QuickBooks 2012 vállalati megoldások többfelhasználós környezetben

A QuickBooks 2012 lehetővé teszi több jelszó beállítását a QuickBooks 2012 adatfájlhoz. Ami igazán ügyes ebben, az az, hogy megmondhatja a QuickBooks 2012-nek, hogy bizonyos felhasználókat és jelszavakat csak bizonyos tevékenységek elvégzésére korlátozza.

A vállalkozás tulajdonosának például lehet olyan jelszava, amellyel bármit megtehet. De például egy új könyvelőnek lehet olyan jelszava, amivel csak a számlákat rögzítheti a rendszerben.

Ha egynél több személy fogja használni a QuickBooks 2012-t, további jelszavakat szeretne beállítani. A QuickBooks 2012 Enterprise Solutions alkalmazásban ehhez kövesse az alábbi lépéseket:

Válassza a Vállalat→Felhasználók→Felhasználók és szerepkörök beállítása parancsot.

A QuickBooks 2012 megjeleníti a Felhasználólista párbeszédpanelt, az alábbi ábrán látható módon. A Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanel azonosítja azokat a felhasználókat, akik számára a QuickBooks-hozzáférés be van állítva, és azokat a szerepköröket, amelyeket a QuickBooks betölthet a QuickBooks használata során. A párbeszédpanel Felhasználólista lapján megjelenő Users lista azt is azonosítja, hogy ki van jelenleg bejelentkezve a rendszerbe.

Mondja el a QuickBooks 2012-nek, hogy felhasználót szeretne hozzáadni az Új gombra kattintva.

Amikor erre a gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti az Új felhasználó párbeszédpanelt, az ábra szerint.

Azonosítsa a felhasználót, és adja meg a jelszót.

Minden felhasználónak, akinek jelszót állít be, meg kell adnia egy felhasználónevet. Ezt úgy teheti meg, hogy beír egy rövid nevet – esetleg a felhasználó keresztnevét – a Felhasználónév mezőbe. Miután azonosította a felhasználót, be kell írnia a jelszót a Jelszó és a Jelszó megerősítése szövegmezőbe.

Határozza meg a felhasználó szerepkörét.

Az Elérhető szerepkörök listában válassza ki a felhasználó által betöltött szerepköröket (vagy feladatokat). Ezután a Hozzáadás gombra kattintva adja hozzá a kiválasztott szerepet a felhasználó által hozzárendelt szerepkörök listájához. A következő ábrán Susan felhasználó látható könyvelővel, aki hozzárendelt szerepkörként szerepel. Szerepkör eltávolításához egy felhasználótól válassza ki a szerepet a Hozzárendelt szerepkörök listából, majd kattintson az Eltávolítás gombra.

(Opcionális) Szükség szerint módosítsa a szerepköröket.

A QuickBooks segítségével finomhangolhatja az Ön által kiosztott szerepeket. Ehhez válassza ki a Szerepkörök lapot a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanelen, majd kattintson a módosítani kívánt szerepkörre, majd a Szerkesztés gombra.

Amikor a QuickBooks megjeleníti a Szerepkör szerkesztése párbeszédpanelt (lásd az alábbi ábrát), válasszon egy könyvelési tevékenységet vagy területet a Terület és tevékenységek listából, majd a Terület hozzáférési szint gombjaival adja meg, hogy a kiválasztott szerepkörrel rendelkező felhasználó mit tehet.

A megfelelő választógombon a Nincs, Teljes vagy Részleges hozzáférés kiválasztásával jelezheti, hogy a felhasználónak ne legyen hozzáférése. Ha a felhasználónak részleges hozzáféréssel kell rendelkeznie, válassza a Részleges gombot, majd jelölje be vagy törölje a jelet a Létrehozás, Módosítás, Törlés, Nyomtatás és Egyenleg megtekintése négyzetből. Kattintson az OK gombra a szerepkörök módosításainak mentéséhez és a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanelhez való visszatéréshez.

Általános szabály, hogy a számviteli ellenőrzéseknél a minimális hozzáférést kell biztosítani. Ha valakinek nincs szüksége a QuickBooks adatfájlhoz a napi feladatokhoz, válassza a Nincs gombot.

Minél több lehetőséget ad a számviteli rendszerben való bóklászásra, annál nagyobb a kockázata annak, hogy valaki hibákat vihet be a rendszerbe, és annál könnyebbé teszi, hogy valaki meglopja Önt.

(Opcionális) Tekintse át felhasználói engedélyeit.

Miután beállította a felhasználót, (csak az óvatosság kedvéért) ellenőrizze a felhasználónak adott engedélyeket. Ehhez kattintson a Felhasználók és szerepkörök párbeszédpanel Felhasználólista lapjára, válassza ki a felhasználót, majd kattintson az Engedélyek megtekintése gombra.

Amikor a QuickBooks megjeleníti a Megtekintési engedélyek párbeszédpanelt, válassza ki a felhasználót, majd kattintson a Megjelenítés gombra. Az alábbi ábra a Nézet Engedélyek ablakot mutatja, amely egy nagyon részletes listát jelenít meg arról, hogy a felhasználó mit tehet és mit nem.