További felhasználók beállítása a QuickBooks 2011-ben

A QuickBooks 2011 lehetővé teszi számos QuickBooks-felhasználó hozzáférését. Sőt, megmondhatja a QuickBooksnak, hogy bizonyos felhasználókat csak bizonyos tevékenységek elvégzésére korlátozzon. Ez bonyolultan hangzik, de valójában nem az. A vállalkozás tulajdonosának például lehet olyan jelszava, amellyel bármit megtehet. De egy új könyvelő csak akkor engedélyezheti a számlák rögzítését a rendszerben.

Ha egynél több személy fogja használni a QuickBooks szolgáltatást, további jelszavakat szeretne beállítani. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:

1 Válassza a Cég → Felhasználók és jelszavak beállítása → Felhasználók beállítása menüpontot.

A QuickBooks megjeleníti a Felhasználólista párbeszédpanelt, amely azonosítja azokat a felhasználókat, akik számára be van állítva a QuickBooks hozzáférés, és akik jelenleg bejelentkeztek a rendszerbe.

2 Kattintson a Felhasználó hozzáadása gombra.

A QuickBooks megjeleníti az első Set Up User Password and Access párbeszédpanelt.

3 Azonosítsa a felhasználót, és adjon meg egy jelszót.

Ügyeljen arra, hogy emlékezzen a jelszóra; annak a személynek, akinek a fiókját létrehozza, szüksége lesz rá, hogy bejusson a rendszerbe!

4 A folytatáshoz kattintson a Tovább gombra, majd jelezze, hogy korlátozni kívánja-e az új felhasználó hozzáférését.

Ha azt jelzi, hogy az új felhasználónak hozzá kell férnie a QuickBooks minden területéhez, akkor elkészült a felhasználói jelszó beállításával. A fennmaradó lépéseket kihagyhatja.

5 Kattintson a Tovább gombra, majd írja le az értékesítési és kintlévőségi információkhoz és feladatokhoz való hozzáférést.

Általános szabály, hogy a számviteli ellenőrzéseknél a minimális hozzáférést kell biztosítani. Ha valakinek nincs szüksége a QuickBooks értékesítési és kintlévőségi információihoz a napi feladatokhoz, válassza a No Access gombot.

6 Kattintson a Tovább gombra, majd írja le a vásárlásokra és a számlákra vonatkozó jogokat.

Ha ez a fiók olyan személyhez tartozik, aki csak terméket fog értékesíteni, akkor a fiókot kizárólag tranzakciók létrehozására vagy tranzakciók létrehozására és nyomtatására korlátozhatja.

7 Kattintson a Tovább gombra, majd írja le a fennmaradó felhasználói jogokat és hozzáférést.

Csak legyen megfontolt, és korlátozza a felhasználó képességeit. Azt szeretné, hogy a felhasználók rendelkezzenek a munka elvégzéséhez szükséges jogokkal, de nem szeretne több jogot adni nekik, mint amennyire szükségük van.

8 Adja meg, hogy a felhasználó módosíthatja vagy törölheti a tranzakciókat.

Ez az utolsó választási sorozata. A tranzakciók törlése veszélyes lehet, ezért alaposan gondolja át a felhasználók lehetőségeinek korlátozását.

9 Kattintson a Tovább gombra, majd tekintse át a jogokkal kapcsolatos döntéseit.

A QuickBooks megjeleníti a Felhasználói jelszó és hozzáférés varázsló utolsó párbeszédpanelét. Összefoglalja a felhasználónak adott engedélyeket. Ha bármilyen problémát lát, kattintson a Vissza gombra, hogy visszatérjen az előző képernyőkre.

10 Ha végzett, kattintson a Befejezés gombra.

Ettől a ponttól kezdve az új felhasználó használhatja a QuickBooks szolgáltatást. Győződjön meg arról, hogy az illető ismeri az új QuickBooks jelszavát.