További testreszabási lehetőségek a QuickBooks 2014 számlákhoz

A QuickBooks űrlap-testreszabási eszközei könnyen összezavarják az új QuickBooks-felhasználókat. De általában a testreszabás elindításának módja az, hogy a QuickBooks további testreszabási opcióival foglalkozik.

1 Kattintson a Számla létrehozása ablak Formázás lapjára, majd kattintson az Adatelrendezés testreszabása gombra.

A QuickBooks megjeleníti a További testreszabás párbeszédpanelt. Ez a párbeszédpanel lehetővé teszi a számlákon megjelenő információk és a számlák nyomtatásának módját egyaránt. Nem használhatja a További testreszabás párbeszédpanelt, ha valamelyik alapértelmezett számlasablonnal dolgozik – csak akkor, ha másolattal dolgozik.

Ennek megfelelően a QuickBooks felkérheti, hogy készítsen másolatot egy számlasablonról, amikor a További testreszabás gombra kattint.

2 Adja meg a fejléc adatait.

A További testreszabás párbeszédpanel Fejléc lapján megadhatja, hogy milyen információk jelenjenek meg a Számlák létrehozása ablak felső részén és a tényleges nyomtatott számlaűrlap felső részén. Ez a fejlécnek nevezett információ tartalmazza a számla számát, a számla dátumát, valamint a számlázási és szállítási információkat.

A szövegmezők tartalmának kitöltésével vagy szerkesztésével is kiválaszthatja az információk címkézésének módját. Az Alapértelmezett cím jelölőnégyzetekkel például megadhatja, hogy az űrlap címe megjelenjen-e a számla képernyő-verziójában (ez a Számlák létrehozása ablakban lesz) és a számla nyomtatott változatában.

Az Alapértelmezett cím szövegmezőben megadhatja, hogy mi legyen az űrlap címe. Hasonló módon a Dátum jelölőnégyzetekkel megadhatja, hogy a dátum megjelenjen-e a számla képernyőjén és nyomtatott változatán is, és milyen címkével írja le a számla dátumát. Az ábra a számlanyomtatvány címeként a Számla okos leíró szöveget használja.

A testreszabások végrehajtásakor a QuickBooks frissíti az Előnézet mezőt, amely a További testreszabás párbeszédpanel jobb felében látható, így láthatja, hogyan néznek ki a módosítások.

3 Adja meg az oszlopok adatait.

A számla oszlopai részletesen leírják azokat a tételeket, amelyekre a számla kiszámláz. Például a termékszámla oszlopai leírják az adott termékeket, beleértve az árat és a mennyiséget; leírják a számlázott tételeket is. A szolgáltatási számla oszlopai a konkrét számlázandó szolgáltatásokat írják le.

Ahogy az ábra alapos vizsgálatából sejthető, a További testreszabás párbeszédpanel Oszlopok lapja úgy néz ki, mint a Fejléc lap. A Képernyő és a Nyomtatás jelölőnégyzetekkel jelezheti, hogy egy adott oszlopszintű információ oszlopként jelenjen meg a Számlák létrehozása ablakban vagy a ténylegesen létrehozott számlán.

Hasonlóképpen a Cím szövegmezőket is használhatja a QuickBooks által a Számlák létrehozása ablakban és a nyomtatott számlaűrlapon használt leíró címkék megadására.

Az egyetlen szokatlan lehetőség az Oszlopok lapon a Rendelés szövegmezők. A Rendelés mezőkben megadhatja azt a sorrendet (balról jobbra), amelyben az oszlopoknak meg kell jelenniük. Ha például a cikkszámnak vagy kódnak a bal oldali első oszlopban kell megjelennie, akkor a Cikk sor Megrendelés mezőjében adja meg az 1 értéket.

4 Adja meg a prog oszlopok információit.

A számla „prog. oszlopai” része azokra a helyzetekre vonatkozó információkat nyújt, amelyekben folyamatban lévő számlákat használ. A További testreszabás párbeszédpanel Prog Cols fülére kattintva hozzáadhat és eltávolíthat olyan információkat, mint a megrendelt összeg, a korábban számlázott összeg és az esetleges utólagos rendelési összegek.

A Fejléc, az Oszlopok és a Prog. oszlopok lapon módosíthatja a számlaűrlapokat, de nem kell túl idegesnek lennie az első alkalommal történő tökéletes változtatások miatt. Könnyen megtekintheti, hogy pontosan hogyan néznek ki a módosítások az Előnézet mező használatával (ha az Ön látása jobb, mint az enyém), vagy kattintson az OK gombra, majd gondosan tekintse át a Számlák létrehozása ablak új verzióját.

Ha észreveszi, hogy hibát követett el – esetleg rosszul használta a leíró szöveget, vagy helytelenül rendezte az oszlopokat –, újra testreszabhatja számláját, és ezzel kijavíthatja korábbi hibáit.

5 Adja meg a lábléc adatait.

A További testreszabás párbeszédpanel Lábléc lapján megadhatja, hogy milyen információk jelenjenek meg a Számlák létrehozása ablakban az oszlopok területe alatt és a tényleges nyomtatott számlán az oszlopok területe alatt.

A lábléc információi tartalmazzák az ügyfél üzenetét, a számla végösszegét, a fizetési és hitelinformációkat, az esedékesség mezőt és (opcionálisan) egy hosszabb szövegmezőt. A Lábléc lappal ugyanúgy dolgozhat, mint a többi lappal.

Ha azt szeretné, hogy néhány információ megjelenjen, jelölje be a Képernyő és a Nyomtatás jelölőnégyzetet. A QuickBooks által használt szövegrész módosításához szerkessze a Cím szövegmező tartalmát.

6 Adja meg a nyomtatási információkat.

A Kiegészítő testreszabás párbeszédpanel Nyomtatás lapja lehetővé teszi, hogy egy kicsit szabályozza, hogy a QuickBooks hogyan nyomtatja ki az Ön által testreszabott sablont használó számlákat.

Például a lap tetején található választógombok segítségével megadhatja, hogy az adott számlasablon nyomtatásakor a QuickBooks a szokásos régi számlanyomtató-beállításokat vagy más speciális nyomtatási beállításokat használja. A Nyomtatási beállítások azt is lehetővé teszik, hogy megmondja a QuickBooksnak, hogyan kell számoznia a többoldalas számla oldalait.

Az Alapértelmezett gombra kattintva az összes személyre szabott számlabeállítást visszaállíthatja az alapértelmezett állapotra. Amikor azonban ezt teszi, eltávolítja az összes változtatást vagy testreszabást.