Mi történik, ha tömöríti a QuickBooks cégfájlt

A QuickBooks fájltömörítési folyamat két dolgot hajt végre: A QuickBooks Condense parancs létrehozza a QuickBooks adatfájl állandó másolatát (ezt a fájl archív másolatának nevezik); a fájltömörítési folyamat az adatfájlt kicsinyíti, mivel összefoglal sok régi zárt, részletes tranzakciót, amelyek nagy szörnyű naplóbejegyzéseket használnak.

Mivel ez a tömörítés és archiválás kissé zavaró lehet, itt egy gyors összefoglaló arról, hogy pontosan mi történik a QuickBooks vállalati fájl tömörítésekor. A QuickBooks általában a következő lépéseket teszi a folyamat során:

• Menti a céges fájlok archív másolatát: A QuickBooks vállalati fájl tömörítésekor a QuickBooks elmenti a fájl archív másolatát.

• Eltávolítja a régi lezárt tranzakciókat: A tömörítési folyamat részeként a QuickBooks lehetőséget ad a régi, lezárt tranzakciók eltávolítására a QuickBooks vállalati fájl jelenlegi, működő verziójából. Ne feledje, hogy az archiválás létrehozza a QuickBooks vállalati fájl archív másolatát.

  Még mindig megvan azonban a QuickBooks vállalati fájl működő verziója, és a QuickBooks vállalati fájl jelenlegi, működő verziója megtisztul vagy tömörül a régi, lezárt tranzakciók eltávolításával.

  A lezárt tranzakciók olyan tranzakciók, amelyeket a QuickBooksnak már nem kell részletesen nyomon követnie. Például egy régi ügyfélszámla – miután kifizették – lezárt tranzakció. Valamelyik eladónak írt régi csekk – miután a bank elszámoltatta – lezárt tranzakció.

• Összefoglalja a régi, lezárt tranzakciókat: Mivel a régi, lezárt tranzakciók eltávolításra kerülnek a QuickBooks adatfájlból, a tömörítés általában összefoglaló havi naplóbejegyzéseket hoz létre a régi, lezárt tranzakciókhoz, és ezeket az összesítő tranzakciókat a QuickBooks adatfájl jelenlegi, működő verziójában helyezi el.

  Ezek az összefoglaló havi naplóbejegyzések lehetővé teszik a havi pénzügyi kimutatások készítését. Például annak ellenére, hogy az archiválás eltávolítja az összes régi, lezárt tranzakciót, például 2011 januárjából, 2014-ben is készíthet 2011 januári pénzügyi kimutatásokat. A 2011. januári havi pénzügyi kimutatások készítéséhez a QuickBooks az összefoglaló havi naplóbejegyzéseket használja.

• Törli az ellenőrzési nyomvonalat: A QuickBooks ellenőrzési nyomvonalat tart fenn, amely megmutatja, hogy ki milyen tranzakciókat vezetett be. A QuickBooks adatfájlok megtisztításának egyik szinte rejtett hatása az ellenőrzési nyomvonalra vonatkozik. Ha megtisztítja a vállalati fájlt, és jelzi, hogy a vállalati fájlt tömöríteni kell, a QuickBooks törli az ellenőrzési nyomvonalat a „zárt tranzakciók eltávolítása előtt vagy előtt” dátum előtt.

  Más szavakkal, arra az időtartamra, ameddig a QuickBooks eltávolítja a régi, lezárt tranzakciókat, eltávolítja ezeknek a tranzakcióknak az ellenőrzési nyomvonalát is.

A fájl tömörítési folyamata általában azt jelenti, hogy létrehoz egy másolatot a QuickBooks adatfájlról, amelyet elment és elhelyez valahol, majd létrehozza a működő vállalati fájl kicsinyített verzióját. A QuickBooks vállalati fájl tömörítésére használt parancs azonban lehetővé teszi szinte üres vállalati fájlok létrehozását is.

A legtöbb embernek soha nem kell használnia ezt a lehetőséget. A QuickBooks-felhasználóknak csak egy kategóriája lehet, hogy csaknem üres vállalati fájlokat szeretne létrehozni: a CPA-k és a tanácsadók (akik egy vállalati fájlt szeretnének újra felhasználni egy másik üzleti egységhez vagy ügyfélhez) használhatják ezt a parancsot olyan vállalati adatfájlok létrehozásához, amelyek sok a listák már fel vannak állítva.