Tisztítási és archiválási stratégia kiválasztása a QuickBooks 2011 segítségével

Annak eldöntése, hogy mikor és hogyan szeretné megtisztítani vagy archiválni QuickBooks 2011 vállalati fájlját, többnyire józan ész kérdése. Az első megfontolás az kell legyen, hogy egyáltalán szükséges-e tömöríteni a céges aktát. Ha a QuickBooks továbbra is ésszerű sebességgel fut, ha nem őrül meg a listákon található sok fel nem használt elem miatt, vagy ha az adatfájl nem nőtt iszonyatosan nagyra (nagyobb mint 100 MB), előfordulhat, hogy nem kell sűríteni. Sok esetben nem ér el semmilyen hasznot a takarítással. És ha nem takarít, akkor is kéznél van a teljes részletes pénzügyi nyilvántartás.

A tisztítási művelet futtatása nem feltétlenül csökkenti a QuickBooks adatfájl méretét. Ha valóban szüksége van egy kisebb adatfájlra, először futtasson egy tisztítási műveletet, majd mentse és állítsa vissza a hordozható QuickBooks adatfájlt.

A QuickBooks vállalati fájlok tisztításával és archiválásával kapcsolatos másik rész egy másik józan ész: Létre kell hoznia a QuickBooks adatfájl archív másolatát. Javasoljuk, hogy az év végén hozzon létre egy archív másolatot, miután Ön vagy a CPA végrehajtotta az év utolsó módosításait. Nagyszerű ötlet létrehozni egy archív másolatot a QuickBooks adatfájlról, amelyet az adóbevallás és a pénzügyi kimutatások elkészítéséhez használnak, mert később mindig megmagyarázhat néhány számot a bevalláson vagy a pénzügyi kimutatáson, ha megnézi az adatfájl archív másolatát.

Néha az emberek szándékosan vagy véletlenül megváltoztatják a régi tranzakciókat. Ez azt jelenti, hogy valaki sajnos módosíthatja a tranzakciókat egy QuickBooks adatfájlban az előző évben. Amikor ez a változás megtörténik, előfordulhat, hogy valaki később megnézi a QuickBooks adatfájlt, és nem tudja megmagyarázni az adóbevallásban vagy a pénzügyi kimutatásban szereplő számokat. Például, ha valaki később visszamegy és megváltoztat egy előző évi tranzakciót, és ezt a tranzakciót használják az év teljes bevételének kiszámításához, akkor többé nem használhatja a QuickBooks-adatokat adóbevallásában és pénzügyi kimutatásában szereplő számok magyarázatára. összes bevétel.

Szerencsére, ha rendelkezik a QuickBooks adatfájl archív másolatával – az adóbevalláshoz és a pénzügyi kimutatásokhoz számokat adó QuickBooks adatfájllal – mindig láthatja, hogy mely QuickBooks-tranzakciók támogatnak egy adott adóbevallási számot vagy pénzügyi kimutatás számát.

Ha még mindig zavarban van ezzel a kérdéssel kapcsolatban – és ez egy kicsit trükkös –, kérdezze meg adótanácsadóját vagy a CPA-t a problémáról. El tudja magyarázni Önnek a bevallás vagy pénzügyi kimutatás elkészítéséhez használt QuickBooks-adatok változásának veszélyét a bevallás elkészítése vagy a pénzügyi kimutatások közzététele és terjesztése után.