QuickBooks 2019 Online Banking

Ebben a cikkben kezdjük a QuickBooks online banki és számlafizetési funkcióinak megvitatásával, majd az Intuit PaymentNetwork szolgáltatásokkal, amelyek néhány vállalkozás számára nagyon klassz eszközök. Röviden áttekintünk néhány egyéb online szolgáltatást is, amelyeket az Intuit biztosít a QuickBooks felhasználók számára.

Az elektronikus banki ügy

Mielőtt megvitatnánk a QuickBooks online banki és fizetési szolgáltatásait, mérlegelnie kell, hogy ezek a szolgáltatások egyáltalán értelmesek-e az Ön és vállalkozása számára. Az online bankolásnak van értelme néhány ember számára – talán még Ön is. De lehet, hogy inkább egy '62-es Cadillac bordáihoz hasonlít: menő, de nem olyan menő.

Szóval mi a felhajtás?

A QuickBooks esetében az online bankolás két részből áll: magából az online bankból és az online számlafizetésből. Az online bankolás alapvetően lehetővé teszi, hogy számlaátutalási utasításokat továbbítson bankjának, és számítógépe és az internet segítségével elektronikusan letöltse (lekérje) a számlainformációkat. Az online számlafizetés lehetővé teszi a fizetési utasítások elektronikus továbbítását. (Lényegében azt mondja a banknak, hogy írjon, bélyegezzen és küldjön csekket, hogy ne kelljen.)

És ez, barátom, nagyjából annyit jelent, mint az online bankolás.

Néhány ok, amiért óvatosnak kell lenni az online banki szolgáltatásokkal kapcsolatban

Nem tudom, hogy érdemes-e online bankolni, de megosztok veled néhány gondolatot. És ne vicceljünk, az évek során fenntartásaim voltak ezzel a funkcióval kapcsolatban. Biztonságos? Könnyű? Ez csak egy újabb módja annak, hogy egy szoftvercég és a bankom több pénzt keressen rajtam?

Íme a legutóbbi gondolatom az üggyel kapcsolatban: Használnia kellene az online banki szolgáltatást. Biztonságos, ha nem osztja meg személyes azonosító számát (PIN), és rengeteg időt takarít meg. Valójában az online banki szolgáltatásoknak lehetővé kell tenniük sok cégtulajdonos számára, hogy a hét végén néhány percnyi munka erejéig maguk végezzék el könyveiket.

Ennek ellenére gyorsan fel kell hívnom a figyelmet a néhány legyre, hogy úgy mondjam:

• Bankjának az Intuit szolgáltatást kell használnia. A teljes körű online banki szolgáltatás használatához olyan bankot kell használnia, amely feliratkozott erre az Intuit szolgáltatásra. Sok-sok nagy bank regisztrált. Természetesen folyamatosan több bank regisztrál, de néhányan még nem. Tehát ha a bankod nem ugrott be a bandakocsiba – vagyis az Intuit kocsiba –, akkor te sem ugorhatsz rá, legalábbis nem a zenekar teljes értékű tagjaként.

Ha meg szeretné tudni, hogy bankja kínál-e online banki szolgáltatást, válassza a Banki szolgáltatások → Banki hírcsatornák → Résztvevő pénzügyi intézmények menüpontot. Miután csatlakozott az internethez, a QuickBooks megjeleníti azon bankok listáját, amelyek támogatják az online banki szolgáltatások Intuit ízét.

• Nem teljesen papírmentes. Bár egy teljesen elektronikus rendszer nagyon hatékonynak és nagyon simanak hangzik, fel kell ismernie, hogy az online számlafizetés (az online banki szolgáltatások egyik kulcsfontosságú eleme) gyakran nem olyan hatékony vagy sima, mert őszintén szólva a rendszer nem teljesen elektronikus. .
  "Mi a …?" te kérdezed. – Azt hittem, ez a lényeg. Jóban-rosszban a legtöbb vállalkozás továbbra is úgy van beállítva – és továbbra is elvárják –, hogy papíralapú csekkeket kapjon átutalási tanácsokkal. A fizetési utasítások átadásakor gyakran az történik, hogy a bank vagy az online fizetési szolgáltatás egyszerűen kinyomtat Önnek egy csekket. Gondolkozz ezen egy percre. Ha a bank kinyomtatja a csekket, továbbra is fennáll a kinyomtatott csekk összes hátránya, beleértve a következőket:
  • Továbbra is több időt kell hagynia a postázásra.
  • Továbbra is fennáll annak a lehetősége, hogy a csekk elveszik.
  • Továbbra is fennáll annak a lehetősége, hogy a csekket helytelenül alkalmazzák. Más szóval, a villanyszámla befizetéséhez szükséges csekket a szomszéd számlájára alkalmazhatják.
• Nagyobb a hibalehetőség. Sőt, megvan az a plusz bonyodalom is, hogy a bankja nevelje fel ezt az egészet.
• (általában) nem ingyenes. A legrosszabb az egészben, hogy a bank valószínűleg díjat számít fel ezért a szolgáltatásért. És az Intuit is. (Ne feledje, hogy a bankok és a szoftvercégek úgy gondolják, hogy az online bankolás a pénzkereseti lehetőség.)
• Előfordulhat, hogy az eladók összezavarodnak. Ha a bankjától kapja a kifizetéseket, nem pedig közvetlenül Öntől, az megzavarhatja a szállítókat. A zűrzavar abból adódik, hogy a kapott csekkeket ezekbe az aranyos kis borítékokba csomagolva érkeznek, amelyeket szinte minden oldalról a perforáció mentén fel kell tépni. És mivel online fizetéssel nem tud átutalási szelvényt küldeni, a szállítók könnyen hibásan jóváírhatják számláját, ami problémákhoz vezethet. (Az áramszolgáltató társaságom rendszeresen azzal fenyeget, hogy elzárja a gázt az irodámban, mert bár a villany- és gázdíjam ugyanabban a számlában szerepel, az áramszolgáltató nem szereti, ha a QuickBooks online számlafizetési rendszerén keresztül küldök egy csekket. két ellenőrzésre van szüksége: egy a villanyszámlához és egy a gázszámlához.)

Még egy probléma említésre méltó. Az online banki szolgáltatások használata során egy összetett rendszert hoz létre anélkül, hogy egyértelmű felelősséget vállalna a problémamegoldásért és a technikai támogatásért. Ez pedig azt jelenti, hogy ha problémái vannak, nem mindig hívhat valakit segítségért. (Nem viccelek. Épp a napokban írt nekem egy szegény srác, mert nem működtek az online banki dolgai. Az Intuit a bankot hibáztatta; a bank a PC hardverét hibáztatta; a PC-cég az Intuitot. Ennek a fickónak olyan problémája van, amit senki sem tud megoldani vagy megoldani.) Ezt fontos megérteni, ezért hadd vázoljam fel röviden az online fizetés során felmerülő lépéseket:

A tranzakciót a QuickBooksban adja meg.

Ön létrehoz (vagy a QuickBooks létrehozza) az internetkapcsolatot.

A QuickBooks az internetkapcsolat segítségével küldi el a tranzakciót a banknak.

A bank megkapja a tranzakciós információkat, és általában létrehoz egy csekket, amelyet elküld a fizető személynek.

Az a személy, akit fizet, megkapja a csekket (remélem), és jóváírja a fiókját.

Öt egyszerű lépés, igaz? Rossz. Ezen öt lépés bármelyike ​​elromolhat. És ha mégis, akkor valójában nem fizet vagy nem utal át, és nem fogja tudni, miért:

• Bugok történnek. Ha a QuickBooks vagy a számítógépe hibát észlel, akkor azt mondhatja, hogy beírt és továbbított egy tranzakciót, holott valójában nem. Ez történt velem.
• Internetezni kell. Ha az internetkapcsolat nem vagy nem megbízhatóan működik, nem tudja elküldeni az online tranzakciót. Problémám adódtak az online banki ügyintézéssel otthon kábelmodemes internetkapcsolaton keresztül (viharkimaradások), valamint a munkahelyemen, amikor hálózatot és üvegszálas kapcsolatot használok (akár rosszul konfigurált hálózat, akár rossz hardver).
• A bankok esendőek. Ha a bank elrontja a csekk kinyomtatását vagy postázását, természetesen a csekkje nem kerül oda. A QuickBooks lehetővé teszi, hogy egy csekken ötsoros címet adjon meg, de a bank vagy az online fizetési szolgáltatás által kinyomtatott csekk csak négysoros lehet. Tehát a QuickBooks csak eltávolítja a címblokk ötödik sorát.

Bármikor, amikor ezek a problémák előfordulnak, nem fogod tudni, hogy mi romlott el – csak azt, hogy valami elromlott. És te leszel a felelős a probléma megoldásáért, még akkor is, ha ez a bank, az Intuit, az internetszolgáltató, a telefontársaság vagy valaki más hibája lehet.

Az online bankolás értelme

Szóval mit kell tenned? Hadd tegyek egy javaslatot: Ha olyan bankot használ, amely online banki szolgáltatást nyújt, próbálja ki a szolgáltatást. Teljesen! Nem túl drága – valószínűleg ingyenes, vagy (legrosszabb esetben) csak néhány dollár havonta. Ha később úgy dönt, hogy nem tetszik a szolgáltatás, bármikor visszatérhet a régimódi banki tevékenységhez.

Ha olyan bankot vesz igénybe, amely nem nyújt online banki szolgáltatásokat, és nagyon kiakadt emiatt, az Intuit online számlafizetési szolgáltatás segítségével kipróbálhatja az online banki szolgáltatások online számlafizetési összetevőjét. Az online számlafizetés az a rész, amelyben utasításokat küld a bankjának (ha az biztosítja a szolgáltatást) vagy az Intuitnak, hogy írjon és küldjön csekket. Az online számlafizetési szolgáltatást bármely számlával használhatja. Lényegében Ön engedélyt ad az Intuitnak, hogy automatikusan pénzt vonjon le a számlájáról, hogy kifizetéseket hajtson végre az Ön helyett.

Regisztráció a szolgáltatásra

Az online banki szolgáltatásra való regisztrációhoz mindössze annyit kell tennie, hogy válassza a Banki szolgáltatások → Banki hírfolyamok → Számla beállítása az online szolgáltatásokhoz lehetőséget. A QuickBooks elindít egy online alkalmazásvarázslót, amely végigvezeti Önt az online banki szolgáltatások igénybevételének lépésein. Csak kövesse a képernyőn megjelenő utasításokat, és íme! Ez az. Az írástudás másik előnye.

Ahhoz, hogy ténylegesen megkezdhesse az online fizetések továbbítását vagy a számlalekérdezéseket, ki kell töltenie a kérelmet, és fel kell dolgoznia azt. Vegye figyelembe azt is, hogy a kérelmet általában úgy töltheti ki, hogy kitölti a banki papírokat, és leadja azt. Lehetséges, hogy nem kell az online jelentkezési eljárást használnia.

Online fizetés lebonyolítása

Tervezze meg az online fizetések létrehozását és elküldését egy bő héttel az esedékesség előtt. Kérésének feldolgozása, majd a csekk kinyomtatása és elküldése időt vesz igénybe az online számlafizetési szolgáltatásnál, és a bankja által küldött csekk nem megy gyorsabban postán, mint az Ön által elküldött csekk. Ezért ne várja el, hogy az online számlafizetés időt takarítson meg a saját maga által kinyomtatott vagy kézzel írt csekkek küldésével szemben.

Miután regisztrált az online banki szolgáltatásra, a fizetés egyszerű. Csak kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza a Banki → Csekk írása menüpontot.

A kezdőképernyőn a Csekk írása ikonra is kattinthat. Ha már írt csekkeket a QuickBooks segítségével, valószínűleg felismeri régi barátját a Csekk írása ablakban, ahogy az ábra is mutatja.

Az Ellenőrzések írása ablak.

2. Kattintson az ablak tetején található Bankszámla legördülő menüre, majd válassza ki azt a számlát, amelyről ezt a csekket ki szeretné írni.

A fiók kiválasztása nagyon fontos lépés. Mielőtt csekket írna, győződjön meg arról, hogy a megfelelő fiókhoz fér hozzá.

3. Jelölje be a Pay Online jelölőnégyzetet a szalagon.

A jelölőnégyzet bejelölése egy másik fontos lépés. Ha nem jelöli be ezt a jelölőnégyzetet, akkor nem fizet online; Ön csak ír egy rendszeres csekket, amelyet ki kell nyomtatnia vagy kézzel kell írnia.

4. Töltse ki a csekket.

Ha a kedvezményezett szerepel valamelyik névlistán, az Automatikus kitöltés funkció néhány betű beírása után kitölti a kedvezményezett nevét a Fizetés a sorrendben sorban. Az online számlafizetéshez meg kell adnia a helyes címet. Ha a cím hiányos, a QuickBooks figyelmezteti Önt, és kéri, hogy javítsa ki. Ha korábban nem írt be tranzakciót ehhez a személyhez vagy félhez, vagy nem vette fel az adott személyt vagy felet egy listára, a QuickBooks felkéri a kedvezményezett nevének gyors hozzáadására vagy beállítására. Csináld.

Mellesleg, a QuickBooks segítségével több információt gyűjthet azokról, akikről online fizetéssel fog fizetni.

Írja be a csekk összegét a dollárjel mellé, majd nyomja meg a Tab billentyűt. A QuickBooks kiírja neked az összeget a Dollars soron.

5. Ha szükséges, töltse ki a Költségek és Tételek füleket.

6. Kattintson a Mentés és új vagy a Mentés és bezárás gombra a csekk beírásának befejezéséhez.

Kattintson a Mentés és új elemre egy újabb csekk írásához, vagy kattintson a Mentés és bezárás gombra, ha pillanatnyilag befejezte a csekk írását. Tessék, itt van. A csekk megírásra került, bekerült a csekknyilvántartásba, és készen áll a küldésre, hogy a bankja vagy az Intuit kinyomtassa és postázhassa.

És azt hitted, hogy ez a cucc kemény lesz, nem?

Azok az emberek, akik hozzászoktak a Quickenhez, a QuickBooks rokon termékéhez, érdemes a Regisztráció ablakot használni az online fizetéshez. Használhatja a Regisztrálás ablakot a QuickBooksban is, bár ez nem annyira sima. A fizetést a szokásos módon adja meg, kivéve, hogy a Csekkszám szövegmezőbe írja be a KÜLDÉS szót .

Pénz átutalása elektronikusan

A bankszámlák között elektronikusan is átutalhat pénzt, amennyiben a számlák ugyanabban a bankban vannak. (Természetesen mindkét számlát be kell állítani az online bankoláshoz is.) A következőket kell tennie:

1. Válassza a Banki → Átutalás menüpontot.

Megjelenik az Átutalás a számlák között ablak.

2. Az Átutalás innen legördülő menüből válassza ki azt a bankszámlát, amelyről a pénzt utalni kívánja.

3. Az Átutalás ide legördülő menüből válassza ki azt a bankszámlát, amelyre utalni kívánja a pénzt.

4. Válassza ki azt a számlát, amelyre az összeget fogadni szeretné.

5. Jelölje be az Online pénzátutalás jelölőnégyzetet.

Ezzel közli a QuickBooks-szal, hogy ezt az átvitelt elektronikusan kívánja végrehajtani. (Ez a mező nem jelenik meg, ha nincs beállítva az online bankoláshoz.)

6. Írja be az átutalni kívánt összeget az Átutalás összege mezőbe, majd töltse ki az Emlékeztető szövegmezőt.

Egy nap bemész annak a számlának a nyilvántartásába, amelyről pénzt utalsz át, és elgondolkodhatsz azon, hogy hova utaltad át ezt a pénzt, és miért. A Memo sor kitöltése előre megoldja ezt a kis rejtélyt.

7. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

Az átvitel rögzítésre kerül. Az átutalási utasítások elküldése után az átutalási tranzakció könyvelésre kerül a számláján – talán nem azonnal, de olyan gyorsan, mint egy telefonos vagy ATM-es átutalás.

Az utasítások módosítása

A QuickBooks valójában nem küldi el vagy továbbítja az Ön fizetési és átutalási utasításait, amíg Ön nem mondja neki. Ez az apró tény azt jelenti, hogy módosíthatja vagy szerkesztheti fizetési utasításait (amit a Csekk írása ablakban ad meg) és átutalási utasításait (amit a Pénzeszközök átutalása a számlák között ablakban ad meg), amíg ténylegesen el nem küldi azokat. Az online fizetéseket és a számlaátutalásokat ugyanúgy szerkesztheti, mint a szokásos befizetéseket és számlaátutalásokat.

Utasítások továbbítása

Miután leírta azokat az online fizetéseket és számlaátutalásokat, amelyeket a QuickBookstól szeretne végrehajtani, továbbítja ezeket az információkat a banknak. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza a Banking → Bank Feeds → Bank Feeds Center menüpontot.

Megjelenik a Banki hírfolyamok ablak, amely azonosítja azt a bankszámlát, amellyel dolgozni fog.

2. A képernyő bal oldalán lévő ablaktábla Pénzintézet legördülő menüjéből válassza ki azt a bankot, amelyhez a fizetési és átutalási utasításokat továbbítja.

3. Utoljára tekintse át a fizetési és átutalási utasításokat.

Vessen egy utolsó pillantást a küldendő tételek listájára, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az Ön által elküldött fizetési és átutalási utasítások helyesek. Ha kérdése van egy adott utasítással kapcsolatban, kattintson rá, majd kattintson a Szerkesztés gombra. Ha tudja, hogy egy adott fizetési utasítás helytelen, kattintson rá, majd kattintson a Törlés gombra.

4. Kattintson a Küldés/Fogadás gombra a fizetési és átutalási utasítások továbbításához.

A QuickBooks felkéri Önt, hogy adjon meg PIN-kódot egy aranyos kis párbeszédpanelen. Ha először küld fizetési és átutalási utasításokat, a QuickBooks valószínűleg felszólítja a PIN-kód megváltoztatására. Ha nincs küldendő tranzakciója, a QuickBooks átnevezi a Tranzakciók fogadása gombot.

5. Tekintse át azokat a tranzakciókat, amelyekről a bank tájékoztat.

Miután a QuickBooks létrehozta a kapcsolatot, és elküldi és fogadja a tranzakciókat, a QuickBooks frissíti az Online Banking Center ablakban megjelenő információkat. A felsorolt ​​tételek közül többről további információt kaphat, ha rájuk kattint. Az ablak alján megjelenő Tranzakciók hozzáadása a QuickBookshoz gombra kattintva hozzáadhat olyan tranzakciókat, amelyeket a QuickBooks letölt a bankból, de még nem szerepelnek a bankszámla-nyilvántartásában.

6. Kattintson a Bezárás gombra.

Hé, ha kész, akkor kész.

Üzenet a palackban

Ha minden banki ügyét elektronikusan intézi, az kissé nyugtalanító lehet, amikor elkezdi. Mi van, ha például kérdése van? Nem kell mást tennie, mint küldenie egy e-mailt a banknak, és feltenni az ottani embereknek, hogy milyen kérdést szokott feltenni egy telefonhívás során vagy a behajtási ablakban. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza a Banki → Banki hírfolyamok → Online banki üzenet létrehozása menüpontot.

A QuickBooks megjeleníti a Bank Feeds Message ablakot, és kitölti a bank nevét (amíg csak egy bankkal használja az online banki szolgáltatásokat). Ha több banknál vesz igénybe online banki szolgáltatásokat, az Üzenet címzett legördülő menüből válassza ki annak a banknak a nevét, amelyhez üzenetet szeretne küldeni.

2. Kattintson a Tárgy szövegmezőre, majd írja be az üzenet tárgyának rövid leírását.

I may be telling you something you already know, but most email programs simply display a list of messages that includes the sender, the message subject, and the date. Therefore, the message subject that you use is one of the first bits of message information that the bank folks see.

3. Select the online account that you’re going to discuss in the message.

4. Click the Message text box and then type your message.

You’re on your own here.

5. (Optional) Click the Print button to print a copy of your message.

6. Click OK.

When you click OK, you add the message to the list of stuff that’s ready to send the next time you go online with your bank.

Other online opportunities

Intuit provides several other small-business-type online services to QuickBooks users. The company has also arranged for a merchant credit card service, for example; you can apply for this service online and then use it online to receive payments and even get charge authorizations. QuickBooks automatically connects you to its online search marketing service. Some of QuickBooks’ payroll services are very online-ish.

If you have questions about the current state of any of these products or services, visit the QuickBooks website and search for the name of the service.