QuickBooks 2019 beszerzési rendelés létrehozása

A QuickBooks vásárlási megrendelés egyszerű célt szolgál: azt mondja az eladónak, hogy szeretne vásárolni valamilyen terméket. Valójában a beszerzési megrendelés egy vásárlási szerződés.

Sok kisvállalkozás nem alkalmaz beszerzési megrendeléseket. De amikor egy bizonyos méretre nőnek, sok vállalkozás úgy dönt, hogy használja őket, mert a beszerzési rendelések az általuk megrendelt cikkek állandó nyilvántartásaivá válnak. Sőt, a beszerzési rendelések használata gyakran formalizálja a vásárlási folyamatot a vállalatnál. Dönthet például úgy, hogy a cégében senki sem vásárolhat 100 dollárnál többet, hacsak nem kap beszerzési rendelést. Ha csak Ön tud beszerzési rendeléseket kiadni, akkor ezzel az eljárással hatékonyan ellenőrizte a beszerzési tevékenységeket.

Hogyan készítsünk valódi QuickBooks vásárlási rendelést

A QuickBooks használatához vásárlási rendelések létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:

Mondja el a QuickBooksnak, hogy beszerzési rendelést szeretne létrehozni a Szállítók → Beszerzési rendelések létrehozása menüpontjával.

A QuickBooks megjeleníti a megjelenített ablakot.

Ha a Szállítók menüben nem található Megrendelések létrehozása parancs, a QuickBooks nem tudja, hogy Ön beszerzési rendeléseket szeretne létrehozni.

Használja a Szállító legördülő listát annak a szállítónak az azonosításához, akitől meg kívánja vásárolni a terméket.

A Szállító legördülő lista felsorolja az egyes szállítókat a szállítólistában.

(Opcionális) Osztályozza a vásárlást az Osztály legördülő lista segítségével.

Vegye figyelembe, hogy csak akkor látja az Osztály legördülő listát, ha bekapcsolta az osztálykövetést.

(Opcionális) Válasszon másik szállítási címet a jobb felső sarokban található Szállítási cím legördülő listából.

A Szállítás címe legördülő lista megjeleníti az összes ügyfelet, szállítót és alkalmazottat. A Szállítási címet a másik név valamelyikének kiválasztásával módosíthatja. Miután kiválasztott egy bejegyzést a Szállítási cím listáról, a QuickBooks kitölti a Szállítási cím mezőt a megfelelő információkkal.

Erősítse meg a megrendelés dátumát.

Kezdetben a QuickBooks az aktuális rendszerdátumot helyezi a Dátum mezőbe. Meg kell azonban győződnie arról, hogy a QuickBooks által a vásárlási rendelés dátumaként megadott dátum helyes-e. Ez a szerződés dátuma. Gyakran a dátum határozza meg a szerződéses feltételeket, például a napok számát, amelyen belül a tételt ki kell szállítani.

Erősítse meg a beszerzési rendelés számát.

A beszerzési rendelés száma vagy PO-száma egyedileg azonosítja a beszerzési rendelési bizonylatot. A QuickBooks sorban számozza a vásárlási rendeléseket az Ön számára, és a megfelelő számot a PO-szám mezőbe helyezi. A QuickBooks által a megfelelő beszerzési rendelés számáról alkotott tipp általában helyes. Ha nem helyes, megadhat egy csereszámot.

Erősítse meg az eladót és a szállítási címet.

A Szállító blokk és a Szállítási blokk azonosítja a szállítót, akitől a terméket vásárolja, és azt a címet, amelyre a szállítót küldeni szeretné. Ennek az információnak helyesnek kell lennie, ha a szállítói listája naprakész, és helyesen használta a Szállítási cím legördülő listát, hogy szükség esetén azonosítson egy alternatív szállítási címet.

Ennek ellenére győződjön meg arról, hogy az ebben a két címblokkban megjelenő információ helyes. Ha az információ nem megfelelő, természetesen javítsa ki. A címblokk információit úgy szerkesztheti, hogy kiválasztja a helytelen információkat, majd újra beírja azt, amit meg kell jeleníteni.

Írjon le minden egyes tételt, amelyet megrendelni szeretne.

A Megrendelések létrehozása ablak oszlopaival részletesen leírhatja az egyes tételeket, amelyeket a vásárlás részeként szeretne megrendelni. Minden elem a saját sorába kerül. Az eladótól megvásárolni kívánt cikk leírásához adja meg a következő információkat:

• Tétel: A Cikk oszlopban rögzítheti a megvásárolni kívánt cikk egyedi cikkszámát. Ne feledje, hogy a tételeket be kell írni vagy le kell írni a cikklistába. A cikklistáról a legfontosabb tudnivaló, hogy mindent, amit a számlán – vagy ami azt illeti, a beszerzési megrendelésben – meg kíván jeleníteni, le kell írni a cikkfájlban.

• Leírás: A Leírás oszlopban írja le a kiválasztott elemet. A Leírás mezőt úgy is szerkesztheti, hogy az érthető legyen az ügyfelek vagy a szállítók számára.

• Menny.: A Menny. oszlop a kívánt cikk mennyiségét adja meg. Természetesen ebben a mezőben adja meg a kívánt elemek számát.

• Díj: A Díj oszlop a cikk egységárát vagy egységárát adja meg. Vegye figyelembe, hogy a QuickBooks különböző címkéket használ ehhez az oszlophoz attól függően, hogy milyen típusú vállalkozást állított be.

• Vevő: A Vevő oszlop azt a vevőt azonosítja, akinek a terméket megvásárolja.

• Osztály: Az Osztály oszlopban a beszerzési rendelés tételeit a cikk szintjén osztályozza, nem pedig a beszerzési rendelés szintjén. Vegye figyelembe, hogy ez az oszlop csak akkor jelenik meg, ha bekapcsolta az osztálykövetést.

• Összeg: Az Összeg oszlop a cikkre fordított teljes összeget mutatja. A QuickBooks úgy számítja ki az összeget, hogy a mennyiséget megszorozza az árfolyammal (vagy árral). Az oszlop összegét módosíthatja. Ebben az esetben a QuickBooks úgy állítja be az árfolyamot (vagy árat), hogy a mennyiség szorzata mindig egyenlő legyen az összeggel.

Meg kell adnia a beszerzési rendelésben szereplő összes tétel leírását. Ez például azt jelenti, hogy ha hat cikket szeretne rendelni egy szállítótól, akkor a beszerzési rendelésnek hat sornyi információt kell tartalmaznia.

Nyomtassa ki a beszerzési rendelést.

A vásárlási megrendelés QuickBooks-ban történő rögzítésének célja a vásárlás hivatalos nyilvántartásának létrehozása. Szinte mindig szeretné továbbítani ezt a beszerzési rendelést az eladónak. A beszerzési megrendelés pontosan megmondja az eladónak, hogy mit szeretne vásárolni, és az árat, amelyet hajlandó fizetni.

A rendelés kinyomtatásához kattintson a Nyomtatás gombra. Később is kinyomtathatja a beszerzési rendeléseket kötegben, ha bejelöli a Nyomtatás később jelölőnégyzetet (amely a Fő lapon érhető el) beszerzési rendelések létrehozásakor, menti az összes beszerzési rendelést, amelyet később ki szeretne nyomtatni, majd a Fájl lehetőséget választja. → Űrlapok nyomtatása → Megrendelések parancs.

Mentse el a vásárlási rendelést.

Megrendelésének mentéséhez kattintson a Mentés és bezárás vagy a Mentés és új gombra. Ha a Mentés és új gombra kattint, a QuickBooks elmenti a beszerzési rendelést, és újra megjeleníti a Megrendelések létrehozása ablak üres verzióját, hogy újabb beszerzési rendelést rögzíthessen.

Vásárlási tippek és trükkök a QuickBooks 2019-ben

Íme néhány fontosabb észrevétel:

• Nem minden vásárlás érdemel megrendelést. Ha nem szokott beszerzési rendelésekkel dolgozni, könnyen túlzásba eshet, amikor elkezdi használni ezt a praktikus eszközt. Mindazonáltal ne feledje, hogy nem minden vásárlás garantálja a vásárlási megrendeléseket (lásd a következő pontot).
• Használjon beszerzési rendeléseket a vásárlás kezeléséhez. A vállalkozások általában beszerzési megrendeléseket használnak a vásárlások ellenőrzésére és dokumentálására. Valójában sok vásárláshoz nincs is szükség megrendelésre. Nyilvánvalóan nincs szükség vásárlási megrendelésekre azoknak az összegeknek, amelyek megvásárlásában vállalt, és amelyeket szabványszerződésekkel dokumentáltak – például a telefontársaságtól, a gáztársaságtól és a bérbeadótól származó számlákat. Ezenkívül a szerény vásárlásokhoz, például irodaszerekhez gyakran nincs szükség beszerzési megrendelésekre. Határozottan szüksége van egy módra ezeknek a kiadásoknak a szabályozására, de valószínűleg nem a beszerzési megrendelések a megfelelő megoldás.
• Fontolja meg az egyéb, kiegészítő vezérlőeszközöket. Más költségvetési ellenőrzések, mint például a „felügyelő jóváhagyása” vagy az egyszerű költségvetés gyakran ugyanilyen jól működnek.