Költségvetések összehasonlítása a tényleges eredményekkel a QuickBooks 2011-ben

Miután rögzítette költségvetését a QuickBooksban, a Költségvetések és előrejelzések almenü parancsainak kiválasztásával összehasonlíthatja tényleges pénzügyi eredményeit a költségvetésben szereplő összegekkel. Ha a Jelentések → Költségkeretek és előrejelzések lehetőséget választja, a QuickBooks számos költségvetési jelentést biztosít:

• Költségkeret áttekintése: Ez a jelentés összefoglalja a költségvetésben szereplő összegeket. Használhatja költségvetésének megtekintésére és hibaellenőrzésére.

• Költségvetés vs. tényleges: Ez a jelentés lehetővé teszi a költségvetésben szereplő eredménykimutatás és a tényleges eredménykimutatás összehasonlítását. A jelentés ezért lehetővé teszi a várható bevételek és kiadások összehasonlítását a tényleges bevételekkel és kiadásokkal.

• Nyereség és veszteség költségvetési teljesítménye: Ez a jelentés lehetővé teszi tényleges bevételeinek, kiadásainak és nyereségének összehasonlítását a költségvetésben szereplő bevételekkel, kiadásokkal és nyereséggel.

• Költségvetés és tényleges grafikon: Ez a grafikon nem jelentés. Ez egy diagram, amely a költségvetési és tényleges információkat mutatja.

• Előrejelzés áttekintése: Ez a jelentés összefoglalja a QuickBooks előrejelzését. Az előrejelzés alapvetően a jövőbeli bevételre és pénzáramlásra vonatkozó előrejelzés. Előrejelzéseket használ a „mi lenne, ha” tervezéshez.

• Előrejelzés és tényleges: Ez a jelentés összehasonlítja az előrejelzést a ténylegesen történtekkel.

Egy jól felépített, józan ésszel rendelkező költségvetéssel eltéréseket kereshet költségvetése és tényleges pénzügyi eredményei között. Költségkeretét olyan helyzetek észlelésére szeretné használni, amikor például egy kiadási tétel túl alacsony, egy eszköztétel túl magas, vagy valamilyen bevételi szám elmarad a várttól. A váratlan eredmények gyakran problémákra vagy lehetőségekre utalnak. Gondolja át a következő példákat az eltérésekre, és arra, hogy az eltérések mit jelezhetnek:

• A havi bevétel 40 000 dollár 50 000 helyett. Ha az eladások csak 80 százalékát teszik ki annak, amit elvár, valószínűleg azonnali korrekciós intézkedést kell végrehajtania.

• A készletek egyenlege átlagosan 50 000 USD a hónap végén, nem pedig 100 000 USD a hónap végén. Ez lehet jó vagy rossz. Azt jelezheti, hogy a vártnál sokkal gyorsabban értékesíti a termékeket (és ezért növelnie kell a készletberuházást és a készletvásárlást). Az alacsony készletberuházás azonban azt is jelentheti, hogy egyszerűen nem kapja meg az anyagokat olyan gyorsan a szállítóitól, mint amennyire szüksége van rájuk, és ennek eredményeként nagy a kockázata annak, hogy a nem megfelelő készletszint miatt eladásokat veszít.

• A kutatási és fejlesztési költségek évi 25 000 dollár helyett évi 50 000 dollárt tesznek ki. Rossznak tűnnek azok a kutatási és fejlesztési költségek, amelyek kétszerese a vártnak. A kutatási és fejlesztési kiadások megkétszerezése azonban jó lehet, ha váratlanul valamilyen ígéretes új termékbe, ötletbe vagy technológiába fektet be.

• A vásárlók egy bizonyos csoportja felé irányuló eladások 50 százalékkal magasabbak. Tegyük fel, hogy osztályokat használt az országon belüli és az országon kívüli ügyfeleknek történő eladások nyomon követésére. Ha azt látja, hogy egészen váratlanul az országon kívüli vevőknek történő eladások 50 százalékkal haladják meg a vártnál, akkor ez az eltérés arra utalhat, hogy az országon kívül még többet értékesíthet.