Tervezze meg új QuickBooks 2012 rendszerét

Ha már a kezdetektől megérti néhány nagy képletet – mit csinál a könyvelés és mit csinálnak a számviteli rendszerek –, akkor rá fog jönni, hogy a QuickBooks 2012 beállítási folyamata sokkal értelmesebb.

Mit csinál a könyvelés

Gondolja át, mit csinál a könyvelés. Az emberek vitatkozhatnak az apró részletekről, de a legtöbben egyetértenek abban, hogy a számvitel a következő négy fontos dolgot teljesíti:

• Méri a nyereséget és a veszteséget

• Jelentések egy cég pénzügyi helyzetéről (eszközeiről, kötelezettségeiről és nettó vagyonáról)

• Részletes nyilvántartást nyújt az eszközökről, a kötelezettségekről és a tulajdonosi tőkeszámlákról

• Pénzügyi információkat szolgáltat az érdekelt feleknek, különösen a menedzsmentnek

Mit csinálnak a számviteli rendszerek

Most pedig nézze meg röviden, hogy mit csinálnak jellemzően a számviteli rendszerek – vagy legalábbis mit csinálnak a kisvállalati számviteli rendszerek:

• Pénzügyi kimutatások készítése, beleértve az eredménykimutatásokat, mérlegeket és egyéb számviteli jelentéseket.

• Vállalkozási űrlapok létrehozása, beleértve a csekkeket, fizetési csekkeket, számlákat, ügyfélkivonatokat és így tovább.

• Vezessen részletes nyilvántartást a kulcsfontosságú számlákról, beleértve a készpénzt, a kintlévőségeket (azokat az összegeket, amelyekkel a vevők tartoznak egy cégnek), a tartozásokat (azokat az összegeket, amelyekkel a cég tartozik a szállítóinak), a készletelemekről, az állóeszközökről stb.

• Speciális információkezelési funkciókat lát el. Például a kiadói ágazatban a könyvkiadók gyakran fizetnek jogdíjat a szerzőknek. Tehát a jogdíj-elszámolás olyan feladat, amelyet a könyvkiadói könyvelési rendszereknek általában el kell végezniük.

Mit csinál a QuickBooks 2012

Rendben, miután megértette, mit csinál a számvitel, és mit csinálnak általában a számviteli rendszerek, bizonyos szemszögből láthatja, mit csinál a QuickBooks:

• Pénzügyi kimutatásokat készít

• Számos általános üzleti űrlapot generál, beleértve a csekkeket, fizetési csekkeket, vásárlói számlákat, ügyfélkivonatokat, jóváírási emlékeztetőket és beszerzési megrendeléseket

• Részletes nyilvántartást vezet néhány kulcsfontosságú számláról: készpénz, kintlévőségek, szállítók és készletek egyszerű beállításokkal

A QuickBooks a négy dolog közül hármat teljesít, amelyeket egy számviteli rendszertől elvárhat. A QuickBooks nem biztosít speciális könyvelési dolgokat. Például a QuickBooks nem végez jogdíj-elszámolást.

Amit a QuickBooks 2012 nem tesz meg

Tehát a QuickBooks a számviteli rendszerek által végzett négy dolog közül hármat megtesz, de nem tesz meg mindent. A QuickBooks gyakran hiányos számviteli megoldás. Ezért legyen óvatos az elvárások megfogalmazásával. Általában ki kell találnia néhány speciális számviteli követelmény megoldását is.

A QuickBooks nagy rugalmasságot biztosít a felhasználóknak és a vállalkozásoknak. Tehát, visszatérve az előző példához, egy könyvkiadó sok mindent megtehet, amit a QuickBooks jogdíj-elszámolása érdekében meg kell tennie. Ez a jogdíj-számviteli munka egyszerűen csak egy bizonyos hegedülést igényel, miközben az üzlet a QuickBooks létrehozásán dolgozik.

A QuickBooks (vagy legalábbis a QuickBooks legnépszerűbb verziói) azonban néhány jelentős gyengeségtől szenved:

• A QuickBooks Pro nem nyújt megfelelő módszert a készletek gyártásának kezelésére. A QuickBooks Premier és a QuickBooks Enterprise Solutions azonban támogatják az egyszerű gyártási elszámolást. (A QuickBooks ezen verziói segítenek a nyersanyagok késztermékké alakításának folyamatában.)

• Csak a QuickBooks Enterprise Solutions kezeli azt a helyzetet, amikor a készleteket több helyen tárolják. Más szavakkal, a QuickBooks Pro és a QuickBooks Premier egyszerűen megmutatja például, hogy 3000 kütyüje van. Nem engedi nyomon követni, hogy 1000 kütyü van a raktárban, 500 widget az A üzletben és 1500 widget a B üzletben.

Annak ellenére, hogy a QuickBooks hiányos megoldás lehet, és előfordulhat, hogy nem úgy kezeli a készletet, ahogyan szeretné vagy szüksége van, a QuickBooks továbbra is nagyon jó megoldás. Amit a QuickBooks csinál, azt nagyon jól csinálja. Vegye figyelembe azt a tényt, hogy a QuickBooks hosszú-hosszú ideig elérhető lesz.

Sokkal valószínűbb, hogy például egy 600 felhasználót számláló könyvelési szoftverterméket megszüntetnek, mint egy olyan terméket, mint a QuickBooks, amelynek 4 000 000 vásárlója van.