Megrendelés megadása a QuickBooks Online-ban

Azok a vállalkozások, amelyek sok árut rendelnek a szállítóktól, gyakran beszerzési rendeléseket használnak a megrendelt cikkek nyomon követésére. A QuickBooks Online (QBO) vásárlási megrendelései nem érintik egyik fiókját sem; ehelyett egyszerűen segítenek nyomon követni, hogy mit rendel. És amikor a rendelés megérkezik, összehasonlíthatja az ajtón érkező árukat a rendelésen szereplőkkel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megegyeznek.

Ha vásárlási rendeléseket kíván használni, akkor a rendelési folyamat általában a következő módon történik:

• Megrendelést ad le egy szállítónál, és megad egy beszerzési rendelést a QBO-ban, amely megegyezik az Ön által leadott rendeléssel.

• Megkapja a megrendelt tételeket, általában a tételekről szóló számlával együtt; ezután a kapott cikkeket a vásárlási rendeléshez rendeli, és a tételekről számlát ír be. Vegye figyelembe, hogy néha a számlát tételek nélkül kapja meg, vagy a tételeket a számla nélkül.

• Ön fizeti az eladó számláját.

Beszerzési rendelést a Megrendelés tranzakciós ablakában adhat meg; ezt az ablakot a Költségtranzakciók oldalról vagy a Létrehozás menüből (pluszjel) nyithatja meg. Egy tipikus beszerzési rendelés úgy néz ki, mint az itt látható, és észre fogja venni, hogy az ablak nagyon hasonlít a Check ablakra.

A Megrendelés ablak.

A Megrendelés tranzakciós ablakának kitöltésekor a QBO Nyitott állapotot rendel a beszerzési rendeléshez; az állapot közvetlenül a szállító neve alatt jelenik meg a tranzakciós ablak bal felső sarkában.

Amikor megkapja az árut, az eladó számláját vagy mindkettőt, rögzít egy számlát, vagy egy csekket, egy költségtranzakciót vagy egy hitelkártya terhelést, amely megmutatja, hogy mit fizetett (vagy mennyivel tartozik) az eladónak.

Amikor kiválaszt egy szállítót, akinek nyitott beszerzési rendelései vannak az ilyen típusú tranzakciók bármelyikéhez, az ablak jobb oldalán megjelenik egy ablaktábla, amely az elérhető beszerzési rendeléseket mutatja. Megrendelést ugyanúgy ad hozzá a tranzakcióhoz, mint egy csekk-tranzakcióhoz: a Hozzáadás gombra kattintva. Itt megnyílt egy csekk-tranzakció, és kiválasztásra került egy szállító, akinek nyitott beszerzési rendelései vannak.

Az Ellenőrzés ablak egy olyan szállítóval, aki nyitott beszerzési rendelésekkel rendelkezik.

Amikor a Hozzáadás gombra kattint, hogy hozzáadja a beszerzési rendelést a tranzakcióhoz, a QBO hozzáadja a beszerzési rendelés sorait az első elérhető sorhoz az Ellenőrzési tranzakció Cikk részletei szakaszában. A QBO azt is jelzi a szállító neve alatt, hogy a csekk-tranzakciónak egy kapcsolt tranzakciója van.

Egy vásárlási rendelés hozzáadását követően ellenőrizze a tranzakciót.

Ha elmenti a Csekk tranzakciót, majd újra megnyitja a beszerzési rendelést, a QBO a beszerzési rendelések állapotát nyitottról lezártra változtatta, hogy véletlenül se adja hozzá a beszerzési rendelést egy másik tranzakcióhoz.

Ha nem megfelelő beszerzési rendelést ad hozzá egy tranzakcióhoz, a sor jobb szélén lévő kuka ikonra kattintva eltávolíthatja a beszerzési rendelés sort a Cikk részletei részben.

A QBO nem adhatja hozzá a beszerzési rendelésnek csak egy részét egy tranzakcióhoz. Tehát, ha egy beszerzési rendelésnek csak egy részét kapja meg, adja hozzá a beszerzési rendelést a tranzakcióhoz, majd rögzítse a befizetést a beszerzési rendelés beérkezett részére úgy, hogy törölje a csekkből a meg nem kapott tételek sorait. A beszerzési rendelés fennálló részének nyomon követéséhez manuálisan lezárhatja az eredeti beszerzési rendelést, és létrehozhat egy új beszerzési rendelést, amely tartalmazza a fennmaradó függő tételeket; amikor létrehozza a második beszerzési rendelést – lényegében egy visszamenőleges rendelést – próbáljon hozzá egy számot rendelni, amely segít nyomon követni az eredeti beszerzési rendeléshez képest.

Használhatja saját egyéni beszerzési rendelési számát, ha a Gear→Vállalati beállítások→ Költségek lehetőséget választja. Ezután kattintson a Megrendelések melletti ceruzára a beszerzési rendelés beállításainak szerkesztéséhez, jelölje be az Egyéni tranzakciós számok jelölőnégyzetet, majd kattintson a Mentés gombra.

Ha azonosítania kell a nyitott beszerzési rendeléseket, használja a Nyitott beszerzési rendelések listája jelentést.