Tisztítási és archiválási stratégiák a QuickBooks számára

Annak eldöntése, hogy mikor és hogyan szeretné megtisztítani vagy archiválni QuickBooks céges fájlját, többnyire józan ész kérdése. Az első megfontolás az kell legyen, hogy egyáltalán szükséges-e tömöríteni a céges aktát.

Ha a QuickBooks továbbra is ésszerű sebességgel fut, ha nem őrül meg a listákban található sok fel nem használt elem miatt, vagy ha az adatfájl nem nőtt iszonyatosan nagyra (100 MB-nál nagyobbra), akkor lehet, hogy nem kell sűríteni. Sok esetben nem ér el semmilyen hasznot a takarítással. És ha nem takarít, akkor is kéznél van a teljes, részletes pénzügyi nyilvántartás.

A tisztítási művelet futtatása nem feltétlenül csökkenti a QuickBooks adatfájl méretét. Ezért, ha valóban szüksége van egy kisebb adatfájlra, először futtasson egy tisztítási műveletet, majd mentsen el és állítson vissza egy hordozható QuickBooks adatfájlt.

Íme egy másik józan ésszel kapcsolatos elképzelés a QuickBooks vállalati fájlok tisztításáról és archiválásáról: Létre kell hoznia a QuickBooks adatfájl archív másolatát. Valójában az év végén hozzon létre egy archív másolatot a QuickBooks adatfájlról, miután Ön vagy CPA-ja elvégezte az év utolsó módosításait.

Nagyszerű ötlet létrehozni egy archív másolatot a QuickBooks adatfájlról, amelyet az adóbevallás és a pénzügyi kimutatások elkészítéséhez használnak, mert később bármikor megmagyarázhat néhány számot a bevalláson vagy a pénzügyi kimutatáson, ha megnézi az adatfájl archív másolatát. .

A QuickBooks használatának egyik problémája az, hogy az emberek szándékosan vagy véletlenül megváltoztathatják a régi tranzakciókat. Ez azt jelenti, hogy valaki sajnos módosíthatja a tranzakciókat egy QuickBooks adatfájlban az előző évben. Amikor ez a változás bekövetkezik, előfordulhat, hogy valaki, aki később megnézi a QuickBooks adatfájlt, nem tudja megmagyarázni az adóbevallásban vagy a pénzügyi kimutatásban szereplő számokat.

Például, ha valaki visszamegy és megváltoztat egy tranzakciót egy előző évben, és ezt a tranzakciót használják az év teljes bevételének kiszámításához, akkor többé nem használhatja a QuickBooks-adatokat az adóbevallásában és a teljes pénzügyi kimutatásban szereplő számok magyarázatára. bevételt.

Szerencsére, ha rendelkezik a QuickBooks adatfájl archív másolatával – az adóbevalláshoz és a pénzügyi kimutatásokhoz számokat adó QuickBooks adatfájllal – mindig láthatja, hogy mely QuickBooks-tranzakciók támogatnak egy adott adóbevallási számot vagy pénzügyi kimutatás számát.

Ha még mindig zavarban van ezzel a kérdéssel kapcsolatban – és ez egy kicsit trükkös –, kérdezze meg adótanácsadóját vagy a CPA-t a problémáról. El tudja magyarázni Önnek a bevallás vagy pénzügyi kimutatás elkészítéséhez használt QuickBooks-adatok változásának veszélyét a bevallás elkészítése vagy a pénzügyi kimutatások közzététele és terjesztése után.