További QuickBooks-felhasználók beállítása

Ha egynél több személy fogja használni a QuickBooks szolgáltatást, további felhasználókat szeretne beállítani. Nem korlátozódik egyetlen jelszó használatára a QuickBooks adatfájljához való hozzáférés szabályozására. Több jelszót is beállíthat a QuickBooks adatfájlhoz. Ami igazán jó ebben a gyakorlatban, az az, hogy megmondhatja a QuickBooksnak , hogy bizonyos felhasználóknak és jelszavaknak csak bizonyos tevékenységeket engedélyezzenek.

Ez bonyolultan hangzik, de valójában nem az. A vállalkozás tulajdonosának például lehet olyan jelszava, amellyel bármit megtehet. De például egy új könyvelőnek lehet olyan jelszava, amivel csak a számlákat rögzítheti a rendszerben.

Felhasználók hozzáadása a QuickBooks Enterprise Solutions szolgáltatáshoz

Ha felhasználókat szeretne hozzáadni a QuickBooks Enterprise Solutions szolgáltatáshoz, kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza a Vállalat→Felhasználók→Felhasználók és szerepkörök beállítása menüpontot.

A QuickBooks megjeleníti a Felhasználó és szerepkörök párbeszédpanelt (nem látható). Ez a párbeszédpanel azonosítja azokat a felhasználókat, akik számára a QuickBooks-hozzáférés be van állítva, és azokat a szerepköröket, amelyeket a QuickBooks betölthet a QuickBooks használata során. A párbeszédpanel Felhasználólista lapján megjelenő Users lista azt is azonosítja, hogy ki van jelenleg bejelentkezve a rendszerbe.

2. Mondja el a QuickBooksnak, hogy felhasználót szeretne hozzáadni az Új gombra kattintva.

Amikor erre a gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti az Új felhasználó párbeszédpanelt.

3. Azonosítsa a felhasználót, és adjon meg egy jelszót.

Minden felhasználónak meg kell adnia egy felhasználónevet, akinek beállítja. Ezt úgy teheti meg, hogy beír egy rövid nevet – esetleg a felhasználó keresztnevét – a Felhasználónév mezőbe. Miután azonosította a felhasználót, be kell írnia a jelszót a Jelszó és a Jelszó megerősítése szövegmezőbe.

4. Határozza meg a felhasználó szerepkörét.

Az Elérhető szerepkörök listában válassza ki a felhasználó által betöltött szerepköröket (vagy feladatokat). Ezután a Hozzáadás gombra kattintva adja hozzá a kiválasztott szerepet a felhasználó által hozzárendelt szerepkörök listájához. Szerepkör eltávolításához egy felhasználótól válassza ki a szerepet a Hozzárendelt szerepkörök listában, majd kattintson az Eltávolítás gombra.

Az Új felhasználó párbeszédpanel alján található Leírás mező lehetővé teszi a szerepkör részletesebb leírását. Megadhatja például a QuickBooks-felhasználó típusát, akihez általában hozzárendelhető a kiválasztott szerepkör.

5. (Opcionális) Szükség szerint módosítsa a szerepköröket.

Finomhangolhatja a hozzárendelt szerepeket (a QuickBooks segítségével). Ehhez lépjen vissza a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanelre, válassza ki a Szerepkörök listája lapot, kattintson a módosítani kívánt szerepkörre, majd kattintson a Szerkesztés gombra. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Szerepkör szerkesztése párbeszédpanelt (nem látható), válasszon ki egy könyvelési tevékenységet vagy területet a Terület és tevékenységek listában, majd a Terület hozzáférési szintje választógombokkal adja meg, hogy a kiválasztott szerepkörrel rendelkező felhasználó mit tehet. A Nincs választógomb kiválasztásával jelezheti, hogy a felhasználónak ne legyen hozzáférése. A Teljes választógomb kiválasztásával jelezheti, hogy a felhasználónak teljes hozzáféréssel kell rendelkeznie. Ha a felhasználónak részleges hozzáféréssel kell rendelkeznie, válassza ki a Részleges gombot, majd jelölje be vagy törölje (amennyire szükséges) a Nézet, Létrehozás, Módosítás, Törlés, Nyomtatás és Egyenleg megtekintése jelölőnégyzeteket.

Megtekintheti, hogy kezdetben milyen hozzáféréssel rendelkezik bármely szerepkör, ha kiválasztja a Terület és a tevékenységek listában található bejegyzések egyikét. A QuickBooks a Terület hozzáférési szint gombjait és dobozait használja a szerep jelenlegi beállításainak megjelenítéséhez.

Általános szabály, hogy amikor a számviteli vezérlőkről van szó, minimális hozzáférést kell biztosítani. Ha valakinek nincs szüksége a QuickBooks adatfájlhoz a napi feladatokhoz, válassza a Nincs gombot. Ha valakinek szüksége van egy kis hozzáférésre – például munkabecslések vagy számlák elkészítéséhez –, akkor csak ezt a hozzáférést adja meg, semmi mást. A fejezet végén, a „Jó számviteli ellenőrzések fenntartása” részben arról beszélek, hogy miért olyan fontos a felhasználói jogok és hozzáférések minimalizálása. A lényeg azonban a következő: Minél több lehetőséget biztosít az alkalmazottaknak, alvállalkozóknak vagy könyvelőknek a kisvállalkozások számviteli rendszerében való bóklászásra, annál nagyobb a kockázata annak, hogy valaki véletlenül vagy szándékosan hibákat visz be a rendszerbe. Ezenkívül minél nagyobb jogokat és hozzáférést biztosít,

6. (Opcionális) Tekintse át felhasználói engedélyeit.

Miután beállította a felhasználót, (hogy legyen óvatos) ellenőrizze a felhasználónak adott engedélyeket. Ehhez kattintson a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanel Felhasználólista lapjára, válassza ki a felhasználót, majd kattintson az Engedélyek megtekintése gombra. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Nézet Engedélyek párbeszédpanelt (nincs látható), válassza ki a felhasználót, majd kattintson a Megjelenítés gombra a Megtekintési engedélyek ablak megjelenítéséhez (nincs látható), amely egy nagyon részletes listát jelenít meg arról, hogy a felhasználó mit tehet és mit nem.

7. (Opcionális) Tekintse át a szerepkör módosításait.

Ha módosítja egy szerepkör engedélyeit, valószínűleg át kell tekintenie ezeket a módosításokat is. Ehhez kattintson a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanel Szerepkörök listája lapjára, válassza ki a szerepet, majd kattintson az Engedélyek megtekintése gombra. A QuickBooks megjeleníti a Megtekintési engedélyek ablak egy másik verzióját, amely felsorolja az Ön és a QuickBooks által beállított szerepköröket. Válassza ki az ellenőrizni kívánt szerepet, majd kattintson az Engedélyek megtekintése gombra. A QuickBooks megjeleníti a Megtekintési engedélyek ablak egy másik verzióját, részletes listával arról, hogy a szerepkörrel rendelkező személy mit tehet és mit nem.

8. Miután befejezte a felhasználói és szerepköri engedélyek áttekintését, kattintson a Bezárás gombra a nyitott ablakok bezárásához, majd kattintson a Mégse vagy a Bezárás gombra a megnyitott párbeszédpanelek bezárásához.

Ettől kezdve az új felhasználó használhatja a QuickBooks szolgáltatást; jogai az Ön által megadottakra korlátozódnak.

Fontos lehet, hogy ezt a részt néhány havonta vagy évente ellenőrizzék, az Ön foglalkoztatási forgalmától és könyvelési gyakorlatától függően. Nyilvánvaló, hogy a korábbi alkalmazottak vagy könyvelők többé nem rendelkezhetnek olyan szerepekkel, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy módosítsák a fájlt. A fenébe, valószínűleg egyáltalán nem kellene szerepük! A QuickBooks View Permissions ablaka egy sima módja az adatok online megtekintésének, és ha ki szeretné nyomtatni a jogosultsági információk másolatát, mindössze annyit kell tennie, hogy kattintson az ablak Nyomtatás gombjára.

Felhasználók hozzáadása a QuickBooks Pro és a Premier programokhoz

Ha további felhasználókat szeretne beállítani a QuickBooks Pro és a QuickBooks Premier programban, kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza a Cég → Felhasználók és jelszavak beállítása → Felhasználók beállítása menüpontot.

A QuickBooks megjeleníti a Felhasználólista párbeszédpanelt, amely azonosítja azokat a felhasználókat, akik számára be van állítva a QuickBooks hozzáférés, és akik jelenleg bejelentkeztek a rendszerbe.

A Felhasználók párbeszédpanel

2. Mondja el a QuickBooksnak, hogy felhasználót szeretne hozzáadni a Felhasználó hozzáadása gombra kattintva.

A QuickBooks megjeleníti az első Set Up User Password and Access párbeszédpanelt, az ábrán látható módon.

A Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanel

3. Azonosítsa a felhasználót, és adjon meg egy jelszót.

Adjon felhasználónevet minden felhasználónak, akinek jelszavát állít be. Ehhez írjon be egy rövid nevet – esetleg a felhasználó keresztnevét – a Felhasználónév mezőbe. Miután azonosította a felhasználót, be kell írnia a jelszót a Jelszó és a Jelszó megerősítése szövegmezőbe.

4. Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz, majd jelezze, hogy korlátozni kívánja-e az új felhasználó hozzáférését.

Amikor a QuickBooks megjeleníti a második Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelt, jelezze, hogy korlátozni kívánja-e a felhasználó hozzáférését és jogait, az ábra szerint. Ha korlátozni szeretné a hozzáférést és a jogokat (a jogok egyszerűen azok a dolgok, amelyeket a felhasználó megtehet), jelölje be a QuickBooks kiválasztott területei választógombot. Ha azt szeretné, hogy a felhasználó bármit megtehessen, válassza a QuickBooks összes területe választógombot. Ha azt jelzi, hogy az új felhasználónak hozzá kell férnie a QuickBooks minden területéhez, akkor elkészült a felhasználói jelszó beállításával, és kihagyhatja a többi lépést.

A felhasználó hozzáférésének beállítása

5. Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz, majd írja le az értékesítési és kintlévőségi információkhoz és feladatokhoz való hozzáférést.

Amikor befejezi a 4. lépést, a QuickBooks megjeleníti a harmadik Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelt – a párbeszédpanelek sorozatának első részét, amely végigvezeti az interjún, és részletes kérdéseket tesz fel arról, hogy az egyes felhasználóknak milyen hozzáféréssel kell rendelkezniük egy adott területhez. . Az értékesítési tevékenységgel kapcsolatban például a QuickBooks rákérdez a tranzakciókhoz (például számlákhoz, jóváírásokhoz és kintlévőségekre vonatkozó információk) való hozzáférésről. A No Access választógomb kiválasztásával jelezheti, hogy a felhasználónak ne legyen hozzáférése (lásd a következő ábrát). A Teljes hozzáférés választógomb kiválasztásával jelezheti, hogy a felhasználónak teljes hozzáféréssel kell rendelkeznie. Ha a felhasználónak részleges hozzáféréssel kell rendelkeznie, jelölje be a Szelektív hozzáférés választógombot, majd válassza ki az egyik kiegészítő gombot: Csak tranzakciók létrehozása, Tranzakciók létrehozása és nyomtatása,

A Felhasználói jelszó és hozzáférés módosítása párbeszédpanel

6. Kattintson a Tovább gombra, majd írja le a vásárlásokra és a tartozásra vonatkozó jogokat.

Amikor befejezi az 5. lépést a Tovább gombra kattintva, a QuickBooks megjeleníti a negyedik Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelt (nincs látható), amely lehetővé teszi, hogy meghatározza, milyen hozzáféréssel rendelkezik az új felhasználó a vásárlások és a fizetendő számlák területén. Kiválaszthatja a No Access választógombot. Kiválaszthatja a Teljes hozzáférés választógombot. Vagy választhat egy középutat a Szelektív hozzáférés választógomb és az egyik kiegészítő gomb kiválasztásával. Az értékesítési és kintlévőségi területre ugyanazok a jogosultságok és hozzáférési szabályok vonatkoznak, mint a beszerzések és szállítói kötelezettségek területre.

7. Kattintson a Tovább gombra, majd írja le a fennmaradó felhasználói jogokat és hozzáférést.

Ha rákattint a Tovább gombra a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanel egyes verzióinak alján, a QuickBooks megjeleníti a párbeszédpanel több más verzióját is, amelyek segítségével lekérdezi Önt a felhasználói jogokról és hozzáférésekről. Miután leírta, hogy például a vásárlások és a fizetendő számlák területén milyen jogok illetik meg a felhasználót, a QuickBooks rákérdez a csekk- és hitelkártya-területre. Aztán rákérdez a leltári területre. Ezután a bérszámfejtésre kérdez rá, majd az általános, érzékeny számviteli tevékenységekre vonatkozó kérdéseket. Végül a QuickBooks rákérdez a pénzügyi jelentési képességekhez való hozzáférésre.

Ezen egyéb területek mindegyikén ugyanúgy korlátozza a jogokat, mint az értékesítési és kintlévőségi, valamint a beszerzési és szállítói területeken. Ezért nem fogom leírni, hogyan válassza ki újra és újra a No Access opciógombot, a Teljes hozzáférés opciógombot vagy a Szelektív hozzáférés gombot. Csak legyen megfontolt, miközben átmegy a képernyőkön, korlátozva a felhasználói jogokat. Azt szeretné, ha a felhasználók rendelkeznének a munkájuk elvégzéséhez szükséges jogokkal, de nem kíván több jogot adni nekik, mint amennyire szükségük van.

8. Adja meg, hogy a felhasználó módosíthatja vagy törölheti a tranzakciókat.

Miután végighaladt a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelek nagyjából fél tucat változatán, amelyek a kisvállalkozások számvitelének bizonyos területeire kérdeznek rá, a QuickBooks megjeleníti a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanel Tranzakciók módosítása vagy törlése oldalát. (nem látható). A Tranzakciók módosítása vagy törlése oldalon megadhatja, hogy a felhasználó módosíthatja-e a záró dátum előtt rögzített tranzakciókat. Általában korlátozni kívánja a felhasználó azon képességét, hogy módosítsa vagy törölje a tranzakciókat.

9. Kattintson a Tovább gombra, majd tekintse át a jogokkal kapcsolatos döntéseit.

Ha a Tovább gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanel végleges verzióját (nem látható), amely azonosítja a hozzárendelt vagy engedélyezett felhasználói jogokat. Ezen a párbeszédpanelen áttekintheti valakinek a jogait. Ha észreveszi, hogy helytelenül osztotta ki a jogokat, kattintson a Vissza gombra, hogy visszalépjen a párbeszédpaneleken arra a helyre, ahol hibázott. Módosítsa a jogok hozzárendelését, és kattintson a Tovább gombra, hogy visszatérjen a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanel utolsó ablakához.

10. Ha végzett a felhasználói jogok és hozzáférések áttekintésével, kattintson a Befejezés gombra.

Ettől a ponttól kezdve az új felhasználó használhatja a QuickBooks szolgáltatást; jogai az Ön által megadottakra korlátozódnak.

A felhasználói jogok megváltoztatása az Enterprise Solutions szolgáltatásban

Módosíthatja a felhasználóhoz rendelt jogokat. A QuickBooks Enterprise Solutions alkalmazásban ehhez válassza a Vállalat→Felhasználók→Felhasználók és szerepkörök beállítása menüpontot a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanel megjelenítéséhez (nem látható).

A felhasználói jogok áttekintése utáni módosításához válassza ki a felhasználót, és kattintson a Szerkesztés gombra. A QuickBooks megjeleníti a Felhasználó szerkesztése párbeszédpanelt (nincs látható), amely nagyon hasonlít az Új felhasználó párbeszédpanelre, amelyet a felhasználó beállításához és jogainak leírásához használ. A felhasználói adatok módosításához használja a Felhasználónév, Jelszó és Jelszó megerősítése szövegmezőket. Az Elérhető szerepkörök listája, a Kiosztott szerepkörök listája, valamint a Hozzáadás és Eltávolítás gombok segítségével módosíthatja, hogy a felhasználó mit tehet a QuickBooks-on belül; majd kattintson a Bezárás gombra, ha végzett.

Egy felhasználó másolásához (előfordulhat, hogy hozzáadhat egy másik felhasználót, akinek olyan engedélyei vannak, amelyek tükrözik más felhasználók engedélyeit), a Felhasználók és szerepkör párbeszédpanelen válassza ki a klónozni kívánt felhasználót, majd kattintson a Másolás gombra. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Duplicate User (nem látható) párbeszédpanelt, fejezze be az új felhasználó leírását, majd kattintson az OK gombra.

Egy felhasználó eltávolításához használja a Felhasználó és szerepkörök párbeszédpanelt is. Egyszerűen válassza ki a felhasználót, majd kattintson a Törlés gombra. A QuickBooks a törlés megerősítését kéri. Amikor az Igen gombra kattint a megerősítéshez, a QuickBooks eltávolítja a felhasználót.

A felhasználói jogok megváltoztatása a QuickBooks Pro és a Premier programban

A QuickBooks Pro vagy a Premier alkalmazásban módosíthatja a felhasználóhoz rendelt jogokat. Ehhez válassza a Cég → Felhasználók és jelszavak beállítása → Felhasználók beállítása menüpontot a Felhasználólista párbeszédpanel megjelenítéséhez (lásd az ábrát).

A Felhasználólista párbeszédpanel

Egy adott felhasználó jogainak megtekintéséhez válassza ki a felhasználót a listából, majd kattintson a Felhasználó megtekintése gombra. Amikor ezt teszi, a QuickBooks megjeleníti a Felhasználói hozzáférés megtekintése párbeszédpanelt (lásd a következő ábrát). Ez a párbeszédpanel ugyanazokat az információkat jeleníti meg, mint a Felhasználói hozzáférés és jelszó beállítása párbeszédpanel végső verziója, amely az a párbeszédpanel, amelyet kezdetben a felhasználó jogosultságainak meghatározására használ. Kattintson a Kilépés gombra a Felhasználói hozzáférés megtekintése párbeszédpanel bezárásához.

A Felhasználói hozzáférés megtekintése párbeszédpanel

A felhasználói jogok áttekintése utáni módosításához válassza ki a felhasználót, majd kattintson a Felhasználó szerkesztése gombra. A QuickBooks ugyanazon a párbeszédpanelen halad keresztül, amelyet a felhasználó beállításához és jogainak leírásához használ. A Következő és Vissza gombokkal olyan műveleteket hajthat végre, mint például a felhasználónév vagy a jelszó megváltoztatása, megadhatja, hogy korlátozni kell-e a felhasználó hozzáférését, és – ha szükséges – korlátozhatja a felhasználó hozzáférését egy adott tevékenységhez a QuickBooks-on belül.

Felhasználó eltávolításához használja a Felhasználólista párbeszédpanelt is. Egyszerűen válassza ki a felhasználót, majd kattintson a Felhasználó törlése gombra. A QuickBooks a törlés megerősítését kéri (lásd a következő ábrát). Amikor az Igen gombra kattint a megerősítéshez, a QuickBooks eltávolítja a felhasználót.

A Felhasználó törlése párbeszédpanel