Megrendelés létrehozása a QuickBooksban

A beszerzési megrendelés egyszerű célt szolgál: közli az eladóval, hogy szeretne vásárolni valamilyen terméket. Valójában a beszerzési megrendelés egy vásárlási szerződés.

Sok kisvállalkozás nem alkalmaz beszerzési megrendeléseket. De amikor egy bizonyos méretre nőnek, sok vállalkozás úgy dönt, hogy használja őket, mert a beszerzési rendelések az Ön által megrendelt cikkek állandó nyilvántartásaivá válnak. Sőt, a beszerzési rendelések használata gyakran formalizálja a vásárlási folyamatot a vállalatnál. Például dönthet úgy, hogy a cégében senki sem vásárolhat 100 dollárnál többet, hacsak nem kap beszerzési rendelést. Ha csak Ön tud beszerzési rendeléseket kiadni, akkor ezzel az eljárással hatékonyan ellenőrizte a beszerzési tevékenységeket.

A QuickBooks használatához vásárlási rendelések létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Mondja el a QuickBooksnak, hogy beszerzési rendelést szeretne létrehozni a Szállítók –> Beszerzési rendelések létrehozása menüponttal.

A QuickBooks megjeleníti a Megrendelések létrehozása ablakot.

Vegye figyelembe, hogy ha a Szállítók menüben nem található Megrendelések létrehozása parancs, a QuickBooks nem tudja, hogy Ön beszerzési rendeléseket szeretne létrehozni.

2. A Szállítók menü legördülő listája segítségével azonosítsa azt a szállítót, akitől meg kívánja vásárolni a terméket.

A Szállító legördülő listamező felsorolja az összes szállítót a Szállítólistában.

3. (Opcionális) Osztályozza a vásárlást az Osztály legördülő lista segítségével.

4. (Opcionális) Adjon meg egy másik szállítási címet a Szállítási cím legördülő listában.

A Szállítás címe legördülő listában megjelenik az összes ügyfele, szállítója és alkalmazottja listája. A címzett hajót a többi név valamelyikének kiválasztásával választja ki. Miután kiválasztott egy bejegyzést a Szállítási cím listáról, a QuickBooks kitölti a Szállítási cím mezőt a megfelelő információkkal.

A Megrendelések létrehozása ablak néhány szabványos és remélhetőleg ismerős gombot és mezőt tartalmaz: Előző, Következő, Nyomtatás, Keresés, Helyesírás, Előzmények és Sablon.

5. Erősítse meg a megrendelés dátumát.

Kezdetben a QuickBooks az aktuális rendszerdátumot helyezi a Dátum mezőbe. Meg kell azonban győződnie arról, hogy a QuickBooks által a vásárlási rendelés dátumaként megadott dátum helyes-e. Ez a szerződés dátuma. Gyakran a dátum határozza meg a szerződéses feltételeket – például a napok számát, ameddig a tételt ki kell szállítani.

6. Erősítse meg a megrendelés számát.

A beszerzési rendelés száma vagy PO-száma egyedileg azonosítja a beszerzési rendelési bizonylatot. A QuickBooks sorban számozza a beszerzési rendeléseket az Ön számára, és a következő számot a PO-szám mezőbe helyezi. A QuickBooks által a helyes beszerzési rendelésszámra vonatkozó tipp általában helyes, de ha nem, írja be a csereszámot.

7. Erősítse meg az eladót, és küldje el az információkat.

A Szállító blokk és a Szállítási blokk azonosítja a szállítót, akitől a terméket vásárolja, és azt a szállítási címet, amelyre a szállítót küldeni szeretné. Ennek az információnak helyesnek kell lennie, ha a szállítói listája naprakész, és megfelelően használta a Szállítási cím legördülő listát, hogy szükség esetén azonosítson egy alternatív szállítási címet. Ennek ellenére győződjön meg arról, hogy az ebben a két címblokkban megjelenő információ helyes. Ha az információ nem megfelelő, természetesen javítsa ki. A címblokk információit szerkesztheti úgy, hogy kiválasztja a helytelen információkat, majd újra beírja azt, amit meg kell jeleníteni.

8. Írjon le minden egyes tételt, amelyet megrendelni szeretne.

A Megrendelések létrehozása ablak oszlopaival részletesen leírhatja az egyes tételeket, amelyeket a vásárlás részeként szeretne megrendelni. Minden elem a saját sorába kerül. Az eladótól megvásárolni kívánt cikk leírásához adja meg a következő információkat:

• Tétel: A Cikk oszlopban rögzítheti a megvásárolni kívánt cikk egyedi cikkszámát. Ne feledje, hogy a tételeket be kell írni vagy le kell írni a cikklistába. A legfontosabb dolog, amit a cikklistáról tudnia kell, hogy bármit, amit a számlán – vagy ami azt illeti, a beszerzési megrendelésen – meg kíván jeleníteni, le kell írni a cikkfájlban.

• Leírás: A Leírás oszlop a kiválasztott elem leírását mutatja. A Leírás mezőt úgy is szerkesztheti, hogy az érthető legyen az ügyfelek vagy a szállítók számára.

• Menny.: A Menny. oszlopban meghatározhatja a kívánt cikk mennyiségét. Ebben a mezőben természetesen megadja a kívánt tételek számát.

• Díj: A Díj oszlopban adhatja meg a cikk egységárát vagy egységárát. Vegye figyelembe, hogy a QuickBooks különböző címkéket használ ehhez az oszlophoz attól függően, hogy milyen típusú vállalkozást állított be.

• Vevő: Az Ügyfél oszlop lehetővé teszi, hogy azonosítsa azt a vevőt, akinek a terméket megvásárolja.

• Összeg: Az Összeg oszlop a cikk teljes elköltését mutatja. A QuickBooks úgy számítja ki az összeget, hogy megszorozza a mennyiséget az árfolyammal (vagy árral). Az oszlop összegét is módosíthatja. Ebben az esetben a QuickBooks úgy állítja be az árfolyamot (vagy árat), hogy a mennyiség szorzata mindig egyenlő legyen az összeggel.

Minden egyes tétel leírását meg kell adnia, amelyet a vásárlási rendelésben szerepeltetni kell. Ez például azt jelenti, hogy ha hat cikket szeretne rendelni egy szállítótól, akkor a beszerzési rendelésnek hat sornyi információt kell tartalmaznia.

9. Nyomtassa ki a beszerzési rendelést.

Ki kell nyomtatnia a vásárlási rendelést. A vásárlási megrendelés QuickBooksba történő rögzítésének célja a vásárlás hivatalos nyilvántartásának létrehozása. Szinte mindig szeretné továbbítani ezt a beszerzési rendelést az eladónak. A beszerzési megrendelés pontosan megmondja az eladónak, hogy mit szeretne vásárolni, és az árat, amelyet hajlandó fizetni. A rendelés kinyomtatásához kattintson a Nyomtatás gombra. A beszerzési rendeléseket később kötegben is kinyomtathatja; ehhez mentse el az összes létrehozni kívánt beszerzési rendelést, majd válassza a Fájl –> Űrlapok nyomtatása –> Beszerzési rendelések parancsot.

10. Mentse el a beszerzési rendelést.

Megrendelésének mentéséhez kattintson a Mentés és bezárás vagy a Mentés és új gombra. Ha a Mentés és új gombra kattint, a QuickBooks elmenti a beszerzési rendelést, és újra megjeleníti a Megrendelések létrehozása ablak üres verzióját, így újabb beszerzési rendelést rögzíthet.