Záró jelszó használata a QuickBooks 2016-ban

A QuickBooks nem követeli meg, sőt nem is engedi „bezárni” hónapokat és éveket, ahogy a régi kézi könyvelési rendszerek tették. (Amikor „lezárt” egy régi elszámolási időszakot, valójában nullázta a bevételi és kiadási számlákat, és a nettó összeget átutalta a tulajdonos tőkeszámláira.)

A QuickBooks azonban lehetővé teszi a záró dátum és jelszó használatát. A záró dátum fajta megakadályozza, hogy valaki a megadott dátumnál korábbi tranzakciókat vigyen be. Ha például beállít egy záró jelszót, valakinek meg kell adnia ezt a jelszót, mielőtt beír egy tranzakciót vagy módosít egy tranzakciót a záró dátum előtt.

Ha nem állít be záró jelszót, a záró dátum előtti tranzakciót bevinni vagy módosítani próbáló személy figyelmeztetést kap, de az illető továbbra is létrehozhatja vagy módosíthatja a bejegyzést.

A záró dátum beállításához válassza a Szerkesztés → Beállítások menüpontot, kattintson a Könyvelés ikonra, kattintson a Vállalati beállítások fülre, majd kattintson a Dátum/jelszó beállítása gombra, hogy a QuickBooks megjelenítse a Zárási dátum és jelszó beállítása párbeszédpanelt. A záró dátumot (valószínűleg a legutóbb lezárt év végét) a Zárás dátuma szövegmezőbe írja be, majd írja be a jelszót (kétszer), egyszer a Záró dátum jelszó és a Jelszó megerősítése szövegmezőkbe.

Jelölje be a Becslések, értékesítési rendelések és beszerzési rendelések kizárása a záródátum korlátozásai közül jelölőnégyzetet, hogy ne veszítse el a hozzáférést ezekhez a tranzakciókhoz a zárás részeként.

A Zárási dátum és jelszó beállítása párbeszédpanel.

Ne állítson be záró dátumot és jelszót a könyvelőjének elküldeni kívánt QuickBooks-fájlban, hogy ő elkészíthesse az adóbevallást. Adókönyvelőjének valószínűleg módosítania kell a QuickBooks-fájlon, hogy szinkronizálja a dolgokat a nyilvántartásai és az adóbevallása között. Ezért csak az adóbevallás kitöltése után szeretné „zárolni” az előző évet.