Termékek és szolgáltatások a QuickBooks Online-ban

A Termékek és szolgáltatások lista a QuickBooks Online (QBO) egyenértékű a QuickBooks Desktop termék elemlistájával. A Termékek és szolgáltatások listát a Gear→Termékek és szolgáltatások menüpont kiválasztásával jelenítheti meg. A következő ábrán a lista tömörített nézete látható, így több terméket láthat; a tömörített nézetet az oldal jobb oldalán található táblázat fogaskerekéből választja ki.

A termékek és szolgáltatások listája.

A Termékek és szolgáltatások listát nagyjából ugyanúgy használja, mint az Ügyfél és Szállító listát; például kereshet egy cikket a neve, cikkszáma vagy értékesítési leírása alapján. Ha az egeret az oszlop fejlécére csúsztatja, azonosíthatja azokat az oszlopokat, amelyek segítségével rendezheti a listát; ha az egérmutató kézre változik, akkor erre az oszlopra kattintva rendezheti a listát az abban az oszlopban található információk alapján.

Hogyan hozzunk létre kategóriákat a QBO-ban

A kategóriák felváltják az alelemeket, és elérhetők minden olyan előfizetés számára, amely alelemeket használ, kivéve azokat, akik a QuickBooks Desktopról költöznek át. Kategóriák segítségével rendszerezheti, amit elad, és a különféle termékekről és szolgáltatásokról szóló jelentések segítségével remélhetőleg segít jobban megérteni, hogy az emberek mit vásárolnak Öntől. A kategóriák nem befolyásolják a könyvelést vagy a pénzügyi jelentéseket, és nem rendelhet kategóriákat a tranzakciókhoz.

Használhat osztályokat és/vagy helyeket is a további katalógus-tranzakciók és pénzügyi információk elősegítésére.

Új kategóriákat hozhat létre az elemek létrehozásakor, vagy ha úgy tetszik, kattintson a További gombra a Termékek és szolgáltatások listaoldalon, és válassza a Kategóriák kezelése lehetőséget a kategóriák létrehozásához, hogy azok elérhetőek legyenek az elemek létrehozása során. Igen, mindkettőt megteheti.

A következő ábrán látható Termékkategóriák oldalon az Új kategória gombra kattintva adhat hozzá kategóriát; a Kategória információ panel megjelenik a képernyő jobb oldalán, és egyszerűen adja meg a kategória nevét. Ha a kategória egy meglévő kategória alkategóriája, jelölje be az Alkategória négyzetet, és válassza ki a meglévő kategória nevét. Kattintson a Mentés gombra a panel alján a kategória beállításához.

Legfeljebb négy szint mélységű alkategóriákat hozhat létre. Ez azt jelenti, hogy létrehozhat egy kategóriát Ruházat néven, majd létrehozhat egy alkategóriát a Ruházat Cipő néven. A Cipők alkategóriához létrehozhat egy alkategóriát Női cipők néven, a Női cipők kategóriához pedig egy utolsó alkategóriát tornacipők néven. A Cipők számára nem hozható létre alkategória, de a Női cipők számára létrehozhat egy másik alkategóriát Ruhacipők néven.

A Termékkategóriák oldal.

Ha szükséges, szerkeszthet egy meglévő kategóriát; kattintson a Szerkesztés linkre a módosítani kívánt kategória mellett a Termékkategóriák oldalon található táblázatban. Ismét megjelenik a Kategória információ panel, amely a kategória aktuális információit jeleníti meg. Hajtsa végre a módosításokat, majd kattintson a Mentés gombra; vagy kattintson az Eltávolítás gombra egy kategória eltávolításához.

A kategória eltávolításának az elemekre gyakorolt ​​hatása attól függ, hogy egy alkategóriát vagy egy kategóriát távolít el. Ha eltávolít egy alkategóriát, a QBO egy szinttel feljebb helyezi a hozzá rendelt elemeket. Ha eltávolít egy kategóriát (alkategóriák nélkül), a QBO átsorolja a tételeket kategorizálatlanná.

A forgalmi adók beállítása a QBO-ban

Ne izgulj; ez sokkal könnyebb, mint gondolnád. A QBO egy varázslót tartalmaz, amely szó szerint végigvezeti Önt a folyamaton, és egyszerű kérdéseket tesz fel Önnek, például a címét és azt, hogy az államon kívül kell-e forgalmi adót felszámítania.

A forgalmi adók tételek beállítása előtt történő beállítása megkönnyíti az életét. Miért? Mivel a QBO az Ön által megadott forgalmiadó-információkat használja fel a tételek beállításakor. Ha nem állít be forgalmi adót a tételek beállítása előtt, vissza kell térnie, és módosítania kell az összes tételt az adókötelezettség szempontjából. Yuk!

A QBO nyomon követi és automatikusan jelenti a forgalmi adót az eredményszemléletű elszámolás alapján működő vállalatok számára. Ezenkívül a QBO automatikusan kiszámítja a tranzakciók forgalmi adóját, ha a QBO vállalati könyvelési alapját az elhatárolásra állítja.

Tehát mit kell tennie, ha cége pénzforgalmi elszámolással működik? A forgalmi adók beállítása előtt állítsa be a vállalati számviteli módszert az Elhatárolásra (kattintson a Fogaskerék→Fiók és beállítások→Speciális menüpontra). Ezután állítsa be a forgalmi adót, majd állítsa vissza a könyvelési módot készpénzre. Ne feledje, hogy a forgalmiadó-központ az eredményszemléletű forgalmiadó-kötelezettséget követi nyomon, de a forgalmiadó-kötelezettség jelentések segítségével azonosíthatja a fizetendő forgalmi adó helyes összegét.

Amikor először kattint az Adók lehetőségre, a QBO felkéri a forgalmi adók beállítására. Kattintson a Forgalmi adó beállítása gombra. Ha még nem adta meg cége címét a QBO-ban, a varázsló felkéri a cím megadására. Ha már megadta a címét, a QBO megjeleníti a képernyőn, hogy ellenőrizze. Ha a cím helyes, kattintson a Jól néz ki, majd kattintson a Tovább gombra.

A varázsló ezután megkérdezi, hogy kell-e forgalmi adót felszámítania az otthoni államon kívül; válassza a Nem vagy az Igen lehetőséget; ha az Igen gombra kattint, azonosítja azokat a további államokat, ahol forgalmi adót számít fel. Kattintson a Tovább gombra.

A QBO ezután megkérdezi, hogy mikor kezdődik az aktuális adóév, milyen gyakran nyújt be forgalmiadó-bevallást, és azt a dátumot, amikor megkezdte a forgalmi adó beszedését adóhivatala számára. Kattintson az Rendben! gombra, és kész – a forgalmi adók beállítása megtörtént.

A QBO beállítási folyamatának részeként minden meglévő ügyfelet adófizető ügyfélként jelöl meg. Ha vannak olyan ügyfelei, akiknek nem kell adót fizetniük, például állami szervek, iskolák vagy jótékonysági szervezetek, szerkessze ezeket az ügyfeleket (Értékesítés→Ügyfelek→Szerkesztés), és az Ügyféladatok párbeszédpanel Adóinformációi lapján törölje a jelölést a Ez az ügyfél adóköteles jelölőnégyzet, és adja meg a szállítási mentesség részleteit, például az ügyfél forgalmi adómentességének okát és az ügyfél mentességi igazolásának azonosítóját. Érdemes lehet a mentességi tanúsítvány másolatát is csatolni az ügyfélhez a QBO Ügyféladatok oldalán.

Szolgáltatási és nem készletes cikkek hozzáadása

Létrehozhat készlet-, nem készlet- és szolgáltatási cikkeket, és szerkesztheti a tételek kötegeit a típusuk megváltoztatásához.

1. A Termékek és szolgáltatások lista megjelenítéséhez válassza a Gear->Products and Services menüpontot.

2. Kattintson az Új gombra.

A QBO a képernyő jobb oldalán jeleníti meg a Termék/Szolgáltatás információs panelt, ahol kiválaszthatja, hogy készletelemet, nem készletterméket, szolgáltatást vagy csomagot hoz létre.

Válassza ki a létrehozandó elem típusát.

3. Kattintson egy típusra a kiválasztásához.

Ez a példa a Nem készletelemet használja. A szolgáltatási cikket ugyanúgy hoz létre, mint a nem készletcikkeket, és az ezekben a lépésekben bemutatott információkat szolgáltatja.

A QBO ezután megjeleníti a kiválasztott elem típusának megfelelő panelt; a következő ábra a Nem készlet panelt mutatja.

Használja ezt az ablakot egy nem készletcikk létrehozásához.

4. Adja meg a cikk nevét, és adott esetben egy raktári egységet (SKU).

Kiválaszthatja az elem kategóriáját is.

Képet tölthet fel az elemről a Feltöltés gombra kattintva, és navigáljon arra a helyre, ahol a képet tárolja.

5. Az Értékesítési információk részben megteheti

a. Jelölje be az Eladom ezt a terméket/szolgáltatást vásárlóimnak jelölőnégyzetet, és adja meg az alapértelmezett leírást,

b. Adja meg a tétel eladásakor felszámított árat, és

c. Válassza ki a tételhez tartozó jövedelemszámlát; szükség esetén új fiókot hozhat létre.

A QBO ezeket az információkat használja fel, amikor kiválasztja ezt a tételt az értékesítési tranzakciókban.

6. Győződjön meg arról, hogy megjelenik egy pipa az Adóköteles jelölőnégyzetben, ha szükséges, és válasszon egyet az előre meghatározott bejegyzések közül, amelyek megjelennek a forgalmi adó kategóriája és a Mit értékesít listákon.

7. A Vásárlási információ rész megjelenítéséhez jelölje be a Megvásárolom ezt a terméket/szolgáltatást szállítótól jelölőnégyzetet, majd ha szükséges, kattintson az ablak alján található Továbbiak megjelenítése hivatkozásra.

Adja meg a termék vásárlási adatait.

8. Adja meg az alapértelmezett leírást, a cikk megvásárlásakor fizetett költséget, a cikkhez társított költségszámlát, és ha szeretné, adja meg azt a szállítót, akitől a tételt szívesebben vásárolja meg.

A QBO ezt az információt használja fel, amikor kiválasztja ezt a tételt a költségtranzakciókban.

9. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

A QBO elmenti az elemet, és újra megjeleníti a Termékek és szolgáltatások listát; az új elem megjelenik a listában.

Hogyan készítsünk készletelemet

A leltári cikk létrehozásához néhány további információtípust is meg kell adnia.

A kézben lévő készletmennyiség és a készleteszköz-számla információi a készletcikkekhez.

Adja meg a kéznél lévő mennyiséget és azt a dátumot, amikor meghatározta a kéznél lévő mennyiséget. Meg kell adnia az aktuális dátumot, különben a QBO nem engedi elmenteni az elemet. Ha olyan előzménybeli tranzakciókat kíván megadni, amelyek a beállítandó elemet használják, győződjön meg arról, hogy elég korán ad meg egy aktuális dátumot ahhoz, hogy megfeleljen ezeknek a tranzakcióknak – jellemzően a pénzügyi év elején.

Ne feledje, mielőtt eladhatna egy tárgyat, rendelkeznie kell belőle. Ha a cikk létrehozásakor még nem rendelkezik ilyenekkel, akkor valószínűleg költségtranzakcióval vásárol egy részét, és ez frissíti a mennyiségeket.

Ha QBO Plus-t használ, megadhat egy újrarendelési pontot. Az utánrendelési pontot úgy határozza meg, mint az Ön által megítélt minimális mennyiséget, amelyre adott időpontban kéznél van szüksége. A QBO az Ön által létrehozott utánrendelési pontot használja a raktáron lévő cikk mennyiségének nyomon követésére, és ha a rendelkezésre álló mennyiség egyenlő vagy az alá esik a megállapított utánrendelési ponttal, a QBO emlékezteti Önt, hogy többet rendeljen.

Beállíthat egy újrarendelési pontot a készletcikk létrehozása után; keresse meg az elemet a Termékek és szolgáltatások listában, és kattintson a Szerkesztés gombra a Művelet oszlopában. Ezután adja meg az átrendezési pontot, majd kattintson a Mentés és bezárás gombra.

A Termékek és szolgáltatások listában megtekintheti azokat a tételeket is, amelyekhez alacsony vagy elfogyott újrarendelési pontokat adott meg. A lista tetején, az alábbi ábrán látható Alacsony készlet elemre kattintva szűrheti a Termékek és szolgáltatások listát úgy, hogy csak azokat a tételeket jelenítse meg, amelyekhez rendelési pontot adott meg, és amelyek szintén kevés a készleten. Kattintson az Elfogyott elemre, ha meg szeretné tekinteni azokat a tételeket, amelyekhez olyan utánrendelési pontot adott meg, amely nem rendelkezik, és érdemes megfontolni a rendelést.

Ezekkel a grafikákkal szűrheti a Termékek és szolgáltatások listát, hogy csak a kevés készletet vagy csak az elfogyott tételeket jelenítse meg, amelyekhez utórendelési pontot adott meg.

A QBO az „alacsony raktárkészletet” olyan cikkként határozza meg, amelyhez újrarendelési pontot adott meg, és amelyhez egy vagy kevesebb van kéznél.

Kifogyott vagy kifogyott cikk megrendeléséhez kattintson a nyílra a Művelet oszlopban, és válassza az Átrendezés lehetőséget a megjelenő legördülő listából. A QBO beszerzési rendelést hoz létre a cikk adatainak kitöltésével. Töltse ki a beszerzési rendelést, és küldje el a szállítónak. Ne feledje, hogy a QBO csak egy megrendelést hoz létre az Ön által kiválasztott cikkekhez.

Ha több szállítónak szeretné elküldeni a beszerzési rendeléseket, válassza ki az átrendelni kívánt tételeket egyetlen szállító számára, kattintson a Kötegelt műveletekre – amely a tétel kiválasztása után a Művelet oszlop felett jelenik meg –, majd válassza az Újrarendelés lehetőséget. Ezután ismételje meg a folyamatot, ha a tételeket egy másik szállítótól szeretné átrendelni.

Könnyedén törölheti a szűrőt az alacsony raktáron vagy az elfogyott termékeknél. Miután kiválasztotta az egyik szűrőt, egy X jelenik meg a szűrőgrafika jobb felső sarkában. Kattintson az X-re, és a QBO újra megjeleníti a termékek és szolgáltatások teljes listáját.

Hogyan dolgozzunk a csomagokkal a QBO-ban

Ha QBO Essentialst vagy QBO Plus-t használ, kötegeket hozhat létre a gyakran együtt értékesített cikkek csoportosításához. Ha Ön QuickBooks Desktop felhasználó volt, gondoljon a csomagra az asztali termék csoportelemeként .

A köteg nem összeállítás; A QBO nem készít anyagjegyzéket egy csomaghoz, és a QBO sem követi nyomon a csomagot külön tételként, mennyiséggel és külön költséggel. Ez azt jelenti, hogy a QBO nem követi nyomon a csomagok mennyiségét.

Ha Ön nem volt QuickBooks Desktop felhasználó, gondoljon a csomagra olyan tételek gyűjteményének – termékeknek és szolgáltatásoknak egyaránt –, amelyeket egy ügyfél egyszerre vásárol Öntől. Tegyük fel például, hogy egy tereprendezési vállalkozást üzemeltet, amely vízi elemeket, valamint világítási, vágási és műtrágyázási szolgáltatásokat kínál.

Ha az ügyfél vízelemet vásárol, akkor általában magát a vízelemet, a betont a vízelem beállításához és egy szivattyút kell eladnia a vevőnek, hogy átpumpálja a vizet a vízelemen. A vízelem létrehozásához szükséges három elemet – a jellemzőt, a betont és a szivattyút – kötegként is beállíthatja, mert mindhárom terméket egyszerre kell eladnia.

A köteg mögött meghúzódó ötlet az, hogy megkönnyítse az értékesítést azáltal, hogy a csomagban lévő összes elemet egy lépésben elhelyezi az értékesítési űrlapon, ahelyett, hogy a csomagot alkotó cikkeket külön-külön hozzáadná a különböző értékesítési dokumentumokhoz.

Csomagokat használhat becslésekhez, számlákhoz, jóváírási feljegyzésekhez, értékesítési nyugtákhoz, visszatérítési nyugtákhoz, késleltetett jóváírásokhoz és késedelmes költségekhez. Csomagok nem állnak rendelkezésre vásárlási dokumentumokhoz, és nem adhat hozzá csomagot az árszabályhoz.

Csomag létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza a Gear→Products and Services menüpontot a Termékek és szolgáltatások lista megjelenítéséhez.

2. Kattintson az Új gombra a Típus kiválasztása panel megjelenítéséhez.

3. Kattintson a Köteg elemre.

A QBO megjeleníti az itt látható Bundle panelt.

A panel, ahol köteget hoz létre.

4. Adjon meg egy nevet, egy cikkszámot, ha szükséges, és egy leírást, amely megjelenik a csomag értékesítési űrlapjain.

5. A Csomagban szereplő termékek/szolgáltatások részben jelölje be a Köteg összetevőinek megjelenítése tranzakciók nyomtatásakor vagy küldésekor jelölőnégyzetet, ha az értékesítési bizonylatokon listázni szeretné a kötegben szereplő összetevőket.

6. Használja a panel alján található táblázatrácsot (lásd a következő ábrát) a csomagban lévő termékek azonosításához.

a. Kattintson a Továbbiak megjelenítése lehetőségre a panel kibontásához, így további elemeket adhat hozzá a csomaghoz.

b. Kattintson a Termék/szolgáltatás oszlop első sorába, és a QBO megjelenít egy listamezőt, amellyel kiválaszthatja a csomagba felvenni kívánt elemet.

A csomagba foglalandó elem kiválasztása.

c. Adjon meg egy mennyiséget a tételhez.

d. Ismételje meg a b és c lépést minden olyan elemnél, amelyet fel szeretne venni a csomagba.

Egy csomag legfeljebb 50 elemet tartalmazhat. Ezenkívül átrendezheti a csomagban lévő elemeket az egyes elemek bal oldalán megjelenő grafikának húzásával (a kilenc pontnak tűnő).

e. Ha befejezte az elemek hozzáadását a köteghez, kattintson a Mentés és bezárás gombra.

QBO saves the bundle; you’ll find it at the bottom of the Products and Services list. To use the bundle, you simply add it to a sales document the same way you add any product or service to a sales document. See Chapter 6 for details on adding products and services to sales documents. And, once you add a bundle to a sales document, you can edit the items included in the bundle, adding or deleting them as needed. The price of a bundle equals the sum of the bundle’s components. You can discount a bundle, but you cannot mark up a bundle nor can you track quantity on hand for a bundle; remember, a bundle isn’t an assembly.

You can search for bundles the same way you search for any product or service. Use the Search box at the top of the Products and Services list to search by name or SKU.

How to use pricing rules in QuickBooks Online

Using pricing rules, currently a feature in beta testing but available in your QBO company if you enable it, you can control product prices. For example, you can

• Offer discounts on specific products.
• Increase the price of specified products.
• Offer special pricing to all or some customers.
• Make special pricing available for a specified period of time.

For former QuickBooks Desktop users, pricing rules are similar to price levels; particularly, QBO doesn’t record a price change as a discount but rather as an override of the sale price.

You can’t add a bundle to a price rule, but you can work around this issue if you add items included in a bundle to a price rule. Then, when you subsequently add the bundle to a sales document, the bundle will reflect the price rule pricing.

To use pricing rules, turn the feature on by choosing Gear–>Account and Features–>Sales and editing the Products and Services section to turn on price rules.

You can set up as many price rules as you want, but less than 10,000 works best in QBO. To create a pricing rule, choose Gear→Lists→All Lists. On the page that appears, click Price rules and then click Create a Rule. QBO displays the Create a Price Rule page shown here.

Use this page to create a pricing rule.

On this page, supply a name for the rule, the start and end dates for the rule, the customers who qualify, and the products or services to which QBO should apply the rule.

Adja meg az ár beállításának módját: százalék, fix összeg vagy egyéni ár használatával. Jelezze, hogy a szabály áremelés vagy -csökkentés, és hogyan szeretné, hogy a QBO kezelje a kerekítést. Ha végzett, kattintson a Mentés vagy a Mentés és bezárás gombra. Értékesítési tranzakció létrehozásakor a QBO automatikusan alkalmaz minden megfelelő árszabályt a tranzakciókra.