Tippek a Quickbooks költségvetés-tervezéséhez

A Quickbooks segíthet a költségvetési folyamatban. A költségvetés tervezése nagyon hasznos eszköz lehet, de nem feltétlenül működik mindenkinél. Íme néhány megjegyzés az üggyel kapcsolatban:

• A költségvetés-tervezés egy példa a régi kifejezésre: „tervezze meg a munkáját, majd dolgozza ki a tervet”. A költségvetés nem bilincs. A költségvetés nem kényszerzubbony. A költségvetés egyszerűen olyan tervezési eszközök, amelyek segítségével átgondolt döntéseket hoz cége következő év pénzügyi ügyeivel kapcsolatban.
• Ha nem kap értéket a költségvetés-készítési folyamatból, akkor ne tegye meg. Vagy legalábbis változtatnod kell, ahogyan csinálod. Ne viccelj – ne számolj be költségvetéssel, ha nem kapsz értéket a folyamatból. A legtöbb vállalkozás azonban értéket kap. Ha költségvetés nélkül tudja irányítani vállalkozását – ne tervezzen költségvetést. Azokat az eszközöket használja, amelyek a legtöbb értéket adják Önnek cége irányítása során. Sok ember számára a költségvetés-tervezés éppen ezt teszi. Ha neked nem, hagyd ki a munkát. Az idő gyakran a legszűkösebb erőforrás a vállalkozások tulajdonosai és vezetői számára.
• A költségvetés alapvető eszköz lehet a pénzügyileg számszerűsíthető felelősséggel rendelkező emberek irányításához. A költségvetésnek rossz a hangja, és nem tökéletes, de tudod mit? Ha olyan emberek dolgoznak Önnél, akiknek pénzügyileg számszerűsíthető felelősségeik vannak, használhatja a költségvetést ezeknek az embereknek a kezelésére.

Tegyük fel, hogy vannak értékesítői, akiknek egyénileg 25 000 dollár értékű cuccot kell eladniuk havonta. Ha értékesítők szerint tervezi a költségvetést (valószínűleg minden értékesítőnek be kell állítania egy osztályt, vagy minden egyes értékesítő számára bevételi számlát kell létrehoznia), akkor a költségvetés segítségével összehasonlíthatja az egyes személyek által generált tényleges eladásokat a számára várható költségvetési értékesítésekkel.

Ha minden hónapban megnézi Joe-t, és azt látja, hogy előre láthatóan 30 000 dolláros értékesítése van, akkor ezt az információt felhasználhatja Joe kezelésében. Valószínűleg Joe túltermelése azt jelenti, hogy jó munkát végez. Ha megnézi Joe bátyját, Bobot, és azt látja, hogy minden hónapban 20 000 dollárt értékesít, amikor azt várják tőle, hogy 25 000 dollárt értékesítsen, akkor valószínűleg problémát és fejlődési lehetőséget lát. Ennek az egésznek van értelme, nem?

• Azok az emberek, akik szeretik a költségvetést, általában a kedvezőtlen eltérésekre összpontosítanak. Bár a kedvezőtlen eltérések gyakran olyan problémákat azonosítanak, amelyek javításra szorulnak, a kedvező eltérések néha érdekesebbek és hasznosabbak boncolgatni.

Tegyük fel, hogy van egy vállalkozása, amelyben azt várja, hogy az értékesítők havi 25 000 USD árbevételt generáljanak. Ha Julia havi 75 000 dollárt termel, az baromi érdekes. Julia valószínűleg tud valamit, olyan képességekkel vagy hozzáállással rendelkezik, amivel a többi eladó nem rendelkezik. Talán egy kis szerencsével rájöhetsz, hogy Julia miért teljesít ilyen jól – majd ezt az új tudást felhasználhatod arra, hogy a többi eladót minden hónapban több cuccot adj el.

• A kulcsfontosságú költségvetési számok, amelyeket meg kell nézni, gyakran meglehetősen kis halmazok. Bár a QuickBooks szerint a költségvetés több száz számból állhat, előfordulhat, hogy jól kezelheti vállalkozását, ha csak néhány számot néz. Talán az Ön vállalkozásában minden az értékesítésen múlik. Ha az eladások valóban minden mást befolyásolnak – a kiadásait és természetesen az összes nyereségét –, akkor lehet, hogy nem sok oka van nyomon követni, mennyit költ havonta telefonszámlájára vagy postaköltségére.

Ha le tudja párolni a pénzügyi tervét néhány számra, amelyekre figyelnie kell, sokkal egyszerűbbé teheti költségvetését és pénzügyi elemzéseit. Mindössze annyit kell tennie, hogy azonosítja a legfontosabb pénzügyi statisztikákat, amelyeket meg kell nézni – majd rendszeresen nézze meg őket.

A pénzügyi mutatók gyakran nagyon hasznos eszközök a cég pénzügyi teljesítményének nyomon követésére. Sok cégtulajdonos sikeresen irányítja vállalkozását formális költségvetés nélkül, két vagy három tételt megvizsgálva, beleértve az eladott áruk költségét és a bruttó árrés százalékát. Az eladott áruk bekerülési értéke magában foglalja az értékesített termékek vagy cikkek költségét. A bruttó fedezeti százalék az eladott áruk költségének kifizetése után fennmaradó eladások százaléka.