QuickBooks Pro és Premier többfelhasználós környezetben

Nem korlátozódik egyetlen jelszó használatára a QuickBooks-adatfájlhoz való hozzáférés szabályozására. Ha további felhasználókat szeretne beállítani a QuickBooks Pro és a QuickBooks Premier programban, kövesse az alábbi lépéseket:

1 Válassza a Vállalat→ Felhasználók és jelszavak beállítása→ Felhasználók beállítása parancsot.

A QuickBooks megjeleníti a Felhasználólista párbeszédpanelt, amely azonosítja azokat a felhasználókat, akik számára be van állítva a QuickBooks hozzáférés, és akik jelenleg bejelentkeztek a rendszerbe.

2 Mondja el a QuickBooksnak, hogy felhasználót szeretne hozzáadni a Felhasználó hozzáadása gombra kattintva.

A QuickBooks megjeleníti az első Set Up User Password and Access párbeszédpanelt.

3 Azonosítsa a felhasználót, és adjon meg egy jelszót.

Adjon felhasználónevet minden felhasználónak, akinek jelszavát állít be. Ehhez írjon be egy rövid nevet – esetleg a felhasználó keresztnevét – a Felhasználónév mezőbe. Miután azonosította a felhasználót, be kell írnia a jelszót a Jelszó és a Jelszó megerősítése szövegmezőbe.

4A folytatáshoz kattintson a Tovább gombra, majd jelezze, hogy korlátozni kívánja-e az új felhasználó hozzáférését.

Amikor a QuickBooks megjeleníti a második Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelt, jelezze, hogy korlátozni kívánja-e a felhasználó hozzáférését és jogait. Ha korlátozni szeretné a hozzáférést és a jogokat (a jogok egyszerűen azok a dolgok, amelyeket a felhasználó megtehet), jelölje be a QuickBooks kiválasztott területei választógombot.

Ha azt szeretné, hogy a felhasználó bármit megtehessen, válassza a QuickBooks összes területe választógombot. Ha azt jelzi, hogy az új felhasználónak hozzá kell férnie a QuickBooks minden területéhez, akkor elkészült a felhasználói jelszó beállításával. A fennmaradó lépéseket kihagyhatja.

5 Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz, majd írja le az értékesítési és kintlévőségi információkhoz és feladatokhoz való hozzáférést.

A 4. lépés befejezése után a QuickBooks megjeleníti a harmadik Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelt. Ez az első a párbeszédpanelek sorozatából, amelyek végigvezetnek egy interjún, és részletes kérdéseket tesznek fel arról, hogy az egyes felhasználóknak milyen hozzáféréssel kell rendelkezniük egy adott területhez.

Például az értékesítési tevékenységgel kapcsolatban a QuickBooks rákérdez a tranzakciókhoz (például számlákhoz, jóváírásokhoz és kintlévőségekre vonatkozó információk) való hozzáférésről. A No Access választógomb kiválasztásával jelezheti, hogy a felhasználónak ne legyen hozzáférése.

A Teljes hozzáférés választógomb kiválasztásával jelezheti, hogy a felhasználónak teljes hozzáféréssel kell rendelkeznie. Ha a felhasználónak részleges hozzáféréssel kell rendelkeznie, jelölje be a Szelektív hozzáférés választógombot, majd válassza ki a Szelektív hozzáférés leánygombok egyikét: Csak tranzakciók létrehozása, Tranzakciók létrehozása és nyomtatása vagy Tranzakciók létrehozása és Jelentések létrehozása.

6Kattintson a Tovább gombra, majd írja le a vásárlásokra és a tartozásra vonatkozó jogokat.

Miután befejezte az 5. lépést a Tovább gombra kattintva, a QuickBooks megjeleníti a negyedik Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelt, amely lehetővé teszi annak megadását, hogy az új felhasználó milyen hozzáféréssel rendelkezik a vásárlások és a fizetendő számlák területén. Kiválaszthatja a No Access választógombot. Kiválaszthatja a Teljes hozzáférés választógombot.

Vagy választhat egy középutat a Szelektív hozzáférés választógomb és a Szelektív hozzáférés kiegészítő gombjainak valamelyikével. Az értékesítési és kintlévőségi területre ugyanazok a jogosultságok és hozzáférési szabályok vonatkoznak, mint a beszerzések és szállítói kötelezettségek területre.

7Kattintson a Tovább gombra, majd írja le a fennmaradó felhasználói jogokat és hozzáférést.

Ha rákattint a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanel egyes verzióinak alján látható Tovább gombra, a QuickBooks megjeleníti a párbeszédpanel több más verzióját is, amelyek segítségével lekérdezi Önt a felhasználói jogokról és hozzáférésekről.

Például, miután leírja, hogy a vásárlások és a fizetendő számlák területén milyen jogok érvényesek a felhasználóra, a QuickBooks rákérdez a csekk- és hitelkártya-területre. Aztán rákérdez a leltári területre. Ezután a bérszámfejtésre kérdez rá. Aztán rákérdez az általános, érzékeny számviteli tevékenységekre. Végül a QuickBooks rákérdez a pénzügyi jelentési képességekhez való hozzáférésre.

8Adja meg, hogy a felhasználó módosíthatja vagy törölheti a tranzakciókat.

Miután végighaladt a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelek nagyjából fél tucat változatán, amelyek a könyvelés bizonyos területeire kérdeznek rá, a QuickBooks megjeleníti a Tranzakciók módosítása vagy törlése oldalt a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelen.

A Tranzakciók módosítása vagy törlése oldalon jelezheti, hogy a felhasználó módosíthatja-e vagy sem a záró dátum előtt rögzített tranzakciókat. Általánosságban elmondható, hogy korlátozni kívánja a felhasználók azon képességeit, hogy módosítsák vagy töröljék a tranzakciókat.

9Kattintson a Tovább gombra, majd tekintse át a jogokkal kapcsolatos döntéseit.

Ha a Tovább gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanel végleges verzióját, amely azonosítja a hozzárendelt vagy engedélyezett felhasználói jogokat. Ezen a párbeszédpanelen áttekintheti valakinek a jogait.

Ha észreveszi, hogy helytelenül osztotta ki a jogokat, kattintson a Vissza gombra, hogy visszalépjen a párbeszédpaneleken arra a helyre, ahol hibázott. Módosítsa a jogok hozzárendelését, és kattintson a Tovább gombra, hogy visszatérjen a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanel utolsó ablakához.

10 Ha végzett a felhasználói jogok és hozzáférések áttekintésével, kattintson a Befejezés gombra.

Ettől a ponttól kezdve az új felhasználó használhatja a QuickBooks szolgáltatást; jogai azonban az Ön által megadottakra korlátozódnak.