Számláinak rögzítése a QuickBooks 2003 segítségével

Amikor beérkezik a számla, először rögzíteni kell. A számlákat a Számlák megadása ablakon vagy a Tartozékok nyilvántartáson keresztül rögzítheti. Ha költség és tétel szerint kívánja nyomon követni a számlákat, akkor a Számlák megadása ablakot kell használnia.

Ha a Számlák megadása párbeszédpanelen szeretne számlát rögzíteni, kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza a Szállítók –> Számlák megadása lehetőséget.

Vagy válassza ki a Szállítókat a Navigátorok listából, majd kattintson a Számlák megadása ikonra. Kétségtelenül észreveszi, hogy ennek az ablaknak a felső fele nagyon úgy néz ki, mint egy csekk – ez azért van, mert az itt megadott információk nagy része a számla kifizetéséhez írt csekken köt ki. (Ha a Számla helyett a Jóváírás szót látja az űrlap tetején, kattintson a Számla opció gombra a bal felső sarokban. Ezen a képernyőn a szállítók jóváírását is megadhatja.)

2. Válassza ki a fizetendő szállító nevét.

Ha olyan szállítónak szeretné kifizetni ezt a számlát, aki már szerepel a szállítói listán, egyszerűen kattintson a lefelé mutató nyílra a Szállító sor végén, és válassza ki a szállítót. (A QuickBooks ezután automatikusan kitölti a Számlák megadása ablakot annyi információval, amennyit emlékszik.) Ha azonban ez a szállító új, a QuickBooks felkéri, hogy gyorsan adjon hozzá vagy állítson be néhány információt a szállítóval kapcsolatban – cím, hitelkeret, fizetési feltételek, stb. Ezt az információt az Új szállító ablakban adja meg.

Ha egy vagy több kitöltetlen beszerzési rendelése van a kiválasztott szállítónál, a QuickBooks megkérdezi, hogy kíván-e kapni egy vásárlási rendelés ellenében. Kattintson az Igen gombra, ha igen, vagy a Nem gombra, ha nem. Ha úgy dönt, hogy megrendelés ellenében kap, a QuickBooks megjeleníti a Megrendelések megnyitása párbeszédpanelt. Egyszerűen felsorolja a rögzített nyitott beszerzési rendeléseket. Amikor kiválaszt egy vagy több vásárlási rendelést, amelyek ellenében fogadni szeretne, a QuickBooks kitölti az Ön helyett ezekből a rendelésekből származó tételeket és összegeket, amelyeket szükség szerint módosíthat.

Beszerzési rendelés létrehozásához, amely csak a szállítóktól megrendelt cikkek rekordja, válassza a Szállítók –> Beszerzési rendelések létrehozása lehetőséget. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Megrendelések létrehozása ablakot, írja le a megrendelését. A beszerzési rendeléseket ugyanúgy nyomtathatja és szerkesztheti, mint a számlákat és a jóváírási értesítéseket.

3. Válassza ki a számla esedékességére vonatkozó fizetési feltételeket.

A Feltételek sorban nyissa meg a legördülő listát, és válassza ki a fizetési feltételeket (ha az információ még nem szerepelt a szállító beállításakor).

4. (Opcionális) Írjon be egy emlékeztetőt a számla leírásához.

A Jegyzet mezőbe megjegyzést írhat be. A beírt megjegyzés megjelenik az A/P regiszterben.

5. Vigye le a kurzort a Kiadások lap Számla oszlopára, és adja meg a költségszámla nevét.

Valószínűleg egy olyan költségszámla nevét szeretné megadni, amely már szerepel a számlatükörben. Ha ez a helyzet, kattintson a lefelé mutató nyílra az összes fiók listájának megtekintéséhez. Valószínűleg le kell görgetnie a listát, hogy elérje a költségszámlákat (egy gyors módja annak, hogy lefelé lépjen a listán, ha elkezdi beírni a számla nevét – egyenesen lefelé halad a listán). Kattintson arra a fiókra, amelyet ez a számla képvisel (valószínűleg az kellékek vagy valami hasonló).

Ha ehhez a számlához új költségszámla-kategóriát kell létrehoznia, válassza a lista tetejéről. Megjelenik az Új fiók párbeszédpanel. Töltse ki az adatokat, majd kattintson az OK gombra.

Mi van akkor, ha a számla miatt kifizetett pénz két, három vagy négy költségszámlára osztható? Egyszerűen kattintson az imént megadott fiók alá. Megjelenik a lefelé mutató nyíl. Kattintson rá egy másik költségszámla megadásához, és egy másik, és egy másik, ha akarja.

6. Ha szükséges, lépjen a tabulátorral az Összeg oszlopra, és módosítsa a számokat.

Ha ezt a számlát több fiók között osztja fel, győződjön meg arról, hogy az Összeg oszlopban szereplő számok összeadják a számla végösszegét.

7. (Opcionális) Írjon be magyarázatot vagy bölcsességet az Emlékeztető oszlopba.

8. (Opcionális) Rendelje hozzá a költséget egy Ügyfélhez: Munka.

Ha ezeket a költségeket megtérítik, vagy csak munkakörönként szeretné nyomon követni költségeit, adja meg azt az ügyfelet, aki megtéríti Önnek. Adjon meg egy összeget minden számlához, ha szükséges. A lefelé mutató nyíllal megkeresheti az ügyfeleket, majd rájuk kattinthat.

9. (Opcionális) Rendelje hozzá a kiadást egy osztályhoz.

A költségeket osztályonként is nyomon követheti az Osztály oszlopba való bejegyzésekkel. Figyelje meg a szokásos lefelé mutató nyilat, és kattintson rá az osztályok listájának megtekintéséhez. (Nem jelenik meg az Osztály oszlop, hacsak nem mondta a QuickBooksnak, hogy osztályokat szeretne használni.)

Ha azt szeretné, hogy a QuickBooks osztályonként kövesse nyomon a költségeket, akkor beállíthatja. Ha be szeretné állítani a QuickBooks-t a költségek nyomon követésére, válassza a Szerkesztés -> Beállítások menüpontot. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Beállítások párbeszédpanelt, kattintson a Könyvelés ikonra, kattintson a Vállalati beállítások fülre, majd jelölje be az Osztálykövetés használata jelölőnégyzetet.

Ha szeretné, kattintson az Újraszámítás gombra a költségek összesítéséhez.

10. A Tételek fülön rögzítheti a számla különböző tételeit.

Kattintson a Tételek fülre. Adja meg a megvásárolt termékeket és az értük fizetett árakat.

Ha a számla részleges kitöltése után rájön, hogy a számla valóban vételi rendelést fizet, kattintson a Megrendelés kiválasztása gombra, amely a Számla megadása ablak Tételek fülén jelenik meg.

A Szállító legördülő listában kattintson a számlát küldő szállító nevére. A nyitott beszerzési rendelések listájában kattintson a bal oldali oszlopra, hogy bejelölje azt a beszerzési rendelést (vagy rendeléseket), amelyekért fizetni kíván. Elég könnyű? Ha végzett, kattintson az OK gombra, és a QuickBooks automatikusan kitölti az Elemek lapot.

11. Lépjen a Tétel oszlopra, és adja meg a tétel nevét.

Figyelje meg a lefelé mutató nyilat ebben az oszlopban. Kattintson rá a tétellista megtekintéséhez. Az a tétel, amelyért fizet, megjelenik ezen a listán? Ha igen, kattintson az elemre. Ha nem, válasszon a lista tetejéről, és töltse ki az Új elem ablakot.

12. Töltse ki a többi elemsort a Tételek lapon.

Itt megadhatja az összes megvásárolni kívánt terméket. Győződjön meg arról, hogy a Tételek lapon pontosan jelennek meg a megvásárolni kívánt cikkek, azok költségei és mennyisége. Ha szeretné, kattintson az Újraszámítás gombra a tételek összegzéséhez.

13. Mentse el a számlát.

Kattintson a Mentés és új lehetőségre a számla rekordjának mentéséhez, majd írjon be egy másik számlát. Vagy kattintson a Mentés és bezárás gombra, hogy rögzítse a számlát, de ne fizessen újabb számlát.