Készletszámítás a QuickBooks 2017-ben

Szerencsére az üzleti életben folyó készletnyilvántartás nagy részét a QuickBooks automatikusan kezeli. Ha például csekk megírásával vagy fizetendő számla rögzítésével vásárol egy készletelemet, a QuickBooks automatikusan módosítja a készletszámláit a készlet dollárértéke és a cikkek mennyisége alapján. Amikor elad egy készletelemet egy ügyfélnek, a QuickBooks ismét automatikusan beállítja a készlet dollárértékét, és módosítja az eladott cikkek mennyiségi számát.

Alapvetően mindez azt jelenti, hogy a QuickBooks állandó készletezési rendszert tart fenn – egy leltári rendszert, amely bármikor tudatja Önnel, hogy milyen mennyiségű cikk van készleten, és mekkora értéket képvisel a készlet. (Régebben a kisebb cégek gyakran használtak időszakos készletezési rendszert, ami azt jelentette, hogy a cégtulajdonosok soha nem tudták pontosan a készleteik dollárértékét vagy a birtokukban lévő készletelemek mennyiségét.)

Bár az előző bekezdésben minden jó hír, számos leltárral kapcsolatos fejfájás igényel egy kis számviteli varázslatot. Konkrétan, ha cége készlettel rendelkezik, tudnia kell, hogyan kell kezelni az elavult készleteket, az elavult készletek ártalmatlanítását és a készletcsökkenést.

Az elavult leltár kezelése

Az elavult készlet azokra a cikkekre vonatkozik, amelyeket eladásra vásárolt, de kiderült, hogy nem értékesíthetők. Lehet, hogy az ügyfelek már nem akarják. Lehet, hogy túl sok van a készletből, és soha nem fog tudni eladni mindent, amit birtokol.

Mindkét esetben rögzíti azt a tényt, hogy a készlet értéke valójában kisebb, mint amennyiért vásárolta. És azt szeretné rögzíteni, hogy az a pénz, amit az elavult tételre költött, valóban kiadás. Tegyük fel, hogy vásárolt valami 100 USD értékű terméket, amelyről most rájött, hogy elavult. Hogyan rögzíti ezt az elavulást?

7. naplóbejegyzés: Elavult készlet utáni pótlék rögzítése

Ahogy a 7. naplóbejegyzés mutatja, egy 100 dolláros készletcikk elavultságának rögzítéséhez először 100 dollárral kell megterhelnie a „Készlet elavultságának” nevezett költségszámlát. Ezután jóváír egy ellenértékes számlát, amelynek neve „Kiegészítés elavult készletekre” 100 dollárért.

Az elleneszköz-számla a mérlegben közvetlenül azon eszközszámla alatt jelenik meg, amelyhez kapcsolódik. Az elleneszköz számla negatív hitelegyenlegével csökkenti az eszközszámla nettó kimutatott értékét. Ha a készletszámla egyenlege 3100 USD, és egy elavult készletkontraeszköz-számlára 100 USD-s pótlék van, a nettó készletegyenleg 3000 USD-ként jelenik meg. Más szavakkal, az elleneszköz-számlát levonják a kapcsolódó eszközszámlából.

A QuickBooks megköveteli, hogy saját maga rögzítse a 7. naplóbejegyzést a Naplóbejegyzések létrehozása paranccsal.

Elavult készletek selejtezése

Amikor végül megsemmisíti az elavult készletet, akkor rögzít egy ehhez hasonló naplóbejegyzést. Ez a naplóbejegyzés 100 dollárral megterheli az elleneszköz-számlát, és 100 dollárral jóváírja a készletet. Más szavakkal, ez a naplóbejegyzés eltávolítja az elavult készlet értékét mind az elavult készletszámlára vonatkozó tartalékból, mind magából a készletszámlából. Ezt a naplóbejegyzést akkor rögzíti, amikor ténylegesen, fizikailag megsemmisíti a készletet – például amikor fizet a szemétszedőnek a készlet elszállításáért, vagy amikor bedobja a készletet az irodája vagy a gyára mögötti nagy szemetesbe.

8. naplóbejegyzés: A készletek selejtezésének rögzítése

Általánosságban elmondható, hogy adóelszámolási okokból minden évben meg kell tennie az elavult készletét. Az adószabályok általában kimondják, hogy az elavult készletet csak akkor írhatja le, ha azt ténylegesen bevételi célból értékesíti. Általában azonban leírhatja a készletet a likvidációs értékre. Az ilyen leírás ugyanúgy működik, mint az elavult készletek leírása. A leírás azonban kissé trükkös lehet, ha még soha nem tette meg, ezért érdemes konzultálnia adótanácsadójával.

Még egy nagyon fontos pont az elavult készletek ártalmatlanításának rögzítésével kapcsolatban: A QuickBooks-on belül a készletnyilvántartást a készlettételek fizikai cikkszámának módosításával rögzítheti. Valójában nem ír be olyan naplóbejegyzést, mint amilyen a 8. naplóbejegyzésben látható. A készletszámlákat az elavult készlethez igazítja. Ez a módosítás automatikusan csökkenti a készletszámla egyenlegét. Amikor a QuickBooks megkérdezi, hogy melyik számlát kell megterhelni, megadja az elavult készletszámla pótlékát.

A készletcsökkenés kezelése

A másik krónikus készletnyilvántartási fejfájás, amellyel sok cégtulajdonosnak és cégvezetőnek meg kell küzdenie, a készletcsökkenés. Nagyon valószínű, néha a legártatlanabb okok miatt, hogy a készletnyilvántartása túlmutatja a tételek mennyiségét. Amikor ez megtörténik, módosítania kell a rekordokat. Lényegében mind a készlet dollárértékét, mind a készletelemek mennyiségét csökkenteni szeretné.

A QuickBooks elkészíti ezt a naplóbejegyzést, hogy rögzítse ezt az eseményt. Ez a naplóbejegyzés megterheli a megfelelő költségszámlát – a 9. naplóbejegyzésben a költségszámlát „zsugorodási költségnek” nevezik – 100 USD összeggel. A naplóbejegyzésnek 100 USD-t is jóvá kell írnia a készletszámlán.

9. naplóbejegyzés: A készletzsugorodás rögzítése

A QuickBooks-on belül valójában nem rögzíthet olyan formális naplóbejegyzést, mint az itt látható. Egy fizikai számlálási munkalapnak nevezett eszközzel állíthatja be a készletnyilvántartási cikkek mennyiségét a tényleges értékre. Amikor végrehajtja ezt a beállítást, a QuickBooks automatikusan jóváírja a készletszámla egyenlegét, és módosítja a mennyiségi számokat. A QuickBooks azt is megköveteli, hogy adja meg a költségszámlát, amelyet a zsugorodás miatt meg kell terhelnie.

A régi időkben a vállalkozások évente csak egyszer hasonlították össze számviteli nyilvántartásaikat a készletek fizikai számával. Valójában az éves készletnyilvántartás egy fájdalmas rituálé volt, amelyen sok forgalmazó és kiskereskedő ment keresztül. Napjainkban a legtöbb vállalkozás úgy találta, hogy sokkal jobban működik a fizikai készletszámlálás egész évben. Ez a ciklusszámlálásnak nevezett megközelítés azt jelenti, hogy valószínűleg évente többször is összehasonlítja számviteli nyilvántartásait a legértékesebb tételek fizikai számlálásával.

Mérsékelten értékes tételei esetében valószínűleg évente egyszer vagy kétszer hasonlítja össze a készletnyilvántartási nyilvántartásait a fizikai számlálással. A legkevésbé értékes készletek esetében valószínűleg csak rendszertelenül hasonlítja össze a készletnyilvántartásokat a fizikai számlálással, és elfogadhat bizonyos fokú pontatlanságot. Ahelyett, hogy megszámolná például a csavarokat valamelyik tartályban, lemérheti a tartályt, majd megbecsülheti a csavarok számát.

Mindenesetre olyan rendszert szeretne, amely lehetővé teszi számviteli nyilvántartásainak összehasonlítását a fizikai számlálással. A készletzsugorodás és a készletek elavulása az üzleti tevékenység valós költségeit jelenti, amelyek semmilyen más módon nem kerülnek rögzítésre a könyvelési nyilvántartásban.