Mit jelent a QuickBooks vállalati fájlok tömörítése?

A QuickBooks fájltömörítési folyamat két dolgot hajt végre. A QuickBooks Condense parancs létrehozza a QuickBooks adatfájl állandó másolatát. (Ezt a másolatot a fájl archív másolatának nevezik.) A fájltömörítési folyamat az adatfájlt is kisebbre teszi, mivel összefoglal sok régi zárt, részletes tranzakciót, amelyek szörnyű naplóbejegyzéseket használnak.

A cég aktájának archív másolata egy pillanatképet jelent a cég aktájáról, ahogyan az egy adott időpontban létezett. Ha valakinek később kérdése van – esetleg a könyvelője, vagy egy szövetségi vagy állami könyvvizsgáló –, az adatfájl archív másolatával megmutathatja, hogyan nézett ki a vállalati akta egy adott időpontban.

A QuickBooks általában a következő lépéseket teszi a folyamat során:

• Menti a céges fájlok archív másolatát: A QuickBooks vállalati fájl tömörítésekor a QuickBooks elmenti a fájl archív másolatát.
• Eltávolítja a lezárt tranzakciókat: A tömörítési folyamat részeként a QuickBooks lehetőséget ad a régi, lezárt tranzakciók eltávolítására a QuickBooks vállalati fájl jelenlegi, működő verziójából. Ne feledje, hogy az archiválás létrehozza a QuickBooks vállalati fájl archív másolatát. Még mindig megvan azonban a QuickBooks vállalati fájl működő verziója, és a QuickBooks vállalati fájl jelenlegi, működő verziója megtisztul vagy tömörül a régi, lezárt tranzakciók eltávolításával.

A lezárt tranzakciók olyan tranzakciók, amelyeket a QuickBooksnak már nem kell részletesen nyomon követnie. Egy régi vevői számla – miután kifizették – lezárt tranzakció. Valamelyik eladónak írt régi csekk – miután a bankot elszámolta – lezárt tranzakció.

• Összegzi a lezárt tranzakciókat: Mivel a régi, lezárt tranzakciók eltávolításra kerülnek a QuickBooks adatfájlból, a tömörítés általában összefoglaló havi naplóbejegyzéseket hoz létre a régi, lezárt tranzakciókhoz, és ezeket az összesítő tranzakciókat a QuickBooks adatfájl jelenlegi, működő verziójában helyezi el. Ezek az összefoglaló havi naplóbejegyzések lehetővé teszik a havi pénzügyi kimutatások készítését. Annak ellenére, hogy az archiválás eltávolítja az összes régi, lezárt tranzakciót, mondjuk 2020 januárjában, 2021-ben továbbra is elkészítheti a 2020. januári pénzügyi kimutatásokat. A 2020. januári havi pénzügyi kimutatások elkészítéséhez a QuickBooks az összesítő havi naplóbejegyzéseket használja.
• Törli az ellenőrzési nyomvonalat: A QuickBooks ellenőrzési nyomvonalat tart fenn, amely megmutatja, hogy ki milyen tranzakciókat hajtott végre. A QuickBooks adatfájlok megtisztításának egyik szinte rejtett hatása az ellenőrzési nyomvonalra vonatkozik. Ha megtisztítja a vállalati fájlt, és jelzi, hogy a vállalati fájlt tömöríteni kell, a QuickBooks törli az ellenőrzési nyomvonalat a „zárt tranzakciók eltávolítása előtt vagy előtt” dátum előtt. Más szavakkal, arra az időtartamra, ameddig a QuickBooks eltávolítja a régi, lezárt tranzakciókat, eltávolítja ezeknek a tranzakcióknak az ellenőrzési nyomvonalát is.

A fájl tömörítési folyamata általában azt jelenti, hogy elkészíti a QuickBooks-adatfájl másolatát, amelyet elhelyezett valahova, majd létrehozza a működő vállalati fájl kicsinyített verzióját. A QuickBooks vállalati fájl tömörítésére használt parancs azonban lehetővé teszi szinte üres céges fájlok létrehozását is. A legtöbb embernek soha nem kell használnia ezt a lehetőséget. A QuickBooks-felhasználóknak csak egy kategóriája jut eszembe, akik szinte üres vállalati fájlokat szeretnének létrehozni: a CPA-k és a tanácsadók (akik egy vállalati fájlt szeretnének újra felhasználni egy másik üzleti egységhez vagy ügyfélhez) használhatják ezt a parancsot vállalati adatfájlok létrehozásához. amelyeken sok lista már fel van állítva. Nem megyek bele további részletekbe egy majdnem üres céges fájl létrehozását az archiválási paranccsal, de tudnia kell, hogy ott van.

A tisztítás alapjai

Ha megérti, miről is szól az archiválás, a folyamat meglehetősen egyszerű. A QuickBooks vállalati fájl tömörítéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza a Fájl→ Segédprogramok→ Adattömörítés menüpontot.

A QuickBooks megjeleníti az első Condense Data párbeszédpanelt.

A Vállalati fájl tömörítése párbeszédpanel

2. Jelölje be a Kiválasztott tranzakciók eltávolítása a vállalati fájlból választógombot, majd kattintson a Tovább gombra.

Megnyílik az Adattömörítés párbeszédpanel.

3. Jelölje be a Tranzakciók egy adott dátum előtt választógombot.

Ez az opció (itt látható) azt üzeni a QuickBooksnak, hogy két dolgot kell tennie: létre kell hoznia egy archív másolatot a QuickBooks adatfájlról, és szűkíteni kell a működő vállalati fájlt, hogy ne legyen olyan nagy. A QuickBooks csökkenti a vállalati adatfájl működő verziójának méretét azáltal, hogy eltávolítja a régi, lezárt tranzakciókat, ha a 2. lépésben a tranzakciók eltávolítását választja.

Az Adatok tömörítése párbeszédpanel

4. Adja meg a Tranzakciók eltávolítása előtt dátumot.

A lezárt tranzakciók eltávolításának dátumának megadásához írja be a dátumot a dátum mezőbe. Ha például a 2020. december 31-én vagy az előtti tranzakciók eltávolításával szeretné tömöríteni a fájlt, írja be a dátum mezőbe a 2021.01.01 . értéket. Nem kell azonban kényszeresnek éreznie magát egy csomó lezárt tranzakció eltávolításával kapcsolatban. A lezárt tranzakciókat csak akkor távolítja el, ha a QuickBooks vállalati fájlja túl nagy lesz. Könnyedén dolgozhat egy QuickBooks céges fájllal, amely 25 MB, 50 MB vagy akár 100 MB (megabájt) méretű.

Bár általában a QuickBooks-fájlok tömörítése a régi, lezárt tranzakciók eltávolításával történik, a Condense parancs tranzakciók nélküli fájlokat is létrehoz, valamint csak a tranzakciók meghatározott adattartományát tartalmazó fájlokat. Ha listákat és beállításokat, de tranzakciókat nem tartalmazó fájlt szeretne létrehozni, jelölje be az Összes tranzakció választógombot. Mellesleg, használhatja az Összes tranzakció opciót egy majdnem üres fájl létrehozásához, amelyet újra felhasználhat (például képzéshez). A tranzakciók meghatározott tartományát tartalmazó QuickBooks-fájl létrehozásához jelölje be a Tranzakciók dátumtartományon kívül választógombot, majd írja be a tartományt lefoglaló dátumokat az Előtte és Utána mezőkbe.

5. Kattintson a Tovább gombra, ha befejezte annak meghatározását, hogy mely tranzakciókat távolítsa el a QuickBooks.

A QuickBooks megjeleníti az Adatok tömörítése párbeszédpanelt.

A harmadik Adattömörítés párbeszédpanel

6. Adja meg a tranzakciók összegzésének módját.

Ha összegezni szeretné a történeti tranzakciókat, a QuickBooks egy harmadik Condense Data párbeszédpanelt használ, hogy megkérdezze, hogyan kell összesítenie a történeti adatokat: egyetlen összesítő naplóbejegyzéssel, havi összesítő naplóbejegyzésekkel vagy egyáltalán nem. Válassza ki a kívánt összegzési megközelítésnek megfelelő választógombot. (Általában a második lehetőséget választja – ha a QuickBooks havi összesítő naplóbejegyzéseket hoz létre –, így továbbra is értelmes, összehasonlító havi jelentéseket készíthet.)

7. Kattintson a Tovább gombra, ha befejezte annak meghatározását, hogy a QuickBooks hogyan összegezze a tranzakciókat.

A QuickBooks megjeleníti a negyedik adattömörítési párbeszédpanelt, az ábrán látható módon.

A negyedik adattömörítés párbeszédpanel

8. Adja meg a készlettranzakciók tömörítésének módját, majd kattintson a Tovább gombra.

Ha a QuickBooks-fájl készlettranzakciókat tartalmaz, a QuickBooks azt javasolja, hogy távolítsa el a régi készlettranzakciókat. Amikor a QuickBooks megjeleníti a negyedik Adattömörítés párbeszédpanelt, a Leltártranzakciók összegzése (ajánlott) választógomb kiválasztásával utasíthatja a QuickBooks-ra, hogy ezt tegye meg. (Ha nem szeretné eltávolítani a régi tranzakciókat, jelölje be a Készlettranzakció részleteinek megőrzése választógombot.)

Ha a Tovább gombra kattint, továbblép az ötödik Adattömörítés párbeszédpanelhez (nem látható), amely megkérdezi, hogy mely tranzakciókat kell lezártnak tekinteni.

9. Adja meg, mely tranzakciókat kell eltávolítani, majd kattintson a Tovább gombra.

A QuickBooks egy kicsit több információt kér arról, hogy pontosan mi minősül lezárt vagy régi tranzakciónak, amelyet el kell távolítani. Jelölje be a jelölőnégyzeteket annak jelzésére, hogy az eltávolítás dátuma előtti tranzakciókat el kell-e távolítani, még akkor is, ha nincsenek tisztázva, kinyomtatva vannak megjelölve, elküldendőként megjelölve stb.

A Tovább gombra kattintva továbblép a hatodik Adattömörítés párbeszédpanelre.

A hatodik Condense Data párbeszédpanel

10. Adja meg az esetleges listatisztításokat, és kattintson a Tovább gombra.

Használja a hatodik Condense Data párbeszédpanelt, hogy elmondja a QuickBooksnak, hogy a régi lezárt tranzakciók eltávolítása mellett meg kell tisztítania néhány listát. Kijelölheti azokat a jelölőnégyzeteket, amelyek arra utasítják a QuickBooks-t, hogy távolítsa el a nem használt fiókokat, a nem használt ügyfeleket, a nem használt szállítókat stb. A nem használt listaelemek eltávolításával a lista megtisztításával nemcsak a vállalati fájl méretét csökkenti, hanem a listával való munkát is megkönnyíti.

Ha a Tovább gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti a hetedik Condense Data párbeszédpanelt, amint az itt látható. A párbeszédpanel azt jelzi, hogy az archiválási folyamat azzal kezdődik, hogy a QuickBooks másolatot készít az adatfájlról, és a tömörítési művelet néhány percet vagy akár több órát is igénybe vehet.

A hetedik, egyben utolsó, Adattömörítés párbeszédpanel

11. Kattintson a Begin Condense elemre.

A QuickBooks megkezdi az adatfájl tömörítési folyamatát.

12. Ha a rendszer kéri, készítsen biztonsági másolatot az adatfájlról.

A kondenzációs folyamat elején a QuickBooks felkéri, hogy készítsen biztonsági másolatot a QuickBooks vállalati fájlról. A QuickBooks vállalati fájl biztonsági mentése a tömörítési művelet részeként ugyanúgy működik, mint a QuickBooks vállalati fájl bármely más időpontban történő biztonsági mentése. Ha kérdései vannak a QuickBooks vállalati fájl biztonsági mentésével kapcsolatban, olvassa el a „Biztonsági mentés alapjai” című részt ebben a fejezetben korábban.

Miután biztonsági másolatot készített a QuickBooks vállalati fájlról, a QuickBooks elmenti a vállalati fájl archív másolatát, majd az Ön utasításai szerint megtisztítja a vállalati fájl működő verzióját. Amint azt a korábbi lépésekben is említettük, a tisztítási folyamat csak néhány percig tarthat, vagy több órát is igénybe vehet, ha a fájl nagyon nagy.

Néhány tisztítási és archiválási stratégia

Annak eldöntése, hogy mikor és hogyan szeretné megtisztítani vagy archiválni QuickBooks céges fájlját, többnyire józan ész kérdése. Az első megfontolás az kell legyen, hogy egyáltalán szükséges-e tömöríteni a céges aktát. Ha a QuickBooks továbbra is ésszerű sebességgel fut, ha nem őrül meg a listákban található sok fel nem használt elem miatt, vagy ha az adatfájl nem nőtt iszonyatosan nagyra (nagyobb mint 100 MB), előfordulhat, hogy nem kell sűríteni. Sok esetben nem ér el semmilyen hasznot a takarítással. És ha nem takarít, akkor is kéznél van a teljes, részletes pénzügyi nyilvántartás.

Műszaki szerkesztőm azt akarja, hogy mutassak itt valamit: megjegyzi, hogy a tisztítási művelet futtatása nem feltétlenül csökkenti a lehető legnagyobb mértékben a QuickBooks adatfájl méretét. Ezért azt mondja, hogy ha valóban szüksége van egy kisebb adatfájlra, először futtasson egy tisztítási műveletet, majd mentsen el és állítson vissza egy hordozható QuickBooks adatfájlt.

Íme egy másik józan ész a QuickBooks vállalati fájlok tisztításával és archiválásával kapcsolatban: Létre kell hoznia a QuickBooks adatfájl archív másolatát. Valójában azt javaslom, hogy az év végén hozzon létre egy archív másolatot a QuickBooks adatfájlról, miután Ön vagy CPA-ja elvégezte az év utolsó módosításait. Nagyszerű ötlet létrehozni egy archív másolatot a QuickBooks adatfájlról, amelyet az adóbevallás és a pénzügyi kimutatások elkészítéséhez használnak, mert később bármikor megmagyarázhat néhány számot az adóbevallásban vagy pénzügyi kimutatásban, ha megnézi az adatok archív másolatát. fájlt.

A QuickBooks használatának egyik problémája az, hogy az emberek szándékosan vagy véletlenül megváltoztathatják a régi tranzakciókat. Ez sajnos azt jelenti, hogy valaki megváltoztathatja a tranzakciókat egy QuickBooks adatfájlban az előző évben. Amikor ez a változás bekövetkezik, előfordulhat, hogy valaki, aki később megnézi a QuickBooks adatfájlt, nem tudja megmagyarázni az adóbevallásban vagy a pénzügyi kimutatásban szereplő számokat. Ha valaki visszatér egy előző év tranzakciójának módosításához, és ezt a tranzakciót használják az év teljes bevételének kiszámításához, akkor többé nem használhatja a QuickBooks-adatokat az adóbevallásában és a teljes bevételre vonatkozó pénzügyi kimutatásokban szereplő számok magyarázatára. Ennek van értelme, nem?

Szerencsére, ha rendelkezik a QuickBooks adatfájl archív másolatával – az adóbevalláshoz és a pénzügyi kimutatásokhoz számokat adó QuickBooks adatfájllal – mindig láthatja, hogy mely QuickBooks-tranzakciók támogatnak egy adott adóbevallási számot vagy pénzügyi kimutatás számát. Ha még mindig zavaros ezen a ponton - és ez is egy kicsit trükkös - kérdezze meg adótanácsadó vagy a CPA a problémát. El tudja magyarázni Önnek a bevallás vagy pénzügyi kimutatás elkészítéséhez használt QuickBooks-adatok változásának veszélyét a bevallás elkészítése vagy a pénzügyi kimutatások közzététele és terjesztése után.