QuickBooks: 10 pénzügyi tipp üzlettulajdonosok számára

A cégtulajdonosoknak aktív szerepet kell játszaniuk a vállalkozás pénzügyi oldalán, hogy megakadályozzák a sikkasztási vagy hamisítási kísérleteket. Tekintse át QuickBooks pénzügyi kimutatásait, tartsa szoros szemmel, hová megy a pénz, és tudja, ki kezeli a pénzügyeket. Tartsa biztonságban és jó rendben vállalkozását, ha követi ezt a tíz pénzügyi tippet.

Írja alá az összes csekket

Ez nem a könyvelők elleni slam. Egy kisvállalkozásban azonban az embereknek (főleg a teljes értékű könyvelőknek) megvan a lehetőségük arra, hogy könnyen átverjenek. Ha az összes csekket saját maga aláírja, Ön folyamatosan nyomon tartja a pénzkiáramlást. Igen, ez a gyakorlat gondot okozhat – minden alkalommal át kell gázolnia a papírmunkát, amikor aláír egy halom csekket –, de ne feledje az alternatívát.

Mellesleg, ha partnerségben él, akkor legalább néhány partnernek alá kell írnia a csekkeket - vagy legalább a nagy csekkeket.

Ne írjon alá egy csekket rosszul

Ha sok csekket ír alá, kísértést érezhet egy gyors és dühös (elkerülhetetlenül olvashatatlan) aláírás használatára. Habár a név olvashatatlan felfirkálása nagyon logikus baseball-labdák aláírásakor, ne tegye ezt csekk aláírásakor. A világos aláírás, különösen a személyes stílusérzékkel rendelkező aláírás jellegzetes. Könnyen kovácsolható egy hullámos vonal kereszttel és néhány ponttal.

Tekintse át a törölt csekkeket, mielőtt a könyvelő megtenné

Ne felejtse el átnézni a törölt csekkeket (a bankszámlakivonaton megjelenő csekkképet), mielőtt bárki más látná a havi bankszámlakivonatot.

Ez az információ semmiképpen nem a rosszindulatú könyvelőkről szól. A cégtulajdonos azonban csak úgy tudja megállapítani, hogy valaki aláírást hamisít-e a csekken, ha elsőként nyitja meg a bankszámlakivonatot, és átnézi a törölt csekken lévő aláírásokat.

Ha nem vizsgálja meg a csekkeket, a gátlástalan alkalmazottak – különösen a bankszámla-nyilvántartást frissíteni tudó könyvelők – büntetlenül hamisíthatják az Ön aláírását. És nem fognak rajtakapni, ha soha nem húzzák túl a számlát.

Ellenőrizze még egyszer a banki egyeztetést

Egy gyors kapcsolódó megjegyzés: Ha nem Ön végzi a banki egyeztetést, feltétlenül tekintse át a munkát végző személy által végzett egyeztetési munkát. (Valószínűleg a könyvelője?) Ez az áttekintés nem csak azt jelenti, hogy egy másik szem látja a munkát, és elkapja a hibákat. Ez az áttekintés még egy lehetőséget kínál arra, hogy megbizonyosodjon arról, hogy ne történjen vicces üzlet.

És, ó, még egy kínos pont: Nem érzi magát hajlandónak követni az előző két vagy három eljárást? Akkor Ön – nem a bank – megeheti az olyan dolgokból származó veszteségeket, mint a hamisítás.

Válasszon olyan könyvelőt, aki ismeri a számítógépeket

Ne aggódjon, nem kell FBI-os háttérellenőrzést kérnie, amikor könyvelőt alkalmaz. Valójában, ha QuickBooks-ot használ, nem kell olyan embereket felvennie, akik ismerik a kisvállalati számviteli rendszereket. De találjon olyan embereket, akik tudják, hogyan kell csekkfüzetet vezetni és számítógéppel dolgozni. Nem okozhat problémát a QuickBooks megértése.

Persze nem akar valakit, aki éppen leesett a tarlóról. De még ha fel is bérel valakit, aki belovagolt a városba, nem lesz nagy gondja, hogy az illetőt a QuickBooks segítségével felgyorsítsa.

Ha teheti, keressen olyan könyvelőt, aki ismeri a kettős könyvvitelt és a bérszámfejtést

Íme néhány tipp az ideális jelölt technikai készségeire vonatkozóan. Az a könyvelő, aki ismeri a kettős könyvvitelt, rendkívül hasznos – bár az igazság kedvéért, az ilyen ismeretek valószínűleg nem nélkülözhetetlenek.

Ezenkívül, ha teheti, keressen valakit, aki tudja, hogyan kell a bérszámfejtést elvégezni – és nem csak a szövetségi béradóval kapcsolatos dolgokat, hanem az állami béradó-majom-üzletet is. (Ha nem talál ilyen személyt, tudja, hogy könnyen kiszervezheti a bérszámfejtést egy nagy bérszámfejtési szolgáltatáshoz.)

Rendszeresen tekintse át pénzügyi kimutatásait

Rendszeresen készítse el és nézze át a QuickBooks által könnyedén elkészített eredménykimutatást. Szokjon átnézni a mérlegét az eszközök és kötelezettségek listájával együtt. Fedezzen fel és találjon még egy-két jelentést, amelyek hasznos betekintést nyújtanak vállalkozása ritmusába és rímeibe. (Egyébként az Ön által elkövetett hibák valószínűleg ostoba számokként jelennek meg a mérlegben.)

Valószínűleg elég határozottan kezelheti a műveletet, ha megnéz két vagy három könnyen érthető jelentést. Azzal pedig, hogy rendszeresen – mondjuk hetente egyszer vagy kétszer – megnézi ezeket a pénzügyi kimutatásokat, számviteli rendszerét hasznos eszközzé varázsolja a csábító lehetőségek felderítésére és a veszélyes csapdák elkerülésére.

Íme egy módja annak, hogy vállalkozásait három QuickBooks-jelentés megtekintésével irányítsa:

• Eredmény- és veszteségkimutatás, amely összehasonlítja a tárgyévi és az előző év évi számokat (így láthatja, hogyan teljesít az adott évben az előző évhez képest)

• A kintlévőség-összesítő öregedés (így láthatja, mely ügyfelek és ügyfelek késedelmesek)

• A mérleg (így figyelemmel kísérheti készpénzét és működő tőkéjét, és észreveheti a vicces dolgokat)

Válasszon megfelelő számviteli rendszert

A QuickBooks használatakor vagy készpénzalapú, vagy eredményszemléletű elszámolást használ. A pénzforgalmi alapú elszámolás akkor megfelelő, ha egy vállalkozás pénzbeáramlása tükrözi az eladásait, a pénzkiáramlás pedig a kiadásait. Ez a helyzet azonban sok vállalkozásnál nem így van. Egy családi házak szerződéses építőjének például lehet készpénze (a bankoktól felvett kölcsönből), de nem kereshet pénzt. Alternatív megoldásként egy zálogháztulajdonos, aki 22 százalékos kamattal ad kölcsön, pénzt kereshet, még akkor is, ha naponta ömlik ki készpénz az üzletből.

Általános szabály, hogy amikor készletet vásárol és ad el, az eredményszemléletű könyvelés jobban működik, mint a pénzforgalmi alapú könyvelés. A pénzforgalmi alapú könyvelés azonban jellemzően elhalasztja a jövedelemadókat.

Ha a QuickBooks nem működik az Ön vállalkozásának

A QuickBooks egy nagyszerű kisvállalkozási számviteli program. De ha úgy tűnik, hogy a QuickBooks nem felel meg az Ön igényeinek – ha például olyan programra van szüksége, amely jobban működik egy gyártó számára, vagy amely tartalmaz valamilyen speciális iparág-specifikus funkciót –, akkor érdemes lehet egy bonyolultabb (de erősebb is) ) kisvállalkozási számviteli csomagok.

Mielőtt áttérne a QuickBooks Pro vagy a QuickBooks Premier használatára, feltétlenül nézze meg a QuickBooks Enterprise Solutions verzióját, amely többe kerül, de nagyobb vállalkozások számára is használható. A QuickBooks vállalati verziója szinte ugyanúgy néz ki és működik, mint a „szokásos” verziók. Ha ismeri a QuickBooks Pro-t vagy a QuickBooks Premier-t, ennek megfelelően már ismeri (vagy többnyire ismeri) a QuickBooks Enterprise-t.

Ha a QuickBooks vállalati verziója nem működik, érdemes lehet konzultálnia könyvelőjével az iparág-specifikus csomagokról. (Például, ha Ön kereskedelmi nyomdász, előfordulhat, hogy egyes szállítók speciális könyvelési csomagot fejlesztettek ki csak a kereskedelmi nyomtatók számára.)

Legyen a dolgok egyszerűek

A kisvállalkozások pénzügyeinek intézésekor ügyeljen a lehető legegyszerűbbre. Valójában legyen elég egyszerű üzleti ügyei ahhoz, hogy könnyen megállapíthassák, keresnek-e pénzt, és hogy az üzlet egészséges-e.

Ez az egyszerűségre vonatkozó tanács furcsán hangzik, de néha a nagyon józan emberek szörnyen bonyolult pénzügyi struktúrákat építhetnek fel vállalkozásaik számára, beleértve a bonyolult lízingmegállapodásokat, labirintusszerű partnerségi és vállalati struktúrákat, valamint kifinomult nyereség- és költségmegosztási megállapodásokat más vállalkozásokkal. Ezek a rendkívül kifinomult pénzügyi megállapodások nem termelnek nyereséget, ha figyelembe vesszük az összes költséget. Ráadásul az ilyen összetett megállapodások szinte mindig vezetési és nyilvántartási fejfájást okoznak.