QuickBooks 2008 For LuckyTemplates csalólap

Vállalati eszközei között szerepelhet a QuickBooks számviteli szoftverrel való munkavégzés képessége. Ez a praktikus csalólap segít a könyvelési know-how kialakításában – az adatfájlok kezelésétől a bérszámfejtésig, a cikklista összeállításáig a beszerzési rendelések követéséig a QuickBooks 2008 segítségével.

A záró dátum és a jelszó beállítása a QuickBooksban

A QuickBooks nem követeli meg, sőt nem is engedi „bezárni” hónapokat és éveket, ahogy a régi kézi könyvelési rendszerek tették. (Amikor „lezárt” egy régi elszámolási időszakot, valójában nullázta a bevételi és kiadási számlákat, és a nettó összeget átutalta a tulajdonos tőkeszámláira.)

A QuickBooks azonban lehetővé teszi a záró dátum és jelszó használatát. A záró dátum fajta megakadályozza, hogy valaki a megadott dátumnál korábbi tranzakciókat vigyen be. Ha például beállít egy záró jelszót, valakinek meg kell adnia ezt a jelszót, mielőtt beír egy tranzakciót vagy módosít egy tranzakciót a záró dátum előtt. Ha nem állít be záró jelszót, a záró dátum előtti tranzakciót bevinni vagy módosítani próbáló személy figyelmeztetést kap, de továbbra is létrehozhatja vagy módosíthatja a bejegyzést.

A záró dátum beállításához válassza a Szerkesztés → Beállítások menüpontot, kattintson a Számvitel ikonra, kattintson a Vállalati beállítások fülre, majd írja be a záró dátumot (valószínűleg a legutóbb lezárt év végét) a Dátum, amelyen keresztül a könyvek zárva vannak. Záró jelszó használatához kattintson a Jelszó beállítása gombra, és a QuickBooks által megjelenített párbeszédpanel segítségével hozza létre a záró jelszót.

Felkészülés a bérszámfejtésre a QuickBooks 2008 segítségével

Ha szeretné igénybe venni a QuickBooks bérszámfejtési szolgáltatásának egyikét, mert pénzt szeretne megtakarítani, nem fél egy kis papírmunkától, vagy esetleg a saját maga által nyújtott extra rugalmasságra vágyik, regisztrálnia kell a megfelelő ízű szolgáltatás.

A bérszámfejtési szolgáltatás beállításához készüljön fel az internetre. Kovesd ezeket a lepeseket:

A QuickBooksban válassza az Alkalmazottak → Bérszámfejtés → Bérszámfejtési szolgáltatás megrendelése menüpontot.

A QuickBooks csatlakozik az internethez, és megjeleníti egy többoldalas webes űrlap első oldalát, amely lehetővé teszi a QuickBooks bérszámfejtési szolgáltatás aláírását és beállítását.

Kövesse a képernyőn megjelenő utasításokat.

Megjegyzés: A QuickBooks bérszámfejtési szolgáltatás beállításához pontos, évről-napra szóló bérszámfejtési adatokkal kell rendelkeznie minden alkalmazottja számára, valamint az állami forrásadó mértékére vonatkozó információkkal. Mielőtt elkezdené, ezeket az információkat össze kell gyűjtenie. A bérszámfejtési folyamat – feltételezve, hogy kéznél van az információ, és csak néhány alkalmazottja van – nem tarthat tovább fél óránál.

Ütemezze be a bérszámfejtését.

Miután regisztrált (és közvetetten beállította) a QuickBooks bérszámfejtési szolgáltatást, ütemeznie kell a közelgő bérszámfejtési tevékenységeit. Ehhez válassza az Alkalmazottak → Bérszámfejtések hozzáadása vagy szerkesztése parancsot.

Amikor a QuickBooks megjeleníti a bérszámfejtési lista ablakot, kattintson a Bérszámfejtés gombra, majd az Új gombra. Amikor a QuickBooks kéri, írja le az ütemezett bérszámfejtést. Például, ha heti bérszámfejtést állít be, nevezze el a bérjegyzéket úgy, hogy pénteki bérszámfejtés. Továbbá írja le a gyakoriságot hetente, kéthetente, félhavonta stb.

Jellemezze alkalmazottait.

Minden alkalmazottat le kell írnia, és meg kell határoznia, hogy melyik bérszámfejtéshez tartoznak. Válassza az Alkalmazottak→ Munkavállalói központ lehetőséget. Kattintson az Új alkalmazott gombra. Ezután a QuickBooks által megjelenített ablak lapjain adja meg az alkalmazott nevét, címét, társadalombiztosítási számát és így tovább. Ne feledje, hogy a Bérszámfejtés és kompenzáció lapon megadhatja a munkavállaló bérét vagy fizetését, és hozzárendelheti a munkavállaló ütemezett bérszámfejtéséhez.

Listaelemek inaktiválása a QuickBooks 2008-ban

A QuickBooks egyik ügyes funkciója, hogy lehetővé teszi a listák egyszerűsítését azáltal, hogy elrejti a már nem aktív elemeket, beleértve azokat is, amelyeket később újra aktívvá kíván tenni. Ha szezonális alkalmazottai vannak, elrejtheti őket az Alkalmazottak listájáról az év azon időszakaiban, amikor nem dolgoznak. Vagy ha csak ötévente ad el megemlékező kulcstartókat, akkor megakadályozhatja, hogy túlzsúfolják a cikklistáját a lejárati években. Az ügyfeleket és a szállítókat a megfelelő listáikról is inaktiválhatja.

Valaminek a listából való inaktiválásához mindössze annyit kell tennie, hogy nyissa meg a listát, és kattintson duplán az elemre. Amikor a QuickBooks megnyitja az inaktiválni kívánt cikket, alkalmazottat, ügyfelet vagy szállítót, jelölje be a Cikk inaktív jelölőnégyzetet. (A jelölőnégyzet neve attól függően változik, hogy mit próbál inaktiválni.) Ezután kattintson az OK gombra. A QuickBooks elrejti ezt a tagot a listáról. Amikor legközelebb megjeleníti a listát, megjelenik az Inaktív felvétele mező.

A lista rejtett tagjainak megtekintéséhez és szerkesztéséhez kattintson az Inaktívak felvétele mezőre. Minden inaktív tag X ikonnal jelenik meg mellettük. Ha újra szeretne aktiválni egy tagot, mindössze az X ikonra kell kattintania, és a tag újraaktiválásra kerül.

A QuickBooks nyomon követi a beszerzési rendeléseket

Akkor is létrehozhat QuickBooks PO-kat, ha telefonon vagy a világhálón keresztül rendel árut – vagyis amikor nem kér árut írásban. A beszerzési rendelések kitöltése lehetővé teszi, hogy meghatározza, milyen tételek vannak megrendelve, és mikor érkeznek meg. Csak annyit kell tennie, hogy megkérdezi a QuickBookstól: „Mi van megrendelve, és egyáltalán mikor érkezik?” Soha többé nem kell azon törnie az agyát, hogy emlékezzen arra, hogy megrendelte-e azokat a cuccokat és doohickey-ket.

És amikor megérkezik a számla, akkor már tételesen fel lesz tüntetve a PO űrlapon. Miután kiírta az összes tételt a megrendelésben, nem kell kitöltenie a Tételek lapot a csekken, amikor kifizeti a számlát. Vagy ha a számlákat fizetendő fizetési móddal fizeti, akkor nem kell kitöltenie a Tételek lapot a Számlák megadása ablakban. Amikor a tételek megérkeznek, csak annyit kell tennie, hogy értesítse a QuickBooks-t; a cikkek azonnal felkerülnek a készletlistára.

Használja a megrendeléseket az Ön által megrendelt cikkekhez – vagyis azokhoz a tételekhez, amelyeket a jövőben kap és fizet. Ha vény nélkül vásárol, vagy olyan termékeket kap, amelyeket nem rendelt, nyilvánvalóan nincs szüksége megrendelésre. Csak annyit kell tennie, hogy kifizeti a számlát, és leltározza az éppen vásárolt termékeket.