Tippek a MYOB-szabályokkal és banki hírcsatornákkal való munkához

A MYOB AccountRight egyik nagyszerű tulajdonsága, hogy beállíthat banki szabályokat a tranzakciók automatikus hozzárendeléséhez. Íme néhány tipp, hogyan hozhat létre minden alkalommal megfelelően működő szabályokat.

• Legyen a szabály feltételei a lehető legegyszerűbbek. Például előfordulhat, hogy a szerelőjének nemrégiben történt fizetése „EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU” néven jelenik meg. Természetesen létrehozhat egy szabályt, amely megmondja a MYOB-nak, hogy minden tranzakciót pontosan ezekkel a szavakkal rendeljen hozzá a Gépjárműköltséghez, de ehelyett szánjon egy percet a szabályfeltételek egyszerűsítésére. Például hozzon létre egy szabályt, amely megmondja a MYOB-nak, hogy a „BAY AUTOMOTIVE” szavakkal rendelkező tranzakciókat a gépjárműköltségekhez rendelje hozzá. Így ha legközelebb EFTPOS helyett hitelkártyával fizet, vagy a szerelő megváltoztatja a kereskedői szolgáltatást, így a bankszámlakivonat szövege másképp jelenik meg, a szabály valószínűleg helyes marad.

• A szabályok nevei legyenek informatívak és könnyen azonosíthatók. A MYOB alapértelmezés szerint a teljes leírást a bankszámlakivonaton szereplő szövegből használja szabálynévként. A fenti példa alapján a szabály neve „EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU” lesz. Ne fogadja el ezt az alapértelmezést, hanem mindig szerkessze a szabályok nevét, hogy a szabályokat a jövőben könnyebben megtalálhassa. Például egy jó szabálynév ehhez a tranzakcióhoz valószínűleg a „Bay Automotive Vehicle Repairs”, mivel ez a név tartalmazza a vonatkozó bankszámlakivonat szövegét és a költség típusát is.

• Szabály létrehozásakor mindig lépjen a Speciális beállításokra, és adja meg a szállító vagy az ügyfél nevét a jobb alsó sarokban. Bár a kártya kiválasztása nem kötelező, ne feledje, hogy ha nem választ ki egy kártyát, a jövőben nem tudja megkeresni az adott ügyfél vagy szállító összes tranzakcióját. A részletes tranzakciós előzmények hiánya nagyon fájdalmas lehet, ezért szánjon egy kis időt arra, hogy hozzáadja ezeket az információkat minden új szabály létrehozásakor.

  Amikor internetes banki szolgáltatást használ a beszállítóknak történő elektronikus fizetéshez, alaposan gondolja át, hogyan fog megjelenni a leírás a bankszámlakivonaton. Kérdezd meg magadtól, képes leszel-e szabályt létrehozni e leírás alapján? A kérdésre adott válasz a banktól és attól is függ, hogy a Kedvezményezett neve mindig szerepel-e a kivonaton. Az egyik tipp, hogy a beszállítói adatokat és a fizetési leírásokat mentse el az internetbankjában, hogy minden alkalommal pontosan ugyanaz a szöveg jelenjen meg. Így az adott szöveg alapján szabályt hozhat létre.

• Ügyeljen az ismétlődő szabályokra. Időnként nézze át a szabályok listáját, és ellenőrizze még egyszer, hogyan állította be a feltételeket. Ha két olyan szabályt lát, amelyeknek azonos feltételei vannak, törölje az egyik szabályt, vagy módosítsa a szabályfeltételeket.

• Szerezd meg a MYOB-t a személyes százalékok automatikus felosztására. Azoknál a kiadásoknál, amelyeket rendszeresen megoszt üzleti és személyes költségek között (például előfordulhat, hogy a benzin 75 százalékát mindig üzleti, 25 százalékát pedig személyes költségekre fordítja), használja a speciális beállításokat egy olyan szabály létrehozásához, amely ezt automatikusan felosztja.

• A Banki hírfolyamok ablakban mindig tartsa az egeret az Alkalmazott szabály ikonon, mielőtt a Jóváhagyás gombra kattintana. Így a MYOB megjeleníti, hogy a tranzakció melyik számlához lesz hozzárendelve, és Ön ellenőrizheti, hogy a szabály megfelelően működik-e.

• Ne hozzon létre szabályt azzal a feltétellel, hogy a „BP” szót tartalmazó tranzakciókat benzinhez rendeli. Miért ne? Mert ha így tesz, minden BPAY-tranzakció, függetlenül attól, hogy elektromos áramról, telefonról vagy adóról van szó, benzinhez kerül, egyszerűen azért, mert a „BPAY” a „BP” betűket tartalmazza.

• Ha sok tranzakcióval rendelkezik, fontolja meg a szabály nevének megadását a Jegyzet mezőben a szabály létrehozásakor. Például, ha létrehoz egy szabályt azzal a feltétellel, hogy minden tranzakció, amely a „Katoomba Au” szavakat tartalmazza, a Gépjárműjavításhoz van hozzárendelve (mivel a Katoomba Au ebben az esetben a Katoomba Automotive rövidítése), az egyik trükk az, hogy lépjen a Speciális beállításokra, és A szabály feljegyzéseként írja be a „Tranzakció a Katoomba Automotive Rule használatával létrehozva” kifejezést. Így, ha a negyedév végén vagy az év végén áttekinti a tranzakciókat, és úgy találja, hogy a tranzakciók helytelenül lettek kiosztva, akkor tudni fogja, hogy melyik szabály okozta a dolgok elromlását.

Helyes használat mellett a banki szabályok akár 90 százalékát is megtakaríthatják az adatbeviteli időnek, és gyakorlatilag szükségtelenné válik az időigényes banki egyeztetések.