Í þessari grein fer ég með þig í gegnum tíu G Suite ráð og aðferðir sem geta hjálpað heimavinnandi á skilvirkan hátt að heiman.
Þegar ég var að skrifa þetta vorið og sumarið 2020 var allur heimurinn að stöðvast til að stöðva - eða að minnsta kosti hægja á - útbreiðslu nýju kórónavírussins sem kom fram seint á árinu 2019. Bókstaflega á einni nóttu, við sem vorum vön að eyða vinnudögum okkar á iðandi skrifstofum í fjarlægum skýjakljúfum vorum nú neydd til að vera heima, í sóttkví frá samstarfsmönnum okkar og yfirmönnum.
Að vera heima þýðir að horfa á Netflix allan daginn, ekki satt? Feitt tækifæri! Nei, verk okkar hrópuðu enn til að klára og þessir samstarfsmenn og yfirmenn kröfðust enn eftir athygli okkar. Þeir sömu stjórnendur, sem neituðu öllum ákalli um að leyfa starfsmönnum að vinna heiman frá sér í fyrradag, kröfðust þess að nú væru allir starfsmenn heimavinnandi.
Ah, en að vinna heima er ekki eins auðvelt og það hljómar. Truflanir eru miklir, vinna er ekki lengur bókuð af ferðir til og frá skrifstofunni og það er bara erfiðara að koma hlutunum í verk þegar fólkið sem þú treystir á eða er í samstarfi við er þröngvað heima hjá sér. Sem betur fer hefur G Suite bakið á þér.
Eitt stærsta vandamálið við að vinna heima er að vinnuhluti dagsins hefur ekki ákveðið upphaf og endi. Að minnsta kosti þegar þú vinnur á skrifstofunni virkar morgunferðin sem umskipti yfir í vinnudaginn þinn og heimferðin er merki fyrir huga og líkama um að vinnuhluti dagsins sé búinn. (Já, ég veit að okkar nútíma vinnudagar eru í raun allan sólarhringinn, en húmor mér hér.) Heima, þar sem „ferðin“ þín er í besta falli að ganga niður ganginn eða upp stiga, gerirðu það ekki fáðu sömu tilfinningu um aðskilnað á milli vinnulífs þíns og restarinnar af lífi þínu.
Jafnvel verra, samstarfsmenn þínir og stjórnendur hafa líka sama skort á vinnu-lífsmörkum, svo þeir endar með því að senda þér beiðnir um fundi og spjall sem gerast nokkurn veginn hvenær sem er sólarhrings. Það er brjálæði!
Þú getur barist á móti og dælt smá geðheilsu inn í heimilisvinnuna þína með því að stilla vinnutímann þinn , sem eru dagar vikunnar sem þú vinnur og tímar á þeim dögum sem þú hefur tekið til hliðar til vinnu. Sérhver gangur án persónulegs lífs sem reynir að bjóða þér á fund á einhverjum vitlausum tíma að morgni eða kvöldi fær tilkynningu um að atburðurinn eigi sér stað utan vinnutíma þíns, eins og sýnt er.
Dagatal lætur fólk vita þegar það er að reyna að bjóða þér á viðburð sem á sér stað utan vinnutíma þíns.
Þú stillir vinnutímann þinn með Calendar appinu:
Farðu á calendar.google.com .
Veldu Stillingarvalmynd→ Stillingar á valmyndastikunni.
Á nýju síðunni sem birtist skaltu velja Vinnustundir í yfirlitsvalmyndinni til vinstri.
Veljið gátreitinn Virkja vinnutíma.
Afveljið táknið fyrir hvern dag vikunnar sem þú vinnur ekki.
Notaðu stjórntækin fyrir fyrsta dag vinnuvikunnar til að stilla upphafs- og lokatíma vinnudags þíns.
Veldu Afrita tíma til allra til að nota sama tíma á hverjum öðrum vinnudögum þínum. Ef þú vinnur mismunandi tíma á hverjum degi skaltu sleppa skrefi 7 og stilla upphafs- og lokatíma fyrir hvern vinnudag.
Skilgreindu vinnudaginn þinn með því að tilgreina vinnutímann þinn.
Til að meðlimir teymisins þíns fái tilkynningu þegar þeir reyna að tæla þig inn í viðburð sem er utan vinnutíma þíns, verður þú að deila dagatalinu þínu með teyminu.
Að stilla hefðbundinn vinnutíma, eins og ég lýsi í fyrri hlutanum, er frábær byrjun til að setja mörk milli vinnulífs og heimilislífs. Hins vegar þarftu stundum að fara út af heimaskrifstofunni í nokkrar klukkustundir eða jafnvel nokkra daga. Í slíkum tilfellum þarftu að láta fólk vita að þú sért ekki tiltækur. G Suite býður upp á tvær aðferðir sem þú getur notað:
Hið síðarnefnda er sérstök tegund atburðar sem útilokar ákveðinn tíma á einum eða fleiri dögum. Þegar einhver reynir að bjóða þér á fund eða annan viðburð á þessum tíma afþakkar Dagatal boðið sjálfkrafa.
Til að skipuleggja viðburð utan skrifstofu býður Calendar upp á nokkrar leiðir til að byrja:
Dagatal býr til nýjan viðburð og þú fylgir þessum skrefum til að klára viðburðinn utan skrifstofu:
Veldu flipann Óviðkomandi. Dagatal skiptir yfir í viðmótið sem sýnt er.
Notaðu flipann Ekki á skrifstofunni til að setja upp viðburð utan skrifstofu í dagatalinu.
Ef upphafs- og/eða lokatími utan skrifstofu er rangur, smelltu í hvert skipti og breyttu því síðan á réttan tíma eða veldu þann tíma sem þú vilt af listanum.
Ef þú vilt ekki að Dagatal afþakka boð fyrir þig skaltu afvelja gátreitinn Sjálfkrafa hafna nýjum og núverandi fundum.
Ef þú hæðst að skrefi 3 (gott fyrir þig!), notaðu textareitinn Skilaboð til að tilgreina skilaboðin sem dagatalið sendir til mótshaldara.
Veldu Vista. Ef þú skildir gátreitinn Sjálfkrafa hafna nýjum og núverandi fundum eftir valinn, biður Dagatal þig um að staðfesta að þú viljir að appið hafni fundum fyrir þína hönd.
Veldu Vista og hafna. Dagatalið bætir viðburðinum utan skrifstofu við viðburðasvæðið.
Ein af einstökum áskorunum við að vinna að heiman er að oft þarf að sinna öðrum verkefnum í kringum húsið á vinnutíma: Tæma uppþvottavélina, fylla uppþvottavélina, setja í hleðslu af þvotti, vaxa hundinn og svo framvegis.
Ef vinnufélagar þínir eru spjallandi hópur, vilt þú líklega ekki að hnefann af spjalltilkynningum komi inn á meðan þú ert að sjá um bústaðinn. Til að þagga niður spjalltilkynningar um stund skaltu fylgja þessum skrefum:
Farðu á chat.google.com til að opna Chat.
Veldu tilkynningavalmyndina sem birtist hægra megin við spjallmerkið. Spjall sýnir listann yfir hljóðnema tilkynningar, eins og sýnt er.
Notaðu Þöggunartilkynningar listann til að tilgreina hversu lengi þú vilt kveikja á „Ónáðið ekki“.
Veldu þann tíma sem þú vilt hamingjusama þögn. Spjall virkjar „Ónáðið ekki“ þann tíma sem þú valdir og breytir stöðu þinni úr Virkt í „Ónáðið ekki“ (tunglmerkið), eins og sýnt er.
Eftir að þú hefur slökkt á tilkynningum breytir Chat stöðu þinni í Ekki trufla.
Þegar þú ert heima og allir sem þú umgengst á hverjum degi eru einhvers staðar „úti“, getur verið auðvelt að falla í þá gryfju að svara beiðnum, spurningum og umræðum með því að nota textasamskiptaleiðir eins og tölvupóst, skilaboð, og spjalla. Þessar aðferðir eru þægilegar og fljótlegar, en þeim fylgir verulegur galli: Þegar þú ert úr augsýn, þá ertu huglaus. Það er að segja að samskipti við vinnufélaga aðeins í gegnum ritað orð geta fljótt rýrt sambönd þín og getur gert öll samskipti þín sífellt ópersónulegri og formlegri.
Hvernig kemurðu í veg fyrir að vinnusambönd þín fari suður með þessum hætti? Auðvelt: Tengstu í gegnum myndband eins oft og þú getur (eða eins oft og þér hentar). Það er ekkert sem kemur í staðinn fyrir samtal augliti til auglitis sem leið til að halda áfram að fylgjast með, halda samböndum vingjarnlegum og hlýlegum og bregðast við af samúð (vegna þess að þú getur lesið svipbrigði og heyrt raddblær).
Sem betur fer gerir G Suite vídeósamkomu að engu máli, þökk sé auðveldu uppsetningu myndfunda í Google Meet.
G Suite gefur þér margar leiðir til að ná til vinnufélaga þinna, en ekki eru öll samskiptatæki rétt fyrir hvert verkefni. Enda myndirðu ekki nota hamar til að afhýða appelsínu. (Að minnsta kosti held ég að þú myndir ekki gera það.)
Hér eru helstu G Suite samskiptaforritin, ásamt nokkrum tillögum um hvenær það er viðeigandi að nota hvert og eitt:
Ef þú ert með samstarfsmenn, viðskiptavini eða birgja sem vinna á öðru tímabelti er oft mikilvægt að vita réttan tíma á því svæði. Til dæmis, þú munt líklega ekki hafa mikla heppni að hringja í einhvern í vinnunni klukkan 9 að morgni að þínum tíma ef viðkomandi býr á tímabelti sem er þremur tímum á eftir þér. Á sama hátt, ef þú veist að samstarfsmaður í viðskiptum fer úr vinnu klukkan 17:00 og viðkomandi vinnur á tímabelti sem er sjö tímum á undan þér, þá veistu að öll símtöl sem þú hringir í viðkomandi verða að eiga sér stað fyrir klukkan 10 að morgni á þínum tíma.
Ef þú þarft að vera viss um núverandi tíma á öðru tímabelti geturðu sérsniðið skjá dagatalsins til að sýna ekki aðeins núverandi tíma heldur einnig eina eða fleiri heimsklukkur , sem hver um sig sýnir núverandi tíma á öðru tímabelti. Fylgdu þessum skrefum til að bæta einni eða fleiri heimsklukkum við dagatalið:
Fáðu vafrann þinn til að birta calendar.google.com .
Veldu Stillingar valmynd→ Stillingar.
Í Heimsklukka hlutanum skaltu velja Sýna heimsklukku gátreitinn.
Smelltu á hnappinn Bæta við tímabelti. Dagatal bætir við tímabeltislista.
Notaðu tímabeltislistann til að velja tímabelti sem þú vilt birta á heimsklukkunni þinni.
Til að bæta við fleiri heimsklukkum skaltu endurtaka skref 4 og 5 eftir þörfum. Dagatal vistar stillingarnar þínar sjálfkrafa.
Eftirfarandi mynd sýnir dagatal með nokkrum heimsklukkum á ferðinni.
Dagatal, rokkar nokkrar heimsklukkur.
Að þekkja núverandi tíma annars staðar er frábært, en það er ekki mikil hjálp þegar kemur að því að setja upp viðburði og fundi. Sem betur fer getur Dagatal hjálpað með því að birta annað tímabelti í dagsskjá og vikuskjá. Svona á að setja þetta upp:
Biddu vafrann þinn um að fara með þig á calendar.google.com .
Veldu Stillingar valmynd→ Stillingar.
Í hlutanum Tímabelti skaltu velja Sýna aukatímabelti gátreitinn.
Notaðu Label textareitinn hægra megin við Aðaltímabeltislistann til að slá inn stutt nafn fyrir aðaltímabeltið þitt. Á meðan þú ert að því skaltu athuga hvort aðaltímabeltislistinn sé stilltur á þitt tímabelti.
Notaðu Secondary Time Zone listann til að velja hitt tímabeltið sem þú vilt sýna.
Notaðu Label textareitinn hægra megin við Secondary Time Zone listann til að slá inn stutt heiti fyrir annað tímabeltið.
Eftirfarandi mynd sýnir tímabeltishlutann með aukatímabelti sem er allt uppsett og tilbúið til notkunar.
Tímabeltisstillingar dagatalsins með öðru tímabelti bætt við.
Eftirfarandi mynd sýnir hvernig tímabeltin tvö birtast í dagatali (í vikuskjá, í þessu tilfelli). Dagatal vistar stillingarnar þínar sjálfkrafa.
Hvernig tímabeltin tvö birtast í vikuskjá.
Stærsta vandamálið við að vinna að heiman er ekki aðeins að þú hafir marga hatta til að vera með - fyrir utan vinnuhúfuna þína gætirðu líka átt makahúfu, foreldrahúfu, kokkahúfu, sorphúfu sem tekur út og margt fleira — en þú þarft líka oft að skipta úr einum hatti yfir í annan yfir daginn. Svona er lífið í stórborginni, en þú getur gefið þér aðeins meiri tíma til að skipta um hatt með því að stilla dagatalið til að skipuleggja aðeins styttri fundi sjálfgefið. Með því að nota Speedy Meetings stillingarnar skipuleggur Calendar fundi sjálfkrafa sem hér segir:
I ask you: Who doesn’t like shorter meetings? If you’re loving the sound of all this, follow these steps to configure Calendar to automatically schedule shorter meetings:
Make your web browser go to calendar.google.com.
Choose Settings Menu→Settings.
In the Event Settings section, select the Speedy Meetings check box. Calendar saves the new setting automatically.
When you’re working from home, you might have to monitor email messages from one or more accounts besides your Gmail account. Normally, monitoring another email account means configuring an email client or accessing a website where that account is configured. However, you can avoid all that hassle by configuring Gmail to check for messages from that account. If Gmail finds any messages on the other server, it helpfully imports them into your Gmail Inbox for leisurely reading.
To set up Gmail to check mail from another account, here’s a rundown of the information you should have at your fingertips:
A mail server is a computer that your ISP uses to store and send your email messages.
With all that info at your fingertips, follow these steps to add the other account to Gmail:
Head on over to mail.google.com.
Choose Settings→Settings. Gmail opens its settings.
Select the Accounts tab.
In the Check Email from Other Accounts section, select Add an Email Account. Gmail opens the Add an Email Account window.
Enter the account address in the Email Address text box and then click Next. Gmail asks you to enter the settings for the account. Note that Gmail makes a few guesses about the info, most of which should be accurate, or close to it.
In the Username text box, enter the account username (usually, the email address).
In the Password text box, enter the account password.
In the Pop Server text box, enter the address of the server that your provider uses for incoming mail.
In the Port list, select the port number your provider uses for incoming mail. Again, this is 110 if your provider doesn’t require SSL (see Step 11 in this list); if your provider does want you to use SSL, select 995 in the Port list.
If you want Gmail to leave a copy of any imported message on the original server, select the Leave a Copy of Retrieved Message on the Server check box. If you still want to access the account’s messages using another email client, selecting the Leave a Copy of Retrieved Message on the Server check box is a good idea. If you’ll access the messages only in Gmail, leave the check box deselected so that after Gmail retrieves your messages, it deletes the messages from the original server.
If your email provider requires that incoming mail connections be secure, select the Always Use a Secure Connection (SSL) When Retrieving Mail check box.
It’s a good idea to label the account’s messages in some way, so select the Label Incoming Messages check box. By default, Gmail labels the messages using the account’s email address. If you prefer to use a different label, use the drop-down list to select New Label, enter the label in the dialog box that appears, and then click OK.
If you want Gmail to bypass the Inbox and send the account’s incoming messages straight to the label you specified in Step 12 (or to the All Mail label, if you skipped Step 12), select the Archive Incoming Messages check box. The figure shows a filled-in version of the Add an Email Account window.
To import incoming messages from another account, fill in the settings in the Add an Email Account window.
Click the Add Account button. Gmail adds the account and then asks whether you also want to be able to send email from the account. Alas, this functionality isn’t available through G Suite work accounts.
Click the No radio button and then click Next. Gmail now regularly checks your account for messages.
Because you’re a full-fledged G Suite user, there’s a good chance your organization has decided to go all in with Docs, Sheets, and Slides for productivity apps. That makes exchanging files with your colleagues easier, but when you’re working from home, you might have to deal with people who haven’t gone all-Google and still use Microsoft’s Office productivity stalwarts: Word, Excel, and PowerPoint. Fortunately, G Suite understands this and is happy to work with Office documents. Here are the three main techniques you need to know:
From the preview of the Office document, select Open with Google App.
Whichever method you use, the Office document appears in the Google app. To remind you that this is an Office file and not a native Google file, you see the Office document’s file extension beside the document name. For example, this figure shows a Word document open in Docs, so you see the .DOCX file extension.
Google displays the Office file extension beside the document name to remind you that you’re working with an Office document.
Conducting video meetings at the office is easy enough because you almost always have the right equipment, the right space, and the right environment. Holding video meetings at home, on the other hand, is quite a bit trickier. I close this chapter with a few tips borne out of hard-won experience with home-based video meetings.
First, here are some things to consider, equipment-wise:
Now get a load of these tips for setting up your home environment:
Finally, here are some ideas for eking out the best video performance:
Klippimyndir eru fyrirfram teiknuð almenn listaverk og Microsoft útvegar margar klippimyndir ókeypis með Office vörum sínum. Þú getur sett klippimyndir inn í PowerPoint skyggnuuppsetninguna þína. Auðveldasta leiðin til að setja inn klippimynd er með því að nota einn af staðgengunum á skyggnuútliti: Birta skyggnu sem inniheldur klippimynd […]
Fyllingarlitur - einnig kallaður skygging - er liturinn eða mynsturið sem fyllir bakgrunn einnar eða fleiri Excel vinnublaðsfrumna. Notkun skyggingar getur hjálpað augum lesandans að fylgjast með upplýsingum yfir síðu og getur bætt lit og sjónrænum áhuga á vinnublað. Í sumum tegundum töflureikna, eins og tékkabókarskrá, […]
Á einfaldasta stigi, megintilgangur ACT! er að þjóna sem staður til að geyma alla tengiliði sem þú hefur samskipti við daglega. Þú getur bætt við og breytt öllum tengiliðum þínum úr Tengiliðaupplýsingaglugganum vegna þess að hann inniheldur allar upplýsingar sem eiga við eina tiltekna skrá og […]
Notaðu þetta svindlblað til að hoppa beint inn í að nota Discord. Uppgötvaðu gagnlegar Discord vélmenni, öpp sem þú getur samþætt og ráð til að taka viðtöl við gesti.
OpenOffice.org skrifstofusvítan hefur fullt af verkfærum til að auðvelda vinnu. Þegar þú ert að vinna í OpenOffice.org skaltu kynnast aðgerðastikunni (sem lítur nokkurn veginn eins út í öllum forritum) og helstu tækjastikuhnappa til að fá aðstoð við grunnskipanir fyrir flest verkefni.
Bombe vél Alan Turing var ekki hvers kyns gervigreind (AI). Reyndar er þetta ekki einu sinni alvöru tölva. Það braut Enigma dulmálsskilaboð, og það er það. Hins vegar vakti það umhugsunarefni fyrir Turing, sem að lokum leiddi til ritgerðar sem bar yfirskriftina „Computing Machinery and Intelligence“? sem hann gaf út á fimmta áratugnum sem lýsir […]
Getan til að búa til einingakerfi hefur verulegan ávinning, sérstaklega í viðskiptum. Hæfni til að fjarlægja og skipta út einstökum íhlutum heldur kostnaði lágum á sama tíma og það leyfir stigvaxandi endurbætur á bæði hraða og skilvirkni. Hins vegar, eins og með flest annað, er enginn ókeypis hádegisverður. Einingahlutfallið sem Von Neumann arkitektúrinn veitir kemur með nokkrum […]
Ef þú þyrftir að velja tíu hluti sem auðvelt er að gleyma en afar gagnlegt til að muna um QuarkXPress, þá væru þeir á eftirfarandi lista, kæri lesandi, þeir. Namaste. Talaðu við viðskiptaprentarann þinn. Öll prentverkefni byrja og enda á prentaranum. Það er vegna þess að aðeins prentarar þekkja takmarkanir sínar og þær þúsundir leiða sem verkefni geta verið […]
Mikilvægasti þátturinn í bitcoin gæti verið hugmyndin á bak við það. Bitcoin var búið til af verktaki Satoshi Nakamoto. Frekar en að reyna að hanna alveg nýjan greiðslumáta til að kollvarpa því hvernig við borgum öll fyrir hluti á netinu, sá Satoshi ákveðin vandamál með núverandi greiðslukerfi og vildi taka á þeim. Hugmyndin um […]
Ákveðið nafnleynd er bundið við notkun bitcoin og stafrænan gjaldmiðil almennt. Hvort þú getur merkt það sem „nógu nafnlaust“ er persónuleg skoðun. Það eru leiðir til að vernda friðhelgi þína þegar þú notar bitcoin til að flytja fjármuni, en þær krefjast nokkurrar fyrirhafnar og skipulagningar: Þú getur búið til nýtt heimilisfang fyrir […]
