Számlák rögzítése a Számlabevitel ablakon keresztül a QuickBooks 2017-ben

Amikor beérkezik egy számla, először rögzítse azt a QuickBooks 2017-ben. A számlákat a Számlák megadása ablakon vagy a Tartozékok nyilvántartáson keresztül rögzítheti. Ha költség és tétel szerint kívánja nyomon követni a számlákat, akkor a Számlák megadása ablakot kell használnia.

Ha a Számlák megadása ablakon keresztül szeretne számlát rögzíteni, kövesse az alábbi lépéseket:

Válassza a Szállítók → Számlák megadása lehetőséget. Vagy kattintson a Számlák megadása ikonra a kezdőlap Szállítók területén. Kétségtelenül észreveszi, hogy ennek az ablaknak a felső fele nagyon úgy néz ki, mint egy csekk, és ennek az az oka, hogy az itt megadott információk nagy része a számla kifizetéséhez írt csekken köt ki. (Ha a Számla helyett a Jóváírás szót látja az űrlap tetején , válassza a Számla opció gombot a bal felső sarokban. Ezen a képernyőn a szállítók jóváírási értesítéseit is megadhatja.)

Válassza ki a fizetendő szállító nevét. Ha olyan szállítónak szeretné kifizetni ezt a számlát, aki már szerepel a Szállítók listáján, kattintson a Szállító sor végén található lefelé mutató nyílra, és válassza ki a szállítót. (Ezután a QuickBooks automatikusan kitölti a Számlák megadása ablakot annyi információval, amennyire emlékszik.) Ha ez a szállító új, a QuickBooks felkéri Önt, hogy gyorsan adjon hozzá vagy állítson be néhány információt a szállítóval kapcsolatban: cím, hitelkeret, fizetési feltételek és hamar. Ezt az információt az Új szállító ablakban adja meg.
Ha egy vagy több kitöltetlen beszerzési rendelése van a kiválasztott szállítónál, a QuickBooks megkérdezi, hogy kíván-e kapni egy vásárlási rendelés ellenében. Kattintson az Igen gombra, ha igen, vagy a Nem gombra, ha nem. Ha úgy dönt, hogy megrendelés ellenében kap, a QuickBooks megjeleníti a Megrendelések megnyitása párbeszédpanelt. Felsorolja a rögzített nyitott beszerzési rendeléseket.
Amikor kiválaszt egy vagy több vásárlási rendelést, amelyek ellenében fogadni szeretne, a QuickBooks kitölti az Ön helyett az ezekből a rendelésekből származó tételeket és összegeket, amelyeket szükség szerint módosíthat. Ha befejezte a Megrendelések megnyitása párbeszédpanelt, kattintson az OK gombra, hogy visszatérjen a Számlák megadása ablakhoz.

Beszerzési rendelés létrehozásához, amely a szállítóktól megrendelt cikkek rekordja, válassza a Szállítók → Beszerzési rendelések létrehozása lehetőséget. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Megrendelések létrehozása ablakot, írja le a megrendelését. A beszerzési rendeléseket egyébként ugyanúgy nyomtatja és szerkeszti, mint a számlákat és a jóváírási értesítéseket.

Válassza ki a fizetési feltételeket, amelyek leírják a számla esedékességét. A Feltételek sorban nyissa meg a legördülő listát, és válassza ki a fizetési feltételeket (ha az információ még nem szerepelt a szállító beállításakor).

(Opcionális) Adja meg a szállító hivatkozási számát. Ha megadja a szállító hivatkozási számát a számlához – ez valószínűleg csak a számlaszám vagy az Ön számlaszáma –, a hivatkozási szám a nyomtatott csekk részét képező utalványra nyomtatódik.

(Opcionális) Írjon be egy emlékeztetőt a számla leírásához. Írhat be egy megjegyzést az Emlékeztető szövegmezőbe. A beírt megjegyzés megjelenik az A/P regiszterben.

Vigye le a kurzort a Kiadások lap Számla oszlopára, és adja meg a költségszámla nevét. Nagy valószínűséggel egy olyan költségszámla nevét szeretné megadni, amely már szerepel a számlatervben. Ha ez a helyzet, kattintson a lefelé mutató nyílra az összes fiók listájának megtekintéséhez. Valószínűleg le kell görgetnie a listát, hogy elérje a költségszámlákat. (Gyorsan lefelé léphet a listán, ha elkezdi beírni a fiók nevét; közvetlenül lefelé halad a listán.) Kattintson arra a fiókra, amelyet ez a számla képvisel. (Valószínűleg kellékek vagy valami hasonló.)
Ha új költségszámla-kategóriát kell létrehoznia ehhez a számlához, válassza az Új hozzáadása lehetőséget a lista tetején. Megjelenik az Új fiók párbeszédpanel. Töltse ki az adatokat, majd kattintson az OK gombra.
Mi van akkor, ha a számla miatt kifizetett pénz két, három vagy négy költségszámlára osztható? Egyszerűen kattintson az imént megadott fiók alá. Megjelenik a lefelé mutató nyíl. Kattintson rá egy másik költségszámla megadásához, és egy másik, és egy másik, ha szükséges.

Ha szükséges, lépjen az Összeg oszlopra, és módosítsa a számokat. Ha ezt a számlát több fiók között osztja fel, győződjön meg arról, hogy az Összeg oszlopban szereplő számok hozzáadódnak a számla végösszegéhez.

(Opcionális) Írjon be magyarázatot vagy bölcsességet az Emlékeztető oszlopba.

(Opcionális) Rendelje hozzá a költséget egy Ügyfélhez: Munka. Ha azt tervezi, hogy ezekért a költségekért visszatérítést kap, vagy ha csak munkakörönként szeretné nyomon követni költségeit, adja meg azt az ügyfelet, aki megtéríti Önnek. Adjon meg egy összeget minden számlához, ha szükséges. A lefelé mutató nyíllal megkeresheti az ügyfeleket, majd rájuk kattinthat.

(Opcionális) Rendelje hozzá a kiadást egy osztályhoz. A költségeket osztályonként is nyomon követheti, ha beírja az Osztály oszlopba. Figyelje meg a szokásos lefelé mutató nyilat, és kattintson rá az osztályok listájának megtekintéséhez. (Nem jelenik meg az Osztály oszlop, hacsak nem mondta a QuickBooksnak, hogy osztályokat szeretne használni.)
Ha azt szeretné, hogy a QuickBooks osztályonként nyomon kövesse a költségeket, beállíthatja, hogy így tegye. A QuickBooks beállításához a költségek nyomon követésére válassza a Szerkesztés → Beállítások menüpontot. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Beállítások párbeszédpanelt, kattintson a Könyvelés ikonra, kattintson a Vállalati beállítások fülre, majd jelölje be az Osztálykövetés használata jelölőnégyzetet.
Ha szeretné, kattintson az Újraszámítás gombra a költségek összesítéséhez.

A Tételek fülön rögzítheti a számla által képviselt különféle tételeket. Kattintson a Tételek fülre. Adja meg a megvásárolt termékeket és az értük fizetett árakat.

Ha a számla részleges kitöltése után rájön, hogy a számla valóban egy beszerzési rendelést fizet, kattintson a Megrendelés kiválasztása gombra, amely a Számlák megadása ablak Fő szalagján jelenik meg.

A Szállító legördülő listából válassza ki a számlát küldő szállító nevét. A nyitott beszerzési rendelések listájában kattintson a bal oldali oszlopra, hogy bejelölje azt a beszerzési rendelést (vagy rendeléseket), amelyekért fizetni kíván. Elég könnyű? Kattintson az OK gombra, ha végzett; A QuickBooks automatikusan kitölti az Elemek lapot.

Lépjen a Tétel oszlopra, és adjon nevet a cikknek. Vegye figyelembe a lefelé mutató nyilat ebben az oszlopban. Kattintson rá a tétellista megtekintéséhez. Az a tétel, amelyért fizet, megjelenik ezen a listán? Ha igen, kattintson az elemre. Ha nem, válassza az Új hozzáadása lehetőséget a lista tetején, és töltse ki az Új elem ablakot.

Töltse ki a többi tételsort a Tételek lapon. Itt megadhatja az összes megvásárolni kívánt terméket. Győződjön meg arról, hogy a Tételek lapon pontosan jelennek meg a megvásárolni kívánt cikkek, azok költségei és mennyisége. Ha szeretné, kattintson az Újraszámítás gombra a tételek összegzéséhez.

Mentse el a számlát. Kattintson a Mentés és új elemre a számla rekordjának mentéséhez, majd írjon be egy másik számlát. Vagy kattintson a Mentés és bezárás gombra a számla rögzítéséhez, de nem írhat be másik számlát.

Csakúgy, mint az ügyfelekkel kapcsolatos ablakok esetében (például a Számlák létrehozása ablakban), a QuickBooks a jobb oldalsávban jeleníti meg a szállító előzményeit. Válthat a Szállító és a Tranzakciók között, gyorsjelentéseket futtathat, és gyorsan hivatkozhat az ügyfelek korábbi vagy fennálló számláira, számláira és egyéb megjegyzéseire.