QuickBooks 2012 Pro és Premier többfelhasználós környezetben

A QuickBooks Pro és a Premier 2012 lehetővé teszi, hogy több jelszót állítson be a QuickBooks adatfájlhoz. Ami igazán ügyes ebben, az az, hogy megmondhatja a QuickBooksnak, hogy bizonyos felhasználókat és jelszavakat csak bizonyos tevékenységek elvégzésére korlátozzon.

A vállalkozás tulajdonosának például lehet olyan jelszava, amellyel bármit megtehet. De például egy új könyvelőnek lehet olyan jelszava, amivel csak a számlákat rögzítheti a rendszerben.

További felhasználók és jelszavak beállításához a QuickBooks Pro és a QuickBooks Premier 2012 kiadásokban kövesse az alábbi lépéseket:

Válassza a Cég → Felhasználók és jelszavak beállítása → Felhasználók beállítása parancsot.

A QuickBooks megjeleníti a Felhasználólista párbeszédpanelt, amely azonosítja azokat a felhasználókat, akik számára be van állítva a QuickBooks hozzáférés, és akik jelenleg bejelentkeztek a rendszerbe.

Mondja el a QuickBooksnak, hogy felhasználót szeretne hozzáadni a Felhasználó hozzáadása gombra kattintva.

A QuickBooks megjeleníti az első Set Up User Password and Access párbeszédpanelt.

Azonosítsa a felhasználót, és adja meg a jelszót.

Adjon meg minden felhasználónak egy felhasználónevet, akihez jelszót állít be. Ehhez írjon be egy rövid nevet – esetleg a felhasználó keresztnevét – a Felhasználónév mezőbe. Miután azonosította a felhasználót, be kell írnia a jelszót a Jelszó és a Jelszó megerősítése szövegmezőbe.

Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz, majd jelezze, hogy korlátozni kívánja-e az új felhasználó hozzáférését.

Amikor a QuickBooks megjeleníti a második Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelt, jelezze, hogy korlátozni kívánja-e a felhasználó hozzáférését és jogait. Ha korlátozni szeretné a hozzáférést és a jogokat (a jogok egyszerűen azok a dolgok, amelyeket a felhasználó megtehet), jelölje be a QuickBooks kiválasztott területei választógombot.

Ha azt szeretné, hogy a felhasználó bármit megtehessen, válassza a QuickBooks összes területe választógombot. Ha azt jelzi, hogy az új felhasználónak hozzá kell férnie a QuickBooks minden területéhez, akkor elkészült a felhasználói jelszó beállításával. A fennmaradó lépéseket kihagyhatja.

Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz, majd írja le az értékesítési és kintlévőségi információkhoz és feladatokhoz való hozzáférést.

A 4. lépés befejezése után a QuickBooks megjeleníti a harmadik Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelt. Ez az első a tíz párbeszédpanel közül, amely végigvezeti Önt egy interjún, és részletes kérdéseket tesz fel arról, hogy az egyes felhasználóknak milyen hozzáféréssel kell rendelkezniük egy adott területhez.

Kattintson a Tovább gombra, majd írja le a vásárlásokat és a tartozásjogokat.

Miután befejezte az 5. lépést a Tovább gombra kattintva, a QuickBooks megjeleníti a negyedik Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelt, amely lehetővé teszi annak megadását, hogy az új felhasználó milyen hozzáféréssel rendelkezik a vásárlások és a fizetendő számlák területén. Kiválaszthatja a No Access (Nincs hozzáférés), a Teljes hozzáférés vagy a Szelektív hozzáférés választógombot és a Szelektív hozzáférés kiegészítő gombjainak egyikét.

Kattintson a Tovább gombra, majd írja le a fennmaradó felhasználói jogokat és hozzáférést.

Ha rákattint a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanel egyes verzióinak alján megjelenő Tovább gombra, a QuickBooks megjeleníti a párbeszédpanel több más verzióját is, amelyek segítségével a QuickBooks lekérdezi Önt a felhasználói jogokról és hozzáférésekről.

Ugyanúgy korlátozza a jogokat ezeken a többi területen, mint az értékesítési és kintlévőségi, valamint a beszerzési és szállítói területeken. Csak legyen megfontolt, és korlátozza a felhasználó képességeit. Azt szeretné, ha a felhasználók rendelkeznének a munkájuk elvégzéséhez szükséges jogokkal, de nem kíván több jogot adni nekik, mint amennyire szükségük van.

Adja meg, hogy a felhasználó módosíthatja vagy törölheti a tranzakciókat.

Miután végighaladt a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanelek nagyjából fél tucat változatán, amelyek a könyvelés bizonyos területeire kérdeznek rá, a QuickBooks megjeleníti a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanel Tranzakciók módosítása vagy törlése verzióját. Általában korlátozni kívánja a felhasználó lehetőségeit a tranzakciók módosítására vagy törlésére.

Kattintson a Tovább gombra, majd tekintse át a jogokkal kapcsolatos döntéseit.

Miután a Tovább gombra kattintott, a QuickBooks megjeleníti a Felhasználói jelszó és hozzáférés beállítása párbeszédpanel végleges verzióját. Azonosítja a hozzárendelt vagy engedélyezett felhasználói jogokat. Ezen a párbeszédpanelen áttekintheti valakinek a jogait. Ha észreveszi, hogy helytelenül osztotta ki a jogokat, kattintson a Vissza gombra, hogy visszalépjen a párbeszédpaneleken oda, ahol hibázott.

Miután befejezte a felhasználói jogok és hozzáférések áttekintését, kattintson a Befejezés gombra.

Ettől a ponttól kezdve az új felhasználó használhatja a QuickBooks szolgáltatást; jogai azonban az Ön által megadottakra korlátozódnak.