Szabályok létrehozása a QuickBooks Online-ban a tranzakciók elfogadásához

A QuickBooks Online megpróbálja megtanulni az Ön szokásait, miközben áttekinti a letöltött tranzakciókat; segítheti a folyamatot azáltal, hogy szabályokat határoz meg a QBO számára. A szabályok beállításakor felgyorsítja a felülvizsgálati folyamatot, mivel hatékonyan előre megmondja a QBO-nak, hogyan kell kezelni bizonyos típusú tranzakciókat.

Hogyan működnek a szabályok

Tegyük fel például, hogy üzleti célú autókhoz vásárol benzint a Shell benzinkutain, és mindig egy QBO-ban működő pénzintézethez csatlakoztatott hitelkártyával fizet. Valójában a Shell-állomásokon végzett összes tranzakciót az üzemanyagköltség-számlához szeretné besorolni.

Manuálisan hozzárendelheti a kategóriát az egyik tranzakcióhoz, és megvárhatja, amíg a QBO „megtanulja” az Ön preferenciáját, vagy beállíthat egy szabályt, amelyet a QBO követnie kell. Amikor létrehoz egy szabályt, olyan információkat ad meg, mint például a számlák és a tranzakciók típusai (be- vagy kiutalás), amelyekre a szabályt alkalmazni kell.

Létrehozhat olyan szabályt, amely az összes fiókot érinti, vagy egy olyan szabályt, amely bizonyos fiókokat érint.

Ezután meghatározza azokat a kritériumokat, amelyeknek az egyes tranzakcióknak meg kell felelniük, mielőtt a QBO fellép a tranzakciókra. Végül meghatározza, hogy a QBO-nak milyen információkat kell hozzárendelnie a kritériumoknak megfelelő tranzakciókhoz. Például megadhat egy tranzakciótípust és egy kategóriát.

Az Ön által megállapított szabályok kétféleképpen működhetnek:

• A QBO felhasználhatja az Ön szabályát, hogy módosításokat javasoljon a letöltött tranzakciókhoz, amelyeket Ön áttekint és jóváhagy. Vagy
• Kiválaszthatja, hogy a QBO automatikusan alkalmazza a szabályt minden olyan tranzakcióra, amelyről megállapította, hogy megfelel a szabály feltételeinek, és hozzáadhatja ezeket a tranzakciókat a QBO-hoz.

Amikor az első megközelítést használja, a QBO a Bank és hitelkártyák oldal Ellenőrzésre lapján azonosítja azokat a tranzakciókat, amelyekre szabályt talál, és amelyre alkalmazni kell. Ezeket a tranzakciókat azonosíthatja, mert a Kategória vagy az Egyezés oszlopban egy szabály ikon látható.

A QBO különböző ikonokat használ a szabályoknak megfelelő, de még nem a vállalathoz hozzáadott tranzakciók és a szabályok által automatikusan hozzáadott tranzakciók azonosítására.

A második megközelítés kockázatosnak tűnhet, de valójában nem az. Annak ellenére, hogy a QBO automatikusan alkalmazza a szabályt, Ön továbbra is módosíthatja a tranzakciókat, amelyeket a QBO automatikusan elfogad.

Szabály létrehozása

Mindkét típusú szabályt beállíthatja – amelyik változtatásokat javasol, és át kell tekintenie azokat, illetve azt, amelyik szabály alapján automatikusan hozzáadja a tranzakciókat – ugyanazokkal a lépésekkel. Csak egy lépés van, amikor másképp csinálod a dolgokat.

Válassza a Tranzakciók → Banki ügyintézést.

Megjelenik a Bank és hitelkártyák oldal.

Az oldal jobb oldalán kattintson a Frissítés gomb melletti lefelé mutató nyílra, és válassza a Szabályok kezelése lehetőséget.

A QBO megjeleníti a Szabályok oldalt.

Kattintson az Új szabály gombra a Szabályok oldal jobb felső sarkában.

A QBO megjeleníti a Szabály párbeszédpanelt.

Rendeljen a szabályhoz egy nevet – olyat, amelyik értelmes lesz az Ön számára.

Határozza meg, hogy a szabály a QBO-ba érkező vagy a QuickBooksból kiáramló pénzekre vonatkozik-e, és válassza ki azokat a számlákat, amelyekre alkalmazni szeretné a szabályt.

A „Ha egy tranzakció megfelel” szakaszban állíthatja be azokat a feltételeket, amelyeket a QBO-nak a letöltött tranzakciók vizsgálatakor használnia kell annak eldöntésére, hogy alkalmaznia kell-e a szabályt rájuk.

A Sor hozzáadása gombbal több feltételt is beállíthat, és megadhatja, hogy egy tranzakciónak meg kell-e felelnie az összes feltételnek vagy bármelyik feltételnek. Az „összes” megadása szigorúbb, a QBO pedig szelektívebben alkalmazza a szabályt.

A szakasz első listamezője lehetővé teszi annak megadását, hogy a QBO hasonlítsa-e össze a tranzakció leírását, a bankszöveget vagy a tranzakció összegét az Ön által beállított feltétellel. Az érdeklődők számára a Leírás (a tranzakció leírása) a Bank és hitelkártyák oldal Leírás oszlopában megjelenő szövegre utal. A Bankszöveg opció a bank által letöltött Bankrészlet leírásra vonatkozik; a Bankadatok leírását megtekintheti, ha rákattint valamelyik letöltött tranzakcióra. A Bankadatok leírása a szerkesztett tranzakciók bal alsó sarkában jelenik meg.

A Szabály párbeszédpanel alján állítsa be azokat az információkat, amelyeket a QBO-nak alkalmaznia szeretne a szabály feltételeinek megfelelő tranzakciókra. Az alábbiak közül választhat egyet vagy többet:

• Válassza ki azt a tranzakciótípust, amelyet a QBO-nak hozzá kell rendelnie a tranzakcióhoz.
• Válassza ki a kedvezményezettet és egy vagy több kategóriát a szabály feltételeinek megfelelő tranzakciókra alkalmazni.
• Opcionálisan adjon hozzá egy emlékeztetőt minden olyan tranzakcióhoz, amely megfelel a szabály feltételeinek.
• Jelölje be az Automatikusan hozzáadás a könyveimhez jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy a QBO automatikusan hozzáadja a szabály feltételeinek megfelelő tranzakciókat a vállalatához.

  Ez a „más” lépés, mint amit a lépések bevezetőjében talál. Ha bejelöli ezt a négyzetet, akkor nem kell jóváhagynia azokat a tranzakciókat, amelyekre a QBO ezt a szabályt alkalmazza. De bármikor módosíthatja az automatikusan hozzáadott tranzakciókat.

Kattintson a Mentés gombra.

Miután létrehozott egy szabályt, a Szabályok oldal Műveletek oszlopában másolhatja azt (hogy ne kelljen a semmiből létrehoznia hasonló szabályokat), és törölheti a már nem kívánt szabályokat. Ha pedig módosítania kell egy szabályt, kattintson a Szerkesztés gombra a Műveletek oszlopban a Szabály párbeszédpanel újbóli megnyitásához és a módosítások végrehajtásához.

Könyvelők, segíthet ügyfeleinek, és időt takaríthat meg, ha a QBO-cégek között exportál és importál szabályokat.