QuickBooks 2020 fájlok megosztása

Oké, itt van egy jó üzlet: A QuickBooks-on belül beállíthat felhasználói engedélyeket, amelyek lehetővé teszik annak meghatározását, hogy ki férhet hozzá a QuickBooks-fájlok mely területeihez. Valójában a QuickBooks fájljával hálózaton és többfelhasználós környezetben is dolgozhat a rekordzárolás nevű hatékony funkció használatával .

Ha hálózaton dolgozik, és használnia kell a QuickBooks hálózati funkcióit, vagy csak szeretne tájékozódni azokról, olvassa el ezt a cikket. Ha Ön az egyetlen, aki használja a QuickBooks-t, kihagyhatja ezt a cikket.

QuickBooks-fájl megosztása hálózaton

Két fontos funkció támogatja a QuickBooks többfelhasználós hálózati képességét: felhasználói engedélyek és rekordzárolás. A felhasználói engedélyek funkció egy QuickBooks-fájl több felhasználójának egyedi engedélybeállításokat ad a QuickBooks különböző területeinek eléréséhez. Vedd zár, a második jellemző lehetővé teszi egynél több személy egyszerre bejelentkezni és a munka egy QuickBooks fájlt.

Felhasználói engedélyek

A QuickBooks lehetővé teszi a felhasználói engedélyek beállítását, így a különböző QuickBooks-felhasználóknak különböző jogosultságokat adhat. Jane Owner bármit megtehet, amit akar, mert metaforikusan szólva ő Da Man. Joe Clerk azonban előfordulhat, hogy csak számlákat írhat be. Joe, a talán kétes ítélőképességű és diszkréciójú alázatos hivatalnok nem biztos, hogy képes megtekinteni a vállalat eredménykimutatását, kinyomtatni a csekkeket vagy rögzíteni az ügyfelek kifizetéseit. Ennek az ötletnek gyakorlati szinten van értelme, nem? Olyan helyzetben, amikor egy csomó ember hozzáfér a QuickBooks fájlhoz, meg kell győződnie arról, hogy a bizalmas információk bizalmasak maradnak.

Arról is gondoskodnia kell, hogy az emberek ne tudják szándékosan vagy akaratlanul megrontani a pénzügyi nyilvántartásait. Nem akarja, hogy valaki helytelen adatokat adjon meg (talán azért, mert belebotlik a QuickBooks program olyan területére, ahol nincs dolga). És nem akarja, hogy valaki csalárd módon rögzítsen tranzakciókat – például hamis csekkeket –, hogy készpénzt vehessen át.

Azt hiszem, ha átgondolja ezeket a felhasználói engedélyekkel kapcsolatos dolgokat, akkor rá fog jönni, hogy „Hé, igen, ennek van értelme!” Szóval nem fogok többet beszélni róla. Befejezésül hadd emeljek ki néhány általános észrevételt arról, hogyan dönti el, mely felhasználói engedélyek megfelelőek:

• Adatok bizalmas kezelése: Ez a probléma valószínűleg leginkább az Ön vezetési filozófiájához kapcsolódik. Minél nyitottabb a dolgokkal kapcsolatban, valószínűleg annál kevésbé kell attól tartanod, hogy az emberek valamiért lesnek. Szeretném azonban rámutatni, hogy a bérszámfejtés mindig kényes téma. Ha mindenki tudja, hogy a többiek mennyit fizetnek, érdekes viták alakulnak ki – de ezt már tudtad.
• Adatsérülés: Az adatsérüléssel kapcsolatban tudnia kell, hogy az emberek általában két általános szabályt alkalmaznak:
  • Ne adjon hozzáférést az embereknek olyan eszközökhöz, amelyeket nem tudnak használni. Ez csak bajt jelent.
  • Gondoskodjon arról, hogy senki ne moccanhasson felügyelet nélkül a számviteli rendszer egyes területein – különösen, ha az illető készpénzt nyilvántart vagy kezel.

Ha lehetséges, alkalmazzon baráti rendszert, amelyben az emberek együtt csinálnak dolgokat, hogy az emberek mindig kétszer ellenőrizzék mások munkáját – még ha csak közvetve is. Talán Joe rögzít egy számlát, de Jane mindig levágja a csekket, hogy kifizesse a számlát. Lehet, hogy Raul rögzíti az ügyfelek számláit, de Chang kiküldi őket. Lehet, hogy Saul feljegyzi a készpénzbevételeket, de Beth letétbe helyezi azokat. Látod a mintát, igaz? Ha két ember foglalkozik egy adott gazdasági eseménnyel – ismét, különösen azzal, amely készpénzzel jár –, nagyon jó ötlet, hogy Joe és Jane, Raul és Chang, valamint Saul és Beth egymás válla fölött nézzenek át.

Felvétel zárolása

A rekordzárolás megértésének legegyszerűbb módja, ha összehasonlítjuk a zárolás másik változatával: a fájlzárolással. A legtöbb más program fájlzárolást használ. Fájlzárolásazt jelenti, hogy ha a hálózaton egy személy megnyitott egy szövegszerkesztő dokumentumot, akkor a hálózaton senki más nem tudja megnyitni és szerkeszteni azt a dokumentumot. Mások meg tudják nyitni a dokumentum másolatát, amelyet elmenthetnek a számítógépükre, de nem tudják szerkeszteni az eredeti dokumentumot. Az operációs rendszer zárolja az eredeti dokumentumot (a fájlt), hogy egyszerre csak egy személy tudjon bolondozni a fájllal. Ez a zárolás biztosítja az adatok integritását és az emberek által az adatokon végrehajtott változtatásokat. (Ha ez az integritás biztosításával kapcsolatos üzlet furcsának tűnik, gondoljon bele, milyen nehézséget okoz annak biztosítása, hogy mindkét ember módosításai egy szövegszerkesztő dokumentumba kerüljenek, amelyet mindketten egyszerre szerkesztenek.)

A rekord zárolása másként működik. A rekord zárolásával a hálózaton egynél több személy nyithatja meg és szerkesztheti egyszerre ugyanazt a fájlt, de egy adott rekorddal csak egy személy dolgozhat.

A rekord egy fájl része. Például egy olyan számlát tartalmazó fájlban, amellyel tartozott a szállítóknak, a fájl a teljes számlagyűjtemény. Az egyes számlák rekordok a fájlban, és egynél több személy nyithatja meg a számlaállományt. Az egyes számlák – a fájlt alkotó egyedi rekordok – azonban zárolva vannak, amikor valaki megragad egy rekordot.

Ez az információ túl nagy zavarnak tűnhet, de a fájlok és a fájlon belüli rekordok megkülönböztetése teszi lehetővé a fájlok megosztását. A QuickBooksban például, ha Jane egy Alpha Company számlát ír be egy fájlba, Joe szerkesztheti a Beta Corporation számláját, mivel a két számla különböző rekord. A rekordzárolás miatt azonban Jane nem tud bolondozni a Beta Corporation törvényjavaslatával, amelyet Joe szerkeszt. És Joe – ismét a rekordzárolás miatt – nem tud babrálni az Alpha Company számlájával, amelyet Jane beír.

Általánosabban fogalmazva, két ember nem szerkesztheti egyidejűleg ugyanazt a rekordot egy fájlban. A rekord zárolása lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy egy fájlt többfelhasználós környezetben is használjanak, mivel egynél több személy dolgozhat egy fájllal.

QuickBooks telepítése hálózati használatra

A QuickBooks hálózati használatra történő telepítéséhez először telepítenie kell a QuickBooks-t a hálózat összes olyan számítógépére, amelynek hozzá kell férnie a QuickBooks fájlhoz, és dolgoznia kell vele. Ez a feladat nem bonyolult. A QuickBooks-fájlok megosztásához nem kell semmilyen divatos módon telepítenie a QuickBookst.

Minden egyes számítógéphez meg kell vásárolnia a QuickBooks egy példányát, amelyen a program futni fog. Ha három olyan számítógépe van, amelyen QuickBooks-ot szeretne használni, három QuickBooks-példányt kell vásárolnia. Vagy megvásárolhatja a QuickBooks speciális többüléses licencváltozatát. Ha a QuickBooks egyetlen példányát (egyetlen kulcskóddal) próbálja telepíteni több számítógépre, a QuickBooks nem engedi, hogy két, ugyanazt a kulcskódot használó számítógép megosszon egy fájlt többfelhasználós módban.

Amikor létrehozza a megosztani kívánt fájlt, gondoskodnia kell arról, hogy a fájlt olyan helyen tárolja, ahol a többi QuickBooks-felhasználó hozzáférhet. Vagyis előfordulhat, hogy a fájlt egy szerveren kell tárolnia. A fájlt kliensszámítógépen is tárolhatja, feltéve, hogy megosztási engedélyeket ad meg ahhoz a mappához vagy meghajtóhoz, amelyre a QuickBooks-fájlt menti.

Egy másik fontos dolog: Aki létrehozza a QuickBooks fájlt, az automatikusan fájladminisztrátor lesz. A fájlrendszergazda hozzáfér a fájl minden területéhez, és beállítja a többi fájlfelhasználót, így nem szeretné, hogy bárki beállítsa a QuickBooks fájlt. Akár a cégtulajdonos, akár a számviteli vezető alkalmas erre a feladatra. Mindenesetre a fájlt létrehozó személynek megbízható törzsvendégnek kell lennie az irodában, aki könnyen elérhető minden felmerülő kérdés vagy probléma esetén. Valószínűleg ennek a személynek erős számviteli múlttal kell rendelkeznie. További részletekért lásd a következő részt.

Felhasználói engedélyek beállítása

A QuickBooks telepítése során vagy később megadhatja a QuickBooksnak, hogy ki fogja még használni a fájlt, és engedélyeket állíthat be ezeknek a személyeknek.

Felhasználói engedélyek az Enterprise Solutions szolgáltatásban

Az Enterprise Solutions engedélyeinek beállításához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Mondja el a QuickBooksnak, hogy felhasználói engedélyeket szeretne beállítani.

Válassza a Vállalat→Felhasználók→Felhasználók és szerepkörök beállítása parancsot. A QuickBooks megjeleníti a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanelt (nem látható).

2. Jelezze, hogy új felhasználót szeretne beállítani.

Kattintson az Új gombra, hogy a QuickBooks megjelenítse az Új felhasználó párbeszédpanelt (nincs látható), amely felsorolja a különféle számviteli szerepköröket, amelyeket a QuickBooks-felhasználók betölthetnek. Ezek a szerepkörök lehetővé teszik a felhasználó számára, hogy megfelelő számviteli feladatokat hajtson végre a QuickBooks programmal. A párbeszédpanel alján található Leírás mező összefoglalja azokat a feladatokat, amelyeket egy adott szerepkörben valakinek el kell végeznie.

3. Válassza ki azt a szerepet, amely a legjobban illik az Ön által leírt felhasználóhoz, majd kattintson a Hozzáadás gombra.

A tulajdonosoknak egyébként Full Access szerepkörrel kell rendelkezniük, hogy bármit megtehessenek, amit akarnak. Vegye figyelembe, hogy egy felhasználónak több szerepkört is megadhat.

Ha módosítani szeretné egy meglévő felhasználó engedélyeit, válassza ki a felhasználót a Felhasználólista lapon, majd kattintson a Szerkesztés gombra. A QuickBooks megjeleníti a Felhasználó szerkesztése párbeszédpanelt (a képen nem látható), amely az Új felhasználó párbeszédpanelhez hasonlít, és lehetővé teszi a felhasználó szerepének vagy szerepeinek megváltoztatását.

4. Kattintson az OK gombra a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanelhez való visszatéréshez.

Megtekintheti az engedélyeket (alapvetően a QuickBooks által engedélyezett képességek listáját) egy adott személyhez vagy egy előre meghatározott szerepkörhöz. A felhasználó jogosultságainak megtekintéséhez válassza a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanel Felhasználólista lapját, kattintson az Engedélyek megtekintése gombra, válassza ki a felhasználót a listából, majd kattintson a Megjelenítés gombra. A QuickBooks egy nagy párbeszédpanelt jelenít meg, amely pontosan meghatározza, hogy a felhasználó mit tehet. Egy adott szerepkör engedélyeinek megtekintéséhez válassza a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanel Szerepkörlista lapját, kattintson az Engedélyek megtekintése gombra, válassza ki a szerepet, majd kattintson a Megjelenítés gombra.

Felhasználói engedélyek a QuickBooks Pro és a Premier alkalmazásban

A QuickBooks Pro vagy a QuickBooks Premier engedélyek beállításához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza a Vállalat→Felhasználók és jelszavak beállítása→Felhasználók beállítása parancsot.

A QuickBooks megjeleníti a Felhasználólista párbeszédpanelt (lásd az ábrát).

Felhasználólista párbeszédpanel

2. Kattintson a Felhasználó hozzáadása gombra.

A QuickBooks megjeleníti a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelt, amelyet új felhasználók hozzáadására és jelszavak megadására használhat.

Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanel

3. Írja be annak a további személynek a felhasználónevét és jelszavát, akinek használni szeretné a QuickBooks fájlt; majd írja be újra a jelszót a Jelszó megerősítése szövegmezőbe.

A jelszó újbóli megadása megerősíti, hogy az első alkalommal helyesen írta be a jelszót.

Ettől kezdve, amikor valaki megnyitja a QuickBooks fájlt, a QuickBooks felhasználónevet és jelszót kér. Tehát ahhoz, hogy egy másik személy hozzáférhessen a QuickBooks fájlhoz, meg kell adnia az Ön által beállított felhasználónevet és jelszót.

4. Adja meg a felhasználó hozzáférését.

A QuickBooks megjelenít egy párbeszédpanelt, amely megkérdezi, hogy szeretné-e, hogy a személy hozzáférjen a QuickBooks fájl minden területéhez, vagy csak néhány területhez.

Ha megadja, hogy csak bizonyos területekhez kíván hozzáférést biztosítani – valószínűleg a szokásos esetben –, a QuickBooks párbeszédpanelek sorozatát jeleníti meg, amelyek lehetővé teszik az egyes területek engedélyeinek beállítását. Kiválaszthatja a No Access (Nincs hozzáférés) gombot, ha egy adott területet (például banki dolgokat) szeretne letiltani a felhasználó számára, kiválasztja a QuickBooks összes területe opciógombot, hogy engedélyezze a felhasználónak tranzakciók és jelentések létrehozását és nyomtatását a területen, vagy kiválaszthatja a QuickBooks kiválasztott területei opciógombot, hogy a felhasználó részleges hozzáférést biztosítson a területhez. Ha a Kijelölt területek opciót választja, meg kell adnia a korlátozott hozzáférést úgy, hogy végiglép a varázsló oldalain, és részletesen leírja a felhasználó számára kívánt hozzáférést. Azt is megadhatja, hogy más alkalmazások (például a TurboTax) hozzáférjenek-e a QuickBooks adataihoz.

Meghatározza, hogy a felhasználó mely területekhez férhet hozzá

5. Tekintse át a felhasználó hozzáférését.

Miután befejezte a Felhasználói jelszó beállítása és a Hozzáférés párbeszédpaneleket, a QuickBooks összefoglalja a felhasználó engedélyeit. Kattintson a Vissza gombra, ha vissza kell térnie és módosítania kell egy terület engedélyeit, vagy kattintson a Befejezés gombra, jelezve, hogy befejezte annak meghatározását, hogy az adott felhasználó mit tehet. A QuickBooks ismét megjeleníti a Felhasználólista párbeszédpanelt az új felhasználó hozzáadásával. Új felhasználó hozzáadásához kattintson a Felhasználó hozzáadása gombra, a kiválasztott felhasználó szerkesztéséhez kattintson a Felhasználó szerkesztése gombra, vagy a párbeszédpanel bezárásához kattintson a Bezárás gombra.

A felhasználó bejelentkezhet és megnyithat egy QuickBooks-fájlt a hálózat bármely számítógépéről, feltéve, hogy a számítógépen telepítve van a QuickBooks, és hálózati hozzáférése van a QuickBooks-fájlhoz. Ha azonban egy személy megpróbál megnyitni egy korlátozott területet, vagy jogosulatlan műveletet hajt végre, a QuickBooks egy üzenetdobozt jelenít meg, amely jelzi, hogy a személy nem rendelkezik a művelet végrehajtásához szükséges engedélyekkel.

Meghatározás és munka többfelhasználós módban

Ahhoz, hogy egynél több személy dolgozhasson egy QuickBooks-fájllal egyszerre, a felhasználóknak többfelhasználós módban kell dolgozniuk a QuickBooks-fájllal . A fájlt elsőként megnyitó személynek meg kell adnia a többfelhasználós módot, hogy mások is meg tudják nyitni a fájlt. A többfelhasználós mód megadásához válassza a Fájl–>Váltás többfelhasználós módra menüpontot. Megállapítható, hogy többfelhasználós módban dolgozik, mert a QuickBooks címsora ezt jelzi. Amikor mások megnyitják a QuickBooks fájlt, az automatikusan többfelhasználós módban nyílik meg. Ahhoz, hogy egy másik felhasználó egyfelhasználós módban dolgozhasson, a többi felhasználónak be kell zárnia a QuickBooks fájlt, és annak a felhasználónak, aki egyfelhasználós módban szeretne dolgozni, a Fájl->Váltás egyfelhasználós módra lehetőséget kell választania.

A QuickBooks-fájlok hálózaton keresztüli megosztása magában foglal néhány trükköt. Először is meg kell győződnie arról, hogy senki, aki egyfelhasználós módban van, nem használja a megnyitni kívánt fájlt. Ha valaki használja a fájlt, és Ön megpróbálja megnyitni, a QuickBooks egy üzenetet jelenít meg, amely jelzi, hogy valaki egyfelhasználós módban használja a céges fájlt. Mondja meg a személynek, hogy váltson többfelhasználós módba, majd kattintson a Próbálkozzon újra gombra.

Amint elkezdi létrehozni vagy szerkeszteni egy tranzakciót, a QuickBooks zárolja a tranzakciót. Így senki más nem szerkesztheti a tranzakciót, amíg Ön dolgozik rajta. Azt, hogy egy tranzakció szerkesztési módban van-e megnyitva, a QuickBooks által az űrlap tetején lévő címsorban jeleníthető meg: Tranzakció szerkesztése. Más felhasználók megnyithatják a tranzakciót, miközben Ön szerkesztési módban szerkeszti azt, de addig nem módosíthatnak rajta, amíg Ön be nem fejezi.

Ha például olyan tranzakciót próbál meg szerkeszteni, amelyet munkatársa, Harriet már megnyitott szerkesztési módban, például a QuickBooks egy üzenetet jelenít meg, amely így szól (és itt átfogalmazva): Elnézést, Bubba. Harriet ezzel a tranzakcióval dolgozik. Később vissza kell jönnie.