Megrendelés létrehozása a QuickBooks 2010-ben

A QuickBooks segítségével beszerzési rendelést hozhat létre vállalkozása számára. A beszerzési megrendelés azt mondja az eladónak, hogy szeretne vásárolni valamilyen terméket. Valójában a beszerzési megrendelés egy vásárlási szerződés.

1 Válassza a Szállítók → Beszerzési rendelések létrehozása lehetőséget.

A QuickBooks megjeleníti a Megrendelések létrehozása ablakot.

2 A Szállító legördülő listából válassza ki azt a szállítót, akitől meg szeretné vásárolni a terméket.

A Szállító legördülő lista tartalmazza az összes szállítót a Szállítólistában.

3 (Opcionális) Osztályozza a vásárlást az Osztály legördülő lista segítségével.

Az osztályok segítségével megadhatja, hogy vállalkozása mely részére vonatkozik a vásárlás.

4 (Opcionális) A cím módosításához válasszon egy nevet a Szállítási cím legördülő listából.

A Szállítás címe legördülő lista megjeleníti az összes ügyfelet, szállítót és alkalmazottat. Miután kiválasztott egy bejegyzést a Szállítási cím listáról, a QuickBooks kitölti a Szállítási cím mezőt a megfelelő információkkal.

5 Erősítse meg a megrendelés dátumát.

Kezdetben a QuickBooks az aktuális rendszerdátumot helyezi a Dátum mezőbe. Meg kell azonban győződnie arról, hogy a QuickBooks által a vásárlási rendelés dátumaként megadott dátum helyes-e.

6 Erősítse meg a beszerzési rendelés számát.

A beszerzési rendelés vagy PO-szám egyedileg azonosítja a beszerzési rendelési dokumentumot. A QuickBooks sorban számozza a beszerzési rendeléseket az Ön számára, és a megfelelő számot a PO No. mezőbe helyezi. A QuickBooks által a megfelelő beszerzési rendelés számáról alkotott tipp általában helyes. Ha nem helyes, megadhat egy csereszámot.

7 Erősítse meg az eladót, és küldje el az információkat.

A Szállító blokk és a Szállítási blokk azonosítja a szállítót, akitől a terméket vásárolja, és azt a címet, amelyre a szállítót küldeni szeretné. Ha az információ nem megfelelő, természetesen javítsa ki. A címblokk információit szerkesztheti úgy, hogy kiválasztja a helytelen információkat, majd újra beírja azt, amit meg kell jeleníteni.

8A Cikk oszlopban jegyezze fel a megvásárolni kívánt cikk egyedi cikkszámát.

Ne feledje, hogy a tételeket be kell írni vagy le kell írni a cikklistába. A cikklistáról a legfontosabb tudnivaló, hogy mindent, amit a számlán – vagy ami azt illeti, a beszerzési rendelésen – meg kíván jeleníteni, le kell írni a tételfájlban.

9A Leírás oszlopban adjon meg néhány adatot a kiválasztott elemről.

A Leírás mezőt úgy is szerkesztheti, hogy az érthető legyen az ügyfelek vagy a szállítók számára.

10 Adja meg a kívánt cikk mennyiségét a Mennyiség oszlopban.

Nyilvánvalóan meg kell adnia a kívánt tétel számát.

11A Díj oszlopban adja meg a cikk egységárát vagy egységárát.

A QuickBooks különböző címkéket használ ehhez az oszlophoz attól függően, hogy milyen típusú vállalkozást állított be.

12. Írja be az ügyfél nevét az Ügyfél oszlopba.

Ebben a formában a vásárló az a személy, akinek a terméket megvásárolják.

13 (Nem kötelező) Az Összeg oszlopban állítsa be a tétel teljes kiadását.

A QuickBooks úgy számítja ki az Összeg értéket, hogy megszorozza a mennyiséget az árfolyammal (vagy árral). Ha módosítja ezt az összeget, a QuickBooks úgy állítja be az árfolyamot (vagy árat), hogy a mennyiség szorzata mindig egyenlő legyen az összeggel.

14 Az Osztály oszlopban a beszerzési rendelési tételeket a cikk szintjén osztályozza, nem pedig a beszerzési rendelés szintjén.

Meg kell adnia a beszerzési rendelésben szereplő minden tétel leírását. Ha például hat cikket szeretne rendelni egy szállítótól, akkor a beszerzési rendelésnek hat sornyi információt kell tartalmaznia.

15 Kattintson a Nyomtatás gombra a megrendelés kinyomtatásához.

A beszerzési rendeléseket később kötegben is kinyomtathatja; ehhez mentse el az összes létrehozni kívánt beszerzési rendelést, majd válassza a Fájl→ Űrlapok nyomtatása→ Beszerzési rendelések menüpontot.

16Kattintson a Mentés és bezárás vagy a Mentés és új gombra.

Ha a Mentés és új gombra kattint, a QuickBooks elmenti a beszerzési rendelést, és újra megjeleníti a Megrendelések létrehozása ablak üres verzióját, hogy újabb beszerzési rendelést rögzíthessen.