Számviteli beállítások megadása a QuickBooks 2011-ben

A beállítások megadásával megadhatja, hogy a QuickBooks hogyan működjön az Ön számára. Valójában a QuickBooks 2011 EasyStep Interjú futtatásakor (amikor beállítja a QuickBooksot) a QuickBooks által az Ön preferenciáinak beállításához használt információk nagy része.

Ha például jelzi, hogy forgalmi adót számít fel az ügyfeleknek, az EasyStep Interjú leírja, hogyan kell működnie a forgalmi adónak az Ön vállalkozása számára a forgalmiadó-beállítások használatával.

A Számviteli beállítások készlet Saját beállítások lapja egyetlen lehetőséget kínál: Elmondhatja a QuickBooksnak, hogy az általános naplóbejegyzés rögzítésekor automatikusan kitöltse az információkat.

A Vállalati beállítások lapon a következő öt általános könyvelési jelölőnégyzet található, valamint a záró dátum beállításai.

• Számlaszámok használata: A Számlaszámok használata jelölőnégyzet, ha be van jelölve, lehetővé teszi számlaszám megadását egy tranzakcióhoz.

• Számlák megkövetelése: A Számlák megkövetelése jelölőnégyzet, ha be van jelölve, jelzi a QuickBooksnak, hogy meg kell adnia egy számlát egy tranzakcióhoz.

• Osztálykövetés használata: Az Osztálykövetés használata jelölőnégyzet lehetővé teszi, hogy elmondja a QuickBooksnak, hogy nem csak fiókokat szeretne használni a pénzügyi információk nyomon követésére, hanem az osztályokat is. A kiadásokat olyan kategóriák használatával követheti nyomon, mint a bérek, bérleti díjak és ellátások. Az osztályok tehát lehetőséget adnak arra, hogy egy másik dimenzióban nyomon kövessék ezeket az információkat.

• Általános naplóbejegyzési szám automatikus hozzárendelése: Ez a jelölőnégyzet arra utasítja a QuickBooks-t, hogy számokat rendeljen azokhoz az általános naplóbejegyzésekhez, amelyeket a Naplóbejegyzés létrehozása paranccsal ír be. Ezt a jelölőnégyzetet szeretné bejelölve hagyni.

• Figyelmeztetés, ha tranzakciót könyvel el az Eredménytartaléknál: Ez a jelölőnégyzet arra utasítja a QuickBooks-t, hogy jelenítsen meg figyelmeztető üzenetet, amikor Ön vagy valaki más megpróbálja közvetlenül megterhelni vagy jóváírni a felhalmozott nyereségszámláját.

• Dátumfigyelmeztetések: A Dátumfigyelmeztetés mezők azt jelzik a QuickBooksnak, hogy figyelmeztesse Önt, ha Ön vagy valaki más olyan tranzakcióba lép, amelynek dátuma túl messze van a múltban vagy túl messze van a jövőben. Azt is meg szeretné adni, hogy hány nap van túl messze a múltban vagy túl messze a jövőben.

• Zárási dátum beállításai: A Zárás dátuma mezőben megadhatja azt a dátumot, amely előtt a QuickBooks adatfájlja nem módosítható. Más szóval, ha 2010. december 31-re állítja be a záró dátumot, akkor azt mondja a QuickBooksnak, hogy nem szeretné, hogy a QuickBooks adatfájlja ezen dátum előtt módosításokat hajtson végre .

A QuickBooks korábbi verziói lehetővé teszik az ellenőrzési nyomvonal funkció be- és kikapcsolását is a Számviteli beállítások Vállalati beállítások lapján. 2007 óta azonban a QuickBooks mindig működő ellenőrzési nyomvonalat biztosít, így többé nem jelenik meg az Audit Trail jelölőnégyzet a könyvelési beállításokban. Az ellenőrzési nyomvonal egyébként egyszerűen listát vezet arról, hogy ki milyen változtatásokat hajt végre a tranzakciókon. A könyvelők előre láthatóan szeretik az ellenőrzési nyomvonalakat. Az ellenőrzési nyomvonalak lehetővé teszik, hogy valaki, például az Ön CPA-ja, utólag bejöjjön, és rájöjjön, miért olyan, amilyen a számlaegyenleg.