Számviteli beállítások megadása a QuickBooks 2010 programban

A beállítások megadásával megadhatja, hogy a QuickBooks 2010 hogyan működjön az Ön számára. Ezek a beállítások nagymértékben befolyásolják a QuickBooks működését és azt, hogy egy adott felhasználó hogyan dolgozik a QuickBooks-szal. A könyvelési beállításokat manuálisan módosíthatja a Szerkesztés → Beállítások menüpontban. A QuickBooks megjeleníti a Beállítások párbeszédpanelt, amelyből az összes beállítási beállítást elérheti.

A Vállalati beállítások lap a következő általános számviteli lehetőségeket, valamint a záró dátum beállításait kínálja:

• Számlaszámok használata: Lehetővé teszi számlaszám megadását egy tranzakcióhoz. A kapcsolódó jelölőnégyzet, a Csak a legalacsonyabb alfiók megjelenítése, arra utasítja a QuickBooks-t, hogy csak az alfiók nevét és számlaszámát jelenítse meg (ha használ ilyet), nem pedig a fiók teljes örökségét.

  Ha sok alfiókszintet használ, ez a lehetőség valóban megtisztítja a nézeteket, így könnyebben megállapítható, hogy éppen melyik fiókot nézi.

• Számlák megkövetelése: Megmondja a QuickBooksnak, hogy meg kell adnia egy számlát a tranzakcióhoz. Valószínűleg soha nincs értelme törölni a Fiókok megkövetelése jelölőnégyzet bejelölését.

• Osztálykövetés használata: Lehetővé teszi, hogy elmondja a QuickBooksnak, hogy nem csak fiókokat szeretne használni a pénzügyi információk nyomon követésére, hanem az osztályokat is. Az osztályok segítségével egyszerűen más módon oszthatja fel a fiókszintű információkat.

• Általános naplóbejegyzési szám automatikus hozzárendelése: utasítja a QuickBooks-t, hogy rendeljen számokat azokhoz az általános naplóbejegyzésekhez, amelyeket a Naplóbejegyzés létrehozása paranccsal ír be.

• Figyelmeztetés a felhalmozott nyereségre vonatkozó tranzakció könyvelésekor: felszólítja a QuickBooks-t, hogy jelenítsen meg egy figyelmeztető üzenetet, amikor Ön vagy valaki más megpróbálja közvetlenül megterhelni vagy jóváírni a felhalmozott nyereségszámlát.

  Általában nem kívánja közvetlenül megterhelni vagy jóváírni a felhalmozott eredményszámlát. És mindenképpen csak képzett könyvelők írják be a tranzakciókat közvetlenül az eredménytartalékba.

• Dátumfigyelmeztetések: Mondja meg a QuickBooksnak, hogy figyelmeztesse Önt, ha Ön vagy valaki más olyan tranzakcióba lép, amelynek dátuma túl messze van a múltban vagy túl távoli a jövőben. Ha bejelöli a Dátumfigyelmeztetés mezők valamelyikét, azt is meg szeretné adni, hogy hány nap van túl messze a múltban vagy a túl távoli jövőben.

• Zárás dátuma: Lehetővé teszi, hogy meghatározza azt a dátumot, amely előtt a QuickBooks adatfájlja nem módosítható. Más szóval, ha 2009. december 31-re állítja be a záró dátumot, akkor azt mondja a QuickBooksnak, hogy nem szeretné, hogy a QuickBooks adatfájlja ezen dátum előtt módosításokat hajtson végre. A Jelszó beállítása gombra kattintva megjelenik egy párbeszédpanel, amely lehetővé teszi a jelszó létrehozását, amely akkor szükséges, ha valaki régi tranzakciót szeretne hozzáadni, vagy módosítani szeretne egy régi tranzakciót.

A QuickBooks korábbi verziói lehetővé teszik az ellenőrzési nyomvonal funkció be- és kikapcsolását a Számviteli beállítások Vállalati beállítások lapján. 2007 óta azonban a QuickBooks mindig működő ellenőrzési nyomvonalat biztosít, így többé nem jelenik meg az Audit Trail jelölőnégyzet. Az ellenőrzési nyomvonal egyébként egyszerűen listát vezet arról, hogy ki milyen változtatásokat hajt végre a tranzakciókon.