Megrendelés létrehozása a QuickBooks 2013-ban

A beszerzési megrendelés egyszerű célt szolgál: közli az eladóval, hogy szeretne vásárolni valamilyen terméket. Valójában a beszerzési megrendelés egy vásárlási szerződés. A QuickBooks 2013 használatához beszerzési rendelések létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:

Mondja el a QuickBooksnak, hogy beszerzési rendelést szeretne létrehozni a Szállítók → Beszerzési rendelések létrehozása menüpontjával.

Ha a Szállítók menüben nem található Megrendelések létrehozása parancs, a QuickBooks nem tudja, hogy Ön beszerzési rendeléseket szeretne létrehozni.

A Szállító menü legördülő listája segítségével azonosíthatja azt a szállítót, akitől meg szeretné vásárolni a terméket.

A Szállító legördülő lista felsorolja az összes szállítót a Szállítólistában.

(Opcionális) Osztályozza a vásárlást az Osztály legördülő lista segítségével.

(Opcionális) Adjon meg egy másik szállítási címet a beszerzési rendelés jobb felső sarkában található Szállítási cím legördülő listában.

A Szállítás címe legördülő lista megjeleníti az összes ügyfelet, szállítót és alkalmazottat. A Szállítási címet a többi név valamelyikének kiválasztásával választja ki. Miután kiválasztott egy bejegyzést a Szállítási cím listáról, a QuickBooks kitölti a Szállítási cím mezőt a megfelelő információkkal.

A Megrendelések létrehozása ablak Fő, Formázás és Jelentés lapjain megtalálhatók a szokásos és jól ismert gombok és mezők: Előző, Következő, Nyomtatás, Keresés, Helyesírás, Előzmények és Sablon.

Erősítse meg a megrendelés dátumát.

Kezdetben a QuickBooks az aktuális rendszerdátumot helyezi a Dátum mezőbe. Meg kell azonban győződnie arról, hogy a QuickBooks által a vásárlási rendelés dátumaként megadott dátum helyes-e. Ez a szerződés dátuma. Gyakran a dátum határozza meg a szerződéses feltételeket – például a napok számát, amelyen belül a tételt ki kell szállítani.

Erősítse meg a beszerzési rendelés számát.

A beszerzési rendelés száma vagy PO-száma egyedileg azonosítja a beszerzési rendelési bizonylatot. A QuickBooks sorban számozza a beszerzési rendeléseket az Ön számára, és a megfelelő számot a PO No. mezőbe helyezi. A QuickBooks által a megfelelő beszerzési rendelés számáról alkotott tipp általában helyes. Ha nem helyes, megadhat egy csereszámot.

Erősítse meg az eladót és a szállítási címet.

A Szállító blokk és a Szállítási blokk azonosítja a szállítót, akitől a terméket vásárolja, és azt a címet, amelyre a szállítót küldeni szeretné. Ennek az információnak helyesnek kell lennie, ha a szállítói listája naprakész, és helyesen használta a Szállítási cím legördülő listát, hogy szükség esetén azonosítson egy alternatív szállítási címet.

Ennek ellenére győződjön meg arról, hogy az ebben a két címblokkban megjelenő információ helyes. Ha az információ nem megfelelő, természetesen javítsa ki. A címblokk információit szerkesztheti úgy, hogy kiválasztja a helytelen információkat, majd újra beírja azt, amit meg kell jeleníteni.

Írjon le minden egyes tételt, amelyet megrendelni szeretne.

A Megrendelések létrehozása ablak oszlopaival részletesen leírhatja az egyes tételeket, amelyeket a vásárlás részeként szeretne megrendelni. Minden elem a saját sorába kerül. Az eladótól megvásárolni kívánt cikk leírásához adja meg a következő információkat:

• Tétel: A Cikk oszlopban rögzítheti a megvásárolni kívánt cikk egyedi cikkszámát. Ne feledje, hogy a tételeket be kell írni vagy le kell írni a cikklistába. A cikklistáról a legfontosabb tudnivaló, hogy mindent, amit a számlán – vagy ami azt illeti, a beszerzési rendelésen – meg kíván jeleníteni, le kell írni a cikkfájlban.

• Leírás: A Leírás oszlopban írja le a kiválasztott elemet. A Leírás mezőt úgy is szerkesztheti, hogy az érthető legyen az ügyfelek vagy a szállítók számára.

• Menny.: A Menny. oszlop a kívánt cikk mennyiségét adja meg. Természetesen ebben a mezőben adja meg a kívánt elemek számát.

• Díj: A Díj oszlop a cikk egységárát vagy egységárát adja meg. Vegye figyelembe, hogy a QuickBooks különböző címkéket használ ehhez az oszlophoz attól függően, hogy milyen típusú vállalkozást állított be.

• Vevő: A Vevő oszlop azt a vevőt azonosítja, akinek a terméket megvásárolja.

• Összeg: Az Összeg oszlop a cikkre fordított teljes összeget mutatja. A QuickBooks úgy számítja ki az összeget, hogy megszorozza a mennyiséget az árfolyammal (vagy árral). Az oszlop összegét is módosíthatja. Ebben az esetben a QuickBooks úgy állítja be az árfolyamot (vagy árat), hogy a mennyiség szorzata mindig egyenlő legyen az összeggel.

• Osztály: Az Osztály oszlopban a beszerzési rendelés tételeit a cikk szintjén osztályozza, nem pedig a beszerzési rendelés szintjén.

Meg kell adnia a beszerzési rendelésben szereplő minden tétel leírását. Ez például azt jelenti, hogy ha hat cikket szeretne rendelni egy szállítótól, akkor a beszerzési rendelésnek hat sornyi információt kell tartalmaznia.

Nyomtassa ki a beszerzési rendelést.

A vásárlási megrendelés QuickBooksba történő rögzítésének célja a vásárlás hivatalos nyilvántartásának létrehozása. Szinte mindig szeretné továbbítani ezt a beszerzési rendelést az eladónak. A beszerzési megrendelés pontosan megmondja az eladónak, hogy mit szeretne vásárolni, és az árat, amelyet hajlandó fizetni. A rendelés kinyomtatásához kattintson a Nyomtatás gombra.

A beszerzési rendeléseket később kötegben is kinyomtathatja, ha a beszerzési rendelések létrehozásakor bejelöli a Nyomtatás később gombot (elérhető a Fő lapon), menti az összes létrehozni kívánt beszerzési rendelést, majd válassza a Fájl-> Nyomtatási űrlapok→ Megrendelések parancs.

Mentse el a vásárlási rendelést.

Megrendelésének mentéséhez kattintson a Mentés és bezárás vagy a Mentés és új gombra. Ha a Mentés és új gombra kattint, a QuickBooks elmenti a beszerzési rendelést, és újra megjeleníti a Megrendelések létrehozása ablak üres verzióját, így újabb beszerzési rendelést rögzíthet.