Néhány szó a QuickBooks 2012 működéséről

A QuickBooks 2012 a legtöbb naplóbejegyzést elkészíti Önnek. Például, ha a QuickBooks segítségével rögzít egy 1000 dolláros csekket, amely az Acme Supplies-nak fizet bizonyos papírtermékekért, amelyeket Ön vásárolt, a QuickBooks automatikusan megterheli a kellékek költségeit (amíg jelzi, hogy a csekk kellékekre vonatkozik), majd készpénzt ír jóvá.

Hasonlóképpen, amikor eladást rögzítő számlát állít elő, a QuickBooks ezeket a naplóbejegyzéseket készíti el Ön helyett. Például, ha Ön 13 000 dollár értékű virslit és zsemlét adott el, és ezek a hot dogok és zsemlék valójában 3000 dollárba kerültek, akkor a QuickBooks 13 000 dollár készpénzt von le, 13 000 dollár árbevételt ír jóvá, 3000 dollárért megterheli az eladott áruk költségét, és 3000 dollárért jóváírja a készletet.

Más szóval, a legtöbb rutintranzakciónál a QuickBooks a kulisszák mögött kezeli a naplóbejegyzéseket.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy mindig elkerülheti a naplóbejegyzésekkel való munkát. Minden olyan tranzakciót, amelyet nem lehet egy szabványos QuickBooks űrlapon keresztül kezelni – például a számlaűrlapon vagy az írási ellenőrzési űrlapon – naplóbejegyzéssel kell rögzíteni.

Például, ha csekk megírásával vásárol valamilyen tárgyi eszközt, a QuickBooks automatikusan rögzíti a tárgyi eszköz vásárlását. Az eszköz becsült gazdasági élettartama alatti elszámolására használt értékcsökkenést azonban olyan naplóbejegyzésekkel kell rögzíteni, amelyeket Ön saját maga készít, és más módon rögzít.

Egy másik nagyon fontos pont: A próbaegyenleg-információ biztosítja a pénzügyi kimutatás elkészítéséhez szükséges nyers adatokat. Valójában nem kell ilyen nyers adatokat vennie és elkészítenie a pénzügyi kimutatásait. Megjósolható, hogy a QuickBooks egyszerűen, gyorsan és erőfeszítés nélkül összeállítja a pénzügyi kimutatásait a próbaegyenleg-információ segítségével.

A QuickBooks automatikusan létrehozza Ön helyett a legtöbb naplóbejegyzést, próbaegyenleget készít a naplóbejegyzési információk felhasználásával, és – ha kérik – pénzügyi kimutatásokat készít. A kettős könyvvitel munkájának nagy része tehát a színfalak mögött folyik. Nap mint nap nem kell aggódnia sok naplóbejegyzés miatt.

És ha soha nem akar próbaegyenleget látni, akkor nem kell. Valójában, ha csak a QuickBooks segítségével állítja elő a számlákat, és ír csekket, amelyek kifizetik a számlákat, akkor szinte minden információ, amelyre szüksége van a pénzügyi kimutatások elkészítéséhez, automatikusan begyűjtésre kerül. Szóval nagyon ügyes.

A jó, pontos pénzügyi kimutatások készítéséhez szükséges összes információ azonban nem kerül begyűjtésre automatikusan. Maroknyi fontos esettel találkozhat, amelyeket speciálisan kell kezelni a naplóbejegyzéseken keresztül, amelyeket akár Ön, akár a CPA készít és ír be.