Kövesse nyomon a betéti, ATM-es és ügyfél-hitelkártyákat a QuickBooks 2019-ben

A betéti és ATM-kártyák, ha rögtön rátérünk, egyáltalán nem hitelkártyák. A betéti kártya vagy az ATM-kártya használata jobban hasonlít a csekk írásához, mint bármi máshoz. Ahelyett, hogy csekk megírásával venne fel pénzt, bankkártyával vesz fel pénzt.

Bár a betéti kártyás tranzakció néha hitelkártya-tranzakciónak tűnik (legalábbis barátainak és kereskedőinek), a betéti kártyás tranzakciót úgy kell kezelnie, mint a csekket. Dióhéjban a következőket kell tennie:

• Amikor megterhel valamit egy bankkártyára, a tranzakciót ugyanúgy rögzítse, mint egy szokásos csekket. Érdemes lehet beírni a tranzakció számát csekkszámként vagy az Emlékeztető sorba, hogy nyomon tudja követni a tranzakciót.
• Ha bankkártyával vesz fel készpénzt, a tranzakciót rendes pénzfelvételként rögzítse (vagy készpénzes számlára utalja), mintha felvételi szelvénnyel ment volna a bankba.
• Ha bankkártyával bankautomatán keresztül fizet be, a tranzakciót ugyanúgy rögzítse, mint a normál befizetést.

Mi a helyzet a vásárlói hitelkártyákkal?

Ha még nem tudja ezt, bár ügyfelei valószínűleg szeretnek hitelkártyával fizetni, a vásárlói hitelkártyák fejfájást okoznak Önnek. Ennek az az oka, hogy az Ön kereskedő bankja vagy hitelkártya-feldolgozója összesíti az ügyfelek hitelkártya-terheléseit, majd – esetleg naponta vagy néhány naponta – egy nagy köteg készpénzt helyez el a bankszámláján. A készpénz a legutóbbi hitelkártya-terhelések összege mínusz egy díj.

Mindez elég ártalmatlanul hangzik, de itt van egy példa, hogyan működik. Az A, B és C ügyfelek hétfőn érkeznek, és 5, 10 és 15 dollárt költenek. Aztán kedden D, E és F ügyfelek jönnek, és 10, 50, illetve 30 dollárt költenek. Szerdán nem ad el semmit annak, aki hitelkártyát használ, de látja, hogy a bankszámláján 105 dollárt fizet a hitelkártya-társaság.

A probléma az, hogy az elmúlt két nap hitelkártya-tranzakcióit nézi, és tudja, hogy ezek összesen 120 USD-t tesznek ki, mert ennyit adtál el A, B, C, D, E és F ügyfeleknek. a 105 dollárral? A hiányzó 15 dollár szolgáltatási díj? Ó, ne, várj. Lehet, hogy A ügyfél felhívta a hitelkártya-társaságát, és letiltotta az első 5 dolláros terhelést. Vagy talán B ügyfél volt?

Ha elfogad egy hitelkártyát, tudja, hogyan működik, igaz? Királyi fejfájás.

Azt hiszem, két ésszerű megközelítése van ennek az őrületnek a kezelésére:

• A jó könyvelő módszere: Az ügyfelek hitelkártyás fizetéseit a szokásos módon rögzítheti – ahogyan a QuickBooks elvárja. A Good Accountant's Way szép, pontos nyilvántartásokat készít, de óriási könyvelési gondok árán. Érdekelnek további információk? Nagy! A QuickBooks Help paranccsal kereshet a QuickBooks online súgójában a hitelkártyás fizetést rögzítő témában .
• A rossz könyvelő módszere: Csak akkor rögzítheti az eladási bizonylatokat, amikor a hitelkártya-társaság nettó terhelési összegeket helyez el az Ön bankszámláján. Más szóval, a korábbi bekezdésben megadott példaszámok használatával ahelyett, hogy az A, B, C, D, E és F ügyfelek egyedi tranzakcióit rögzítené az értékesítés során, 105 dolláros tranzakciót rögzíthet, amikor a hitelkártya-társaság letétbe helyezi. 105 dollárt a bankszámlájára. Ha ismeri a hitelkártya-társaság szolgáltatási díját, ezt is rögzítheti naplóbejegyzéssel. (Valószínűleg a könyvelődtől szeretne segítséget kérni ezzel kapcsolatban.)

Mondanom kellene még valamit. A rossz könyvelő módszere valószínűleg nem indokolt, hacsak nem nagy mennyiségben van jelen – például egy kiskereskedelmi üzletben –, és ha időszakos készletezési rendszert használ, vagy ha nem ad el készletet. Ha csak néhány hitelkártya-tranzakciója van – mondjuk néhány naponta egy –, vagy ha állandó leltári rendszert próbál használni, akkor a Good Accountant's Way-t kell használnia.