma til að skipta um hatt með því að stilla dagatalið til að skipuleggja aðeins styttri fundi sjálfgefið. Með því að nota Speedy Meetings stillingarnar skipuleggur Calendar fundi sjálfkrafa sem hér segir:

• When you create a 30-minute meeting, Calendar schedules the meeting for just 25 minutes. For example, if you create a “30-minute” meeting to start at 3:00pm, Calendar schedules the meeting to end at 3:25pm.
• When you create any meeting longer than 30 minutes, Calendar sets the end time for 10 minutes less than what you selected. (For example, if you select a 60-minute meeting, Calendar schedules it for only 50 minutes.)

I ask you: Who doesn’t like shorter meetings? If you’re loving the sound of all this, follow these steps to configure Calendar to automatically schedule shorter meetings:

Make your web browser go to calendar.google.com.

Choose Settings Menu→Settings.

In the Event Settings section, select the Speedy Meetings check box. Calendar saves the new setting automatically.

Read email from another account

When you’re working from home, you might have to monitor email messages from one or more accounts besides your Gmail account. Normally, monitoring another email account means configuring an email client or accessing a website where that account is configured. However, you can avoid all that hassle by configuring Gmail to check for messages from that account. If Gmail finds any messages on the other server, it helpfully imports them into your Gmail Inbox for leisurely reading.

To set up Gmail to check mail from another account, here’s a rundown of the information you should have at your fingertips:

• The account email address.
• The username and password for the email account. (Note that in most cases the username is the account email address.)
• The address used by the email provider’s incoming mail server. This address often takes the form mail.provider.com or pop.provider.com, where provider is the name of the email provider. Gmail calls this address the POP server, where POP is short for Post Office Protocol.

A mail server is a computer that your ISP uses to store and send your email messages.

• Whether your email provider requires a secure connection to check for and retrieve mail. Secure connections are handled via a protocol called Secure Sockets Layer (SSL).
• Whether the email provider requires you to use a special port number for incoming mail. You can think of a port as a communications channel, and Gmail and your provider must be tuned to the same channel for things to work. If you don’t have any info on this, your provider probably uses the standard port number: 110 if you don’t use SSL; 995 if you do use SSL.

With all that info at your fingertips, follow these steps to add the other account to Gmail:

Head on over to mail.google.com.

Choose Settings→Settings. Gmail opens its settings.

Select the Accounts tab.

In the Check Email from Other Accounts section, select Add an Email Account. Gmail opens the Add an Email Account window.

Enter the account address in the Email Address text box and then click Next. Gmail asks you to enter the settings for the account. Note that Gmail makes a few guesses about the info, most of which should be accurate, or close to it.

In the Username text box, enter the account username (usually, the email address).

In the Password text box, enter the account password.

In the Pop Server text box, enter the address of the server that your provider uses for incoming mail.

In the Port list, select the port number your provider uses for incoming mail. Again, this is 110 if your provider doesn’t require SSL (see Step 11 in this list); if your provider does want you to use SSL, select 995 in the Port list.

If you want Gmail to leave a copy of any imported message on the original server, select the Leave a Copy of Retrieved Message on the Server check box. If you still want to access the account’s messages using another email client, selecting the Leave a Copy of Retrieved Message on the Server check box is a good idea. If you’ll access the messages only in Gmail, leave the check box deselected so that after Gmail retrieves your messages, it deletes the messages from the original server.

If your email provider requires that incoming mail connections be secure, select the Always Use a Secure Connection (SSL) When Retrieving Mail check box.

It’s a good idea to label the account’s messages in some way, so select the Label Incoming Messages check box. By default, Gmail labels the messages using the account’s email address. If you prefer to use a different label, use the drop-down list to select New Label, enter the label in the dialog box that appears, and then click OK.

If you want Gmail to bypass the Inbox and send the account’s incoming messages straight to the label you specified in Step 12 (or to the All Mail label, if you skipped Step 12), select the Archive Incoming Messages check box. The figure shows a filled-in version of the Add an Email Account window.

To import incoming messages from another account, fill in the settings in the Add an Email Account window.

Click the Add Account button. Gmail adds the account and then asks whether you also want to be able to send email from the account. Alas, this functionality isn’t available through G Suite work accounts.

Click the No radio button and then click Next. Gmail now regularly checks your account for messages.

Handle Microsoft Office documents

Because you’re a full-fledged G Suite user, there’s a good chance your organization has decided to go all in with Docs, Sheets, and Slides for productivity apps. That makes exchanging files with your colleagues easier, but when you’re working from home, you might have to deal with people who haven’t gone all-Google and still use Microsoft’s Office productivity stalwarts: Word, Excel, and PowerPoint. Fortunately, G Suite understands this and is happy to work with Office documents. Here are the three main techniques you need to know:

• Opening Office documents: G Suite gives you a few different ways to open Office documents in their corresponding Google apps:
  • In a Google app, choose File→Open from the menu bar, select the Office document, and then click Open. This opens a preview of the Office document, and you then select Open with Google App (where App is Docs, Sheets, or Slides, depending on the file type).

From the preview of the Office document, select Open with Google App.

• • If you receive an Office document as an email attachment, select the attachment’s Edit with Google App icon (where App is Docs, Sheets, or Slides, depending on the file type).
• If the Office document is in Drive, select the document, click the More Options icon (the three vertical dots), choose Open With from the menu that appears, and then select the Google app that works with the file type.

Whichever method you use, the Office document appears in the Google app. To remind you that this is an Office file and not a native Google file, you see the Office document’s file extension beside the document name. For example, this figure shows a Word document open in Docs, so you see the .DOCX file extension.

Google displays the Office file extension beside the document name to remind you that you’re working with an Office document.

• Converting an Office document to Google format: If you only ever use Google apps but you have a bunch of Office documents lying around, you should convert those files to their Google-equivalent formats to make it easier to work with the files. To convert an Office document, first open it in the corresponding Google app: Docs for a Word document; Sheets for an Excel spreadsheet; or Slides for a PowerPoint presentation. Choose File–>Save As Google App (where App is Docs, Sheets, or Slides, depending on the file type) from the menu bar.
• Sharing a Google file as an Office file: If you’ve created a file using a Google app but you want to email that file to an Office user, you’re out of luck, right? Nope. You can actually attach the Google file as an Office file, which enables your recipient to view and work with the file — no problem. To share a file in this way, open the file in its native Google app, and then choose File–> Email as an Attachment from the menu bar. In the Email As Attachment dialog box, use the Attach As list to select the Office format (such as Microsoft Excel for a Sheets spreadsheet file). Fill in the To, Subject, and Message fields in the usual email way and then click Send.

Set up your video conference space

Conducting video meetings at the office is easy enough because you almost always have the right equipment, the right space, and the right environment. Holding video meetings at home, on the other hand, is quite a bit trickier. I close this chapter with a few tips borne out of hard-won experience with home-based video meetings.

First, here are some things to consider, equipment-wise:

• To minimize the disturbance for others in your household, consider wearing headphones or earbuds. This not only prevents meeting noises from leaking to other rooms in your house but also has the added benefits of giving you the best audio experience and preventing potential echoes.
• You’ll almost certainly be taking notes during the meeting, so to avoid subjecting your meeting buddies to the noise of your typing, be sure to mute your microphone when you’re not talking.
• What’s that? You often type while you talk? Wow, good on you! In that case, however, you should think about using an external microphone instead of your computer’s built-in mic, to minimize the typing noises.
• Okay, so now that you’re in the market for an external microphone, you should get a wireless mic or headset, right? Not so fast. Wireless mics are convenient and easier to manage in the heat of the call, but the sound quality is often not that great. For the best audio, go for a wired headset or mic.
• Make sure Meet is using the microphone and camera that you prefer.

Now get a load of these tips for setting up your home environment:

• The room you use should have good lighting — preferably, natural light from a nearby window.
• Don’t sit with the light behind you, which turns your head and upper body into a silhouette. Try to position yourself so that the light is in front of you.
• Don’t rely on your camera feed to judge your lighting and position. Cajole a colleague or friend into running a test call to see how things really look.
• Ideally, the wall or space behind you should be blank or, at least, nondistracting.
• Make sure that whatever section of the room people can see is neat and tidy. This is a business call, after all.
• Ideally, the space you use should have little to no ambient noise. Do not — I repeat — do not play music or talk radio during the meeting.
• If you can’t avoid noise, or if noise is always a potential danger (parents with children under 10 nod their heads knowingly), be sure to mute your microphone when you’re not speaking.

Finally, here are some ideas for eking out the best video performance:

• Connect your computer to your Internet router directly with an Ethernet cable, if possible.
• If you need to use Wi-Fi, try to sit as close as possible to the wireless access point.
• For the best Wi-Fi performance, use a 5 GHz network, if you have one.
• Politely ask the other members of your family to hold off on heavy-duty Internet activities (such as streaming video or online gaming) for the duration of the meeting. Be prepared to buy everyone pizza as compensation.