Ügyféllista létrehozása a QuickBooks 2014-ben

A QuickBooks ügyféllistája nyomon követi az összes ügyfelet és az ügyféladatokat. Az Ügyféllista például nyomon követi az ügyfelek számlázási és szállítási címeit.

Kövesse az alábbi lépéseket egy ügyfél hozzáadásához az Ügyféllistához:

1 Válassza az Ügyfelek→ Ügyfélközpont parancsot.

A QuickBooks megjeleníti az Ügyfélközpont ablakát.

2Új ügyfél hozzáadásához kattintson az Új ügyfél és munka gombra, majd válassza az Új ügyfél parancsot.

A QuickBooks megjeleníti az Új ügyfél ablakot.

3 Az Ügyfél neve mezőben adjon meg egy rövid nevet az ügyfélnek.

Nem kell megadnia az ügyfél teljes nevét az Ügyfél neve mezőben. Ez az információ a Címadatok lapon látható Cégnév mezőben található. Csak egy rövidített változatot szeretne az ügyfélnévből, amellyel hivatkozhat az ügyfélre a QuickBooks könyvelési rendszerben.

4 (Opcionális) Ha ügyfelének a szokásos hazai pénznemétől eltérő pénznemben számláz, válassza ki azt a pénznemet a Pénznem legördülő listából.

Ha azt mondta a QuickBooksnak, hogy több pénznemben dolgozik – ezt az EasyStep Interjú beállítási folyamata során tette volna meg –, a QuickBooks azt akarja, hogy azonosítsa, amikor számlát állít ki egy ügyfélnek, és az ügyféltől eltérő pénznemben szedi be a kifizetéseket.

(Megjegyzés: A Pénznem legördülő lista nem jelenik meg az ábrán, mert a több pénznem követési funkciója nincs bekapcsolva.)

5 (Általános szabály) Hagyja figyelmen kívül a Nyitóegyenleg és az Állapot mezőket.

Általában nem kívánja beállítani az ügyfél nyitó egyenlegét a Nyitó egyenleg és az Állapot mezők használatával. Ez nem a megfelelő módszer az új ügyfelek követeléseinek egyenlegének beállítására. Ha ezt teszi, akkor lényegében egy bejegyzés terhelési részét állítja be a megfelelő jóváírási rész nélkül.

Később be kell mennie és be kell írnia az őrült, szokatlan naplóbejegyzéseket, hogy kijavítsa a hiányos könyvelését. De van kivétel a szokásos szabály alól.

Bár a szokásos szabály az, hogy nem kíván nyitó egyenleget beállítani egy ügyfél számára, ez a szabály fontos kivételt tartalmaz. A konverziós napon rögzíti a kintlévőség egyenlegét úgy, hogy minden egyes ügyfél számára beállít egy nyitóegyenleget a konverziós napon. A QuickBooks ezen nyitóegyenlegek összegéből határozza meg a konverziós napon fennálló teljes követeléseit.

6 Az Address Info (Címinformáció) fül mezőiben adja meg a cég nevét és elérhetőségeit, beleértve a kapcsolattartó nevét, telefonszámát, faxszámát, e-mail címét, számlázási és szállítási címét stb.

Írja be valakinek a vezeték- és keresztnevét a Teljes név mezőkbe, és ügyfele telefonszáma a Fő telefonszám és Munkahelyi telefonszám mezőkbe kerül.

7Kattintson a Fizetési beállítások fülre a megjelenített mezők megjelenítéséhez.

Rögzítheti az ügyfél számlaszámát, hitelkeretét, fizetési feltételeit, preferált fizetési és szállítási módokat, de akár hitelkártya adatait is.

8 (Opcionális) Ha nyomon követi a forgalmi adókat, kattintson a forgalmi adó beállításai lapra, hogy megjelenítse azokat a mezőket, amelyek segítségével azonosítani fogja az ügyfél forgalmi adókulcsát.

A forgalmiadó-beállítások lap például tartalmaz egy Adókód legördülő listát, amellyel jelezheti, hogy melyik áfakód vonatkozik az adott vásárlóra. Meghatározhatja a tényleges forgalmiadó-tételt és adott esetben a viszonteladási számot is.

9 Adjon meg egy kis további információt az ügyfélről.

Ha a További információk fülre kattint, a QuickBooks számos más mezőt is megjelenít, amelyek segítségével gyűjtheti és tárolhatja az ügyfelek adatait. Használhatja például az Ügyféltípus legördülő listát, hogy besoroljon egy ügyfelet egy adott vevőtípushoz.

A képviselő legördülő listája segítségével azonosíthatja az ügyfél alapértelmezett értékesítési képviselőjét. A Mezők meghatározása gombra kattintva további mezőket is megadhat, amelyeket össze szeretne gyűjteni és jelenteni szeretne az ügyfél számára.

10 (Opcionális) Kattintson a Job Info fülre az ügyfél feladat leírásához.

A Job Info lapon egy adott megbízással kapcsolatos információkat írhat le, amelyeket egy ügyfél számára végeznek. A Munkainformáció lapot akkor használja, ha nem csak beállít egy ügyfelet, hanem egy munkát is beállít az ügyfél számára.

Ha befejezte az Ügyfél leírását, kattintson a Mentés és bezárás vagy a Mentés és új gombra a leírás mentéséhez.