QuickBooks 2013 Pro és Premier többfelhasználós környezetben

A QuickBooks Pro és a Premier 2013 lehetővé teszi, hogy több jelszót állítson be a QuickBooks adatfájlhoz. Ami igazán ügyes ebben, az az, hogy megmondhatja a QuickBooksnak, hogy bizonyos felhasználóknak és jelszavaknak csak bizonyos tevékenységeket engedélyezzenek.

A vállalkozás tulajdonosának például lehet olyan jelszava, amellyel bármit megtehet. De például egy új könyvelőnek lehet olyan jelszava, amellyel csak a számlákat rögzítheti a rendszerben.

További felhasználók és jelszavak beállításához a QuickBooks Pro és a QuickBooks Premier 2013 kiadásokban kövesse az alábbi lépéseket:

Válassza a Cég → Felhasználók és jelszavak beállítása → Felhasználók beállítása parancsot.

A QuickBooks megjeleníti a Felhasználólista párbeszédpanelt. A Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanel azonosítja azokat a felhasználókat, akik számára a QuickBooks-hozzáférés be van állítva, és azokat a szerepköröket, amelyeket a QuickBooks betölthet a QuickBooks használata során. A párbeszédpanel Felhasználólista lapján található Felhasználók listája azt is azonosítja, hogy ki van jelenleg bejelentkezve a rendszerbe.

Mondja el a QuickBooksnak, hogy felhasználót szeretne hozzáadni a Felhasználó hozzáadása gombra kattintva.

A QuickBooks megjeleníti az első Set Up User Password and Access párbeszédpanelt.

Azonosítsa a felhasználót, és adja meg a jelszót.

Adjon meg minden felhasználónak egy felhasználónevet, akinek jelszót állít be. Ezt úgy teheti meg, hogy beír egy rövid nevet – esetleg a felhasználó keresztnevét – a Felhasználónév mezőbe. Miután azonosította a felhasználót, írja be a jelszót a Jelszó és a Jelszó megerősítése szövegmezőbe.

Határozza meg a felhasználó szerepkörét.

Az Elérhető szerepkörök listában válassza ki a felhasználó által betöltött szerepköröket (vagy feladatokat). Ezután a Hozzáadás gombra kattintva adja hozzá a kiválasztott szerepet a felhasználó által hozzárendelt szerepkörök listájához. Szerepkör áthelyezéséhez egy felhasználótól válassza ki a szerepet a Hozzárendelt szerepkörök listából, majd kattintson az Eltávolítás gombra.

Az Új felhasználó párbeszédpanel alján található Leírás mező részletesebben leírja a szerepkört, beleértve a QuickBooks-felhasználó típusát, akihez általában hozzárendelhető a kiválasztott szerepkör.

(Opcionális) Szükség szerint módosítsa a szerepköröket.

A QuickBooks segítségével finomhangolhatja az Ön által kiosztott szerepeket. Ehhez válassza ki a Szerepkörök lapot a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanelen, kattintson a módosítani kívánt szerepkörre, majd kattintson a Szerkesztés gombra. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Szerepkör szerkesztése párbeszédpanelt, válasszon ki egy könyvelési tevékenységet vagy területet a Terület és tevékenységek listából, majd a Terület hozzáférési szintje gombokkal adja meg, hogy a kiválasztott szerepkörrel rendelkező felhasználó mit tehet.

A Nincs választógomb kiválasztásával jelezheti, hogy a felhasználónak ne legyen hozzáférése. A Teljes választógomb kiválasztásával jelezheti, hogy a felhasználónak teljes hozzáféréssel kell rendelkeznie. Ha a felhasználónak részleges hozzáféréssel kell rendelkeznie, válassza a Részleges gombot, majd jelölje be vagy törölje a jelet a Létrehozás, Módosítás, Törlés, Nyomtatás és Egyenleg megtekintése négyzetből. Kattintson az OK gombra a módosítások mentéséhez és a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanelhez való visszatéréshez.

Megtekintheti, hogy kezdetben milyen hozzáféréssel rendelkezik bármely szerepkör, ha kiválasztja a Terület és a tevékenységek listában található bejegyzések egyikét. A QuickBooks a Terület hozzáférési szint gombjait és dobozait használja a szerep jelenlegi beállításainak megjelenítéséhez.

(Opcionális) Tekintse át felhasználói engedélyeit.

Miután beállította a felhasználót, (csak az óvatosság kedvéért) ellenőrizze a felhasználónak adott engedélyeket. Ehhez kattintson a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanel Felhasználólista lapjára, válassza ki a felhasználót, majd kattintson az Engedélyek megtekintése gombra.

Amikor a QuickBooks megjeleníti a Megtekintési engedélyek párbeszédpanelt (nincs látható), válassza ki a felhasználót, majd kattintson a Megjelenítés gombra a Megtekintési engedélyek ablak megjelenítéséhez, amely nagyon részletes listát jelenít meg arról, hogy a felhasználó mit tehet és mit nem.

(Opcionális) Tekintse át a szerepkör módosításait.

Ha módosítja egy szerepkör engedélyeit, valószínűleg át kell tekintenie ezeket a módosításokat is. Ehhez kattintson a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanel Szerepkörök listája fülére, válassza ki a szerepet, majd kattintson az Engedélyek megtekintése gombra. A QuickBooks megjeleníti a Megtekintési engedélyek párbeszédpanel egy másik verzióját, amely felsorolja az Ön és a QuickBooks által beállított szerepköröket.

Válassza ki az ellenőrizni kívánt szerepet, majd kattintson az Engedélyek megtekintése gombra. A QuickBooks megjeleníti a Megtekintési engedélyek ablak egy másik verzióját, részletes listával arról, hogy a szerepkörrel rendelkező személy mit tehet és mit nem.

Miután befejezte a felhasználói és szerepkör-engedélyek áttekintését, kattintson a Bezárás gombra a nyitott ablakok bezárásához, majd kattintson a Mégse vagy a Bezárás gombra a megnyitott párbeszédpanelek bezárásához.

Ettől kezdve az új felhasználó használhatja a QuickBooks szolgáltatást; jogai azonban az Ön által megadottakra korlátozódnak.

A könyvelők gyakran szeretnék látni az egyes felhasználók jogait. Ez különösen igaz, ha a CPA-ja az éves zárások részeként auditálja. (Előfordulhat, hogy auditálják, ha a bank auditált pénzügyi kimutatásokat szeretne.) A QuickBooks View Permissions ablaka egy sima módja az adatok online megtekintésének, és ha ki szeretné nyomtatni az engedélyekkel kapcsolatos információkat, csak annyit kell tennie, hogy kattintson az ablak Nyomtatás gombjára.