Számlák rögzítése a QuickBooks 2015 segítségével, a Számlafizetés módja

Amikor beérkezik egy számla, először rögzítse azt a QuickBooks 2015-ben. A számlákat a Számlák megadása ablakon vagy a Tartozékok nyilvántartáson keresztül rögzítheti. Ha költség és tétel szerint kívánja nyomon követni a számlákat, akkor a Számlák megadása ablakot kell használnia.

Ha a Számlák megadása ablakon keresztül szeretne számlát rögzíteni, kövesse az alábbi lépéseket:

Válassza a Szállítók → Számlák megadása lehetőséget.

Másik megoldásként kattintson a Kezdőlap Szállítók területén a Számlák megadása ikonra. Kétségtelenül észreveszi, hogy ennek az ablaknak a felső fele nagyon úgy néz ki, mint egy csekk, és ennek az az oka, hogy az itt megadott információk nagy része a számla kifizetéséhez írt csekken köt ki.

Válassza ki a fizetendő szállító nevét.

Ha olyan szállítónak szeretné kifizetni ezt a számlát, aki már szerepel a Szállítók listáján, kattintson a Szállító sor végén található lefelé mutató nyílra, és válassza ki a szállítót. Ha ez a szállító új, a QuickBooks felkéri, hogy gyorsan adjon hozzá vagy állítson be néhány információt a szállítóval kapcsolatban: cím, hitelkeret, fizetési feltételek stb.

Ha egy vagy több kitöltetlen beszerzési rendelése van a kiválasztott szállítónál, a QuickBooks megkérdezi, hogy kíván-e kapni egy vásárlási rendelés ellenében. Ha úgy dönt, hogy megrendelés ellenében kap, a QuickBooks megjeleníti a Megrendelések megnyitása párbeszédpanelt. Felsorolja a rögzített nyitott beszerzési rendeléseket.

Ahhoz, hogy hozzon létre egy megrendelést, ami rekord a terméket megrendeli a beszállítóktól, válassza értékesítők → Új Megrendelések. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Megrendelések létrehozása ablakot, írja le a megrendelését. A beszerzési rendeléseket egyébként ugyanúgy nyomtatja és szerkeszti, mint a számlákat és a jóváírási értesítéseket.

Válassza ki a fizetési feltételeket, amelyek leírják a számla esedékességét.

A Feltételek sorban nyissa meg a legördülő listát, és válassza ki a fizetési feltételeket.

(Opcionális) Adja meg a szállító hivatkozási számát.

Ha megadja a szállító hivatkozási számát a számlához – ez valószínűleg csak a számlaszám vagy az Ön számlaszáma –, a hivatkozási szám a nyomtatott csekk részét képező utalványra nyomtatja.

(Opcionális) Írjon be egy emlékeztetőt a számla leírásához.

A Jegyzet szövegmezőbe írhat be egy megjegyzést. A beírt megjegyzés megjelenik az A/P regiszterben.

Vigye le a kurzort a Kiadások lap Számla oszlopára, és adja meg a költségszámla nevét.

Nagy valószínűséggel egy olyan költségszámla nevét szeretné megadni, amely már szerepel a számlatükörben. Ha ez a helyzet, kattintson a lefelé mutató nyílra az összes fiók listájának megtekintéséhez. Valószínűleg le kell görgetnie a listát, hogy elérje a költségszámlákat. Kattintson arra a fiókra, amelyet ez a számla képvisel.

Ha ehhez a számlához új költségszámla-kategóriát kell létrehoznia, válassza az Új hozzáadása lehetőséget a lista tetején. Megjelenik az Új fiók párbeszédpanel. Töltse ki az adatokat, majd kattintson az OK gombra.

Mi van akkor, ha a számla miatt kifizetett pénz két, három vagy négy költségszámlára osztható? Egyszerűen kattintson az imént megadott fiók alá. Megjelenik a lefelé mutató nyíl. Kattintson rá egy másik költségszámla megadásához, és egy másik, és egy másik, ha szükséges.

Ha szükséges, lépjen a tabulátorral az Összeg oszlopra, és módosítsa a számokat.

Ha ezt a számlát több fiók között osztja fel, győződjön meg arról, hogy az Összeg oszlopban szereplő számok hozzáadódnak a számla végösszegéhez.

(Opcionális) Írjon be magyarázatot vagy bölcsességet az Emlékeztető oszlopba.

(Opcionális) A költség hozzárendelése egy Ügyfélhez: Állás.

Ha ezeket a költségeket megtérítik, vagy csak munkakörönként szeretné nyomon követni költségeit, adja meg azt az ügyfelet, aki megtéríti Önnek. Adjon meg egy összeget minden számlához, ha szükséges. A lefelé mutató nyíllal megkeresheti az ügyfeleket, majd rájuk kattinthat.

(Opcionális) Rendelje hozzá a kiadást egy osztályhoz.

A költségeket osztályonként is nyomon követheti az Osztály oszlopba való bejegyzésekkel. Figyelje meg a szokásos lefelé mutató nyilat, és kattintson rá az osztályok listájának megtekintéséhez.

Ha azt szeretné, hogy a QuickBooks osztályonként kövesse nyomon a költségeket, akkor beállíthatja. A QuickBooks beállításához a költségek nyomon követésére válassza a Szerkesztés → Beállítások menüpontot. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Beállítások párbeszédpanelt, kattintson a Könyvelés ikonra, kattintson a Vállalati beállítások fülre, majd jelölje be az Osztálykövetés használata jelölőnégyzetet.

Ha szeretné, kattintson az Újraszámítás gombra a költségek összesítéséhez.

A Tételek fülön rögzítheti a számla által képviselt különféle tételeket.

Kattintson a Tételek fülre. Adja meg a megvásárolt termékeket és az értük fizetett árakat.

A Szállító legördülő listából válassza ki a számlát küldő szállító nevét. A nyitott beszerzési rendelések listájában kattintson a bal oldali oszlopra, hogy bejelölje azt a beszerzési rendelést, amelyért fizetni kíván. Elég könnyű? Kattintson az OK gombra, ha végzett.

Lépjen a Tétel oszlopra, és adja meg az elem nevét.

Figyelje meg a lefelé mutató nyilat ebben az oszlopban. Kattintson rá a tétellista megtekintéséhez. Az a tétel, amelyért fizet, megjelenik ezen a listán? Ha igen, kattintson az elemre. Ha nem, válassza az Új hozzáadása lehetőséget a lista tetején, és töltse ki az Új elem ablakot.

Töltse ki a többi elemsort a Tételek lapon.

Itt megadhatja az összes megvásárolni kívánt terméket. Győződjön meg arról, hogy a Tételek lapon pontosan jelennek meg a megvásárolni kívánt cikkek, azok költségei és mennyisége. Ha szeretné, kattintson az Újraszámítás gombra a tételek összegzéséhez.

Mentse el a számlát.

Kattintson a Mentés és új lehetőségre a számla rekordjának mentéséhez, majd írjon be egy másik számlát. Vagy kattintson a Mentés és bezárás gombra a számla rögzítéséhez, de nem írhat be másik számlát.