Jegyezze fel számláit a QuickBooks 2019-ben, a Payable Way módon

A számlafizetési mód (A/P) két lépésből áll. Az első apróság a nehéz oldalon, a második lépés pedig olyan egyszerű, mint a pite. Először rögzítse a számláit. Lehet, hogy már ismeri a Kiadások és a Tételek lap használatát a számlák rögzítésére. Ezeket a lapokat az A/P módszerhez is ki kell töltenie, ha számlát szeretne elosztani számlák, ügyfelek, munkák, osztályok és cikkek között.

A számlák rögzítése után folytathatja a második lépést: elmondja a QuickBooks 2019-nek, hogy mely számlákat kell fizetnie. Ezután a QuickBooks kiírja a csekket. Kinyomtatod őket. Elküldöd nekik.

Az A/P módszer működéséhez rögzítenie kell a számláit a beérkezésükkor. Ez nem jelenti azt, hogy azonnal ki kell fizetni. A számlák rögzítésével nyomon követheti, hogy mennyi pénzzel tartozik, és mennyi pénze van a vállalkozásának. A QuickBooks emlékezteti Önt számlái esedékességére, így nem kell attól tartania, hogy elfelejti befizetni a számlát.

Amikor a számlákat tartozás-módon rögzíti, akkor eredményszemléletű elszámolást használ.

A számlák rögzítése a QuickBooks 2019-ben

Amikor beérkezik a számla, először rögzíteni kell. A számlákat a Számlák megadása ablakon vagy a Tartozékok nyilvántartáson keresztül rögzítheti. Ha költség és tétel szerint kívánja nyomon követni a számlákat, akkor a Számlák megadása ablakot kell használnia.

Ha a Számlák megadása ablakon keresztül szeretne számlát rögzíteni, kövesse az alábbi lépéseket:

Válassza a Szállítók → Számlák megadása lehetőséget.

Másik megoldásként kattintson a kezdőlap Szállítók területén a Számlák megadása ikonra. A következő ábra a Számlák megadása ablakot mutatja. Kétségtelenül észreveszi, hogy ennek az ablaknak a felső fele nagyon úgy néz ki, mint egy csekk, és ennek az az oka, hogy az itt megadott információk nagy része a számla kifizetéséhez írt csekken köt ki. (Ha a Számla helyett a Jóváírás szót látja az űrlap tetején , válassza a Számla opció gombot a bal felső sarokban. Ezen a képernyőn a szállítók jóváírási értesítéseit is megadhatja.)

A Számlák megadása ablak.

2. Válassza ki a fizetendő szállító nevét.

Ha olyan szállítónak szeretné kifizetni ezt a számlát, aki már szerepel a Szállítók listáján, kattintson a Szállító sor végén található lefelé mutató nyílra, és válassza ki a szállítót. (Ezután a QuickBooks automatikusan kitölti a Számlák megadása ablakot annyi információval, amennyire emlékszik.) Ha ez a szállító új, a QuickBooks felkéri Önt, hogy gyorsan adjon hozzá vagy állítson be néhány információt a szállítóval kapcsolatban: cím, hitelkeret, fizetési feltételek és hamar. Ezt az információt az Új szállító ablakban adja meg.

Ha egy vagy több kitöltetlen beszerzési rendelése van a kiválasztott szállítónál, a QuickBooks megkérdezi, hogy kíván-e kapni egy vásárlási rendelés ellenében. Kattintson az Igen gombra, ha igen, vagy a Nem gombra, ha nem. Ha úgy dönt, hogy vásárlási megrendelés ellenében kap, a QuickBooks megjeleníti a Megrendelések megnyitása párbeszédpanelt, az ábra szerint. Felsorolja a rögzített nyitott beszerzési rendeléseket. Amikor kiválaszt egy vagy több vásárlási rendelést, amelyek ellenében fogadni szeretne, a QuickBooks kitölti az Ön helyett ezekből a rendelésekből származó tételeket és összegeket, amelyeket szükség szerint módosíthat. Ha befejezte a Megrendelések megnyitása párbeszédpanelt, kattintson az OK gombra, hogy visszatérjen a Számlák megadása ablakhoz.

Számla fizetése megrendelés ellenében.

Beszerzési rendelés létrehozásához, amely a szállítóktól megrendelt cikkek rekordja, válassza a Szállítók → Beszerzési rendelések létrehozása lehetőséget. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Megrendelések létrehozása ablakot, írja le a megrendelését. A beszerzési rendeléseket egyébként ugyanúgy nyomtatja és szerkeszti, mint a számlákat és a jóváírási értesítéseket.

3. Válassza ki a fizetési feltételeket, amelyek leírják a számla esedékességét.

A Feltételek sorban nyissa meg a legördülő menüt, és válassza ki a fizetési feltételeket (ha az információ még nem szerepelt a szállító beállításakor).

4. (Nem kötelező) Adja meg a szállító hivatkozási számát.

Ha megadja a szállító hivatkozási számát a számlához – valószínűleg csak a számlaszámot vagy a számlaszámot –, a hivatkozási szám a nyomtatott csekk részét képező utalványra nyomtatódik.

5. (Opcionális) Írjon be egy emlékeztetőt a számla leírásához.

A Jegyzet szövegmezőbe írhat be egy megjegyzést. A beírt megjegyzés megjelenik az A/P regiszterben.

6. Vigye le a kurzort a Kiadások lap Számla oszlopára, és adja meg a költségszámla nevét.

Nagy valószínűséggel egy olyan költségszámla nevét szeretné megadni, amely már szerepel a számlatükörben. Ha ez a helyzet, kattintson a lefelé mutató nyílra az összes fiók listájának megtekintéséhez. Valószínűleg le kell görgetnie a listát, hogy elérje a költségszámlákat. (Gyorsan lefelé léphet a listán, ha elkezdi beírni a fiók nevét; közvetlenül lefelé halad a listán.) Kattintson arra a fiókra, amelyet ez a számla képvisel. (Valószínűleg kellékek vagy valami hasonló.)

Ha ehhez a számlához új költségszámla-kategóriát kell létrehoznia, válassza az Új hozzáadása lehetőséget a lista tetején. Megjelenik az Új fiók párbeszédpanel (nincs látható). Töltse ki az adatokat, majd kattintson az OK gombra.

Mi van akkor, ha a számla miatt kifizetett pénz két, három vagy négy költségszámlára osztható? Egyszerűen kattintson az imént megadott fiók alá. Megjelenik a lefelé mutató nyíl. Kattintson rá egy másik költségszámla megadásához, és egy másik, és egy másik, ha szükséges.

7. Ha szükséges, lépjen a tabulátorral az Összeg oszlopra, és módosítsa a számokat.

Ha ezt a számlát több fiók között osztja fel, győződjön meg arról, hogy az Összeg oszlopban szereplő számok hozzáadódnak a számla végösszegéhez.

8. (Opcionális) Írjon be magyarázatot vagy bölcsességet az Emlékeztető oszlopba.

9. (Opcionális) Rendelje hozzá a költséget egy Ügyfélhez: Munka.

Ha azt tervezi, hogy ezeket a költségeket megtérítik, vagy ha csak munkakörönként szeretné nyomon követni költségeit, adja meg az ügyfelet, aki megtéríti Önnek. Adjon meg egy összeget minden számlához, ha szükséges. A lefelé mutató nyíllal megkeresheti az ügyfeleket, majd rájuk kattinthat. Ha kijelöl egy Customer:Job-ot, akkor lehetősége van arra is, hogy ezeket a költségeket vagy a megvásárolt tételeket az ügyfélnek számlázza. Ehhez kattintson a Számlázható oszlopra, és most megjelenik egy pipa. Amikor legközelebb számlázza ezt a munkát, látnia kell azt a lehetőséget, hogy ezeket a tételeket automatikusan hozzáadja a számlához.

10. (Nem kötelező) Rendelje hozzá a kiadást egy osztályhoz.

A költségeket osztályonként is nyomon követheti az Osztály oszlopba való bejegyzésekkel. Figyelje meg a szokásos lefelé mutató nyilat, és kattintson rá az osztályok listájának megtekintéséhez. (Nem látja az Osztály oszlopot, hacsak nem mondta a QuickBooksnak, hogy osztályokat szeretne használni.)

Ha azt szeretné, hogy a QuickBooks osztályonként kövesse nyomon a költségeket, akkor beállíthatja. A QuickBooks beállításához a költségek nyomon követésére válassza a Szerkesztés → Beállítások menüpontot. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Beállítások párbeszédpanelt, kattintson a Könyvelés ikonra, kattintson a Vállalati beállítások fülre, majd jelölje be az Osztálykövetés használata jelölőnégyzetet.

Ha szeretné, kattintson az Újraszámítás gombra a költségek összesítéséhez.

11. A Tételek fülön rögzítheti a számla különböző tételeit.

Kattintson a Tételek fülre. Adja meg a megvásárolt termékeket és az értük fizetett árakat.

Ha a számla részleges kitöltése után rájön, hogy a számla valóban egy vásárlási rendelést fizet, kattintson a Megrendelés kiválasztása gombra, amely a Számlák megadása ablak fő szalagján jelenik meg.

A Szállító legördülő menüből válassza ki a számlát küldő szállító nevét. A nyitott beszerzési rendelések listájában kattintson a bal oldali oszlopra, hogy bejelölje azt a beszerzési rendelést (vagy rendeléseket), amelyekért fizetni kíván. Elég könnyű? Kattintson az OK gombra, ha végzett; A QuickBooks automatikusan kitölti az Elemek lapot.

12. Lépjen a Tétel oszlopra, és adja meg az elem nevét.

Figyelje meg a lefelé mutató nyilat ebben az oszlopban. Kattintson rá a tétellista megtekintéséhez. Az a tétel, amelyért fizet, megjelenik ezen a listán? Ha igen, kattintson az elemre. Ha nem, válassza az Új hozzáadása lehetőséget a lista tetején, és töltse ki az Új elem ablakot.

13. Töltse ki a többi tételsort a Tételek lapon.

Itt megadhatja az összes megvásárolni kívánt terméket. Győződjön meg arról, hogy a Tételek lapon pontosan jelennek meg a megvásárolni kívánt cikkek, azok költségei és mennyisége. Ha szeretné, kattintson az Újraszámítás gombra a tételek összegzéséhez.

14. Mentse el a számlát.

Kattintson a Mentés és új lehetőségre a számla rekordjának mentéséhez, majd írjon be egy másik számlát. Vagy kattintson a Mentés és bezárás gombra a számla rögzítéséhez, de nem írhat be másik számlát.

Csakúgy, mint az ügyfelekkel kapcsolatos ablakok esetében (például a Számlák létrehozása ablakban), a QuickBooks a jobb oldalsávban jeleníti meg a szállító előzményeit. Válthat a Szállító és a Tranzakciók között, gyorsjelentéseket futtathat, és gyorsan hivatkozhat az ügyfelek korábbi vagy fennálló számláira, számláira és egyéb megjegyzéseire.

Hogyan adhatja meg számláit gyorsan a QuickBooks 2019-ben

A számlákat közvetlenül is beírhatja a számlák nyilvántartásába. Ez a módszer gyorsabb, de megnehezíti a költségek és tételek nyomon követését.

Ha a számlákat közvetlenül a számlák nyilvántartásába szeretné bevinni, kövesse az alábbi lépéseket:

1.   Válassza a Listák→ Számlatükör menüpontot , vagy kattintson a kezdőlapon a Számlatükör ikonra.

Megnyílik a Számlatükör.

2. Nyissa meg a Kötelezettségek számlát.

Amikor a QuickBooks megjeleníti a számlatáblát, kattintson duplán a listában a Fizetendő számlára. Megjelenik a Számlák nyilvántartása ablak, ahogy az ábra mutatja. A kurzor a regiszter végén van, készen áll, és várja, hogy beírja a következő számlát.

A számlák nyilvántartása ablak.

3. Töltse ki a számlához tartozó adatokat.

Írja be ugyanazokat az információkat, amelyeket a Számlák megadása ablakban adna meg. A Szállító szövegmezőben kattintson a lefelé mutató nyílra, és válasszon nevet a Szállító legördülő menüből.

Ha olyan szállítónevet ad meg, amelyet a QuickBooks nem ismer fel, megjelenik a Szállító nem található üzenetablak, és a QuickBooks arra kér, hogy adjon meg információkat erről az új, titokzatos szállítóról. Kattintson a Gyors hozzáadás lehetőségre, ha azt szeretné, hogy a program a kitöltés során összegyűjtse az információkat a nyilvántartásból, vagy kattintson a Beállítás gombra az Új szállító párbeszédpanel megjelenítéséhez.

Ki kell választani egy fióknevet. Valószínűleg megtalálja a megfelelőt a Fiók legördülő menüben; ha nem tudja, írja be a sajátját. Megjelenik a Fiók nem található üzenetdoboz, és a QuickBooks arra kéri, hogy töltse ki az új fiókkal kapcsolatos információkat.

Ha a nyilvántartás kitöltése közben úgy dönt, hogy visszatérítést szeretne kapni ezért a csekkért, vagy szeretné nyomon követni a kiadásokat és tételeket, kattintson a Tranzakció szerkesztése gombra a Számlák megadása ablak megjelenítéséhez. Ha befejezte az ablak kitöltését, kattintson a Mentés és új gombra. Újra ott van, ahol elkezdett: a Tartozékok ablakban.

Látod a Felosztás gombot? Ez a Felosztás gomb ugyanúgy működik, mint a bankszámla-nyilvántartás ablakában található Felosztás gomb. Ha a Felosztásra kattint, a QuickBooks további sorokat biztosít a költség- és osztályinformációk beviteléhez.

4. Ha minden adatot kitöltött, kattintson a Rögzítés gombra.

A Rögzítés jobb oldalán található Visszaállítás gomb abban az esetben található, ha kitölti a nyilvántartást, de úgy dönt, hogy elölről akarja kezdeni a tranzakció rögzítése előtt. Kattintson a Visszaállítás gombra a képernyőn megjelenő információk törléséhez, és már tiszta a lapja.

Hogyan lehet törölni egy számlát a QuickBooks 2019-ben

Tegyük fel, hogy véletlenül kétszer adja meg ugyanazt a számlát, vagy olyan számlát ír be, amelyet valóban a szomszédos vállalkozásnak szántak. (Az, hogy számítógéppel követi nyomon a számlákat, nem jelenti azt, hogy többé nem kell alaposan átnéznie a dolgokat.) A következőképpen törölheti a Tartozékok nyilvántartásába felvett számlát:

1. Keresse meg a számlát a Kötelezettségek nyilvántartásában az alábbi módszerek egyikével:

• Ha nagyjából tudja, hogy melyik napon adta meg a számlát, görgetheti a listát, hogy megtalálja. A bejegyzések dátum szerinti sorrendben vannak felsorolva. (Jelölje be az 1-Line jelölőnégyzetet, ha minden számlát egy sorban szeretne megjeleníteni, nem pedig két sorban, hogy gyorsabb legyen a görgetés.)
• Ha nem emlékszik a dátumra, válassza a Szerkesztés → Keresés menüpontot.

És most térjen vissza a tartozás-nyilvántartási ablakhoz, amely folyamatban van…

2. Válassza ki a törölni kívánt számlát a számla tetszőleges pontjára kattintva.

3. Válassza a Szerkesztés → Számla törlése menüpontot.

A QuickBooks megerősíti, hogy valóban törölni szeretné a tranzakciót. Ha az OK gombra kattint, a számlát kötelességszerűen törli az A/P nyilvántartásból.

Emlékeztessen, hogy fizessem ki a számlát, jó?

Köthet egy madzagot az ujja köré, de a legjobb módja annak, hogy időben kifizesse a számláit, ha a QuickBooks emlékezteti. Valójában beállíthatja, hogy az Emlékeztetők üzenetmező legyen az első dolog, amelyet a QuickBooks elindításakor lát.

A QuickBooks emlékeztető beállításainak módosításához rendszergazdaként kell bejelentkeznie egyfelhasználós módban. Ezután válassza a Szerkesztés → Beállítások menüpontot. Amikor a QuickBooks megjeleníti a Beállítások párbeszédpanelt, kattintson az Emlékeztetők ikonra a bal oldali listában, majd kattintson a Vállalati beállítások fülre az itt látható párbeszédpanel eléréséhez.

A Beállítások párbeszédpanel Emlékeztetők szakasza.

Győződjön meg arról, hogy az Összegzés megjelenítése vagy a Lista megjelenítése opciógomb be van jelölve (nem választhatja a Ne emlékeztessen lehetőséget, és arra számíthat, hogy emlékeztetőt kap), majd adjon meg magának néhány nappal korábban, mielőtt szám begépelésével fizetnie kell. (10 az alapértelmezett, és általában jól működik) a Napok a határidő előtt szövegmezőben, amely az Emlékeztessen engem oszlopban.

Ha az Összegzés megjelenítése lehetőséget választja (az első gomb az opciótól jobbra), akkor a QuickBooks minden elindításakor összefoglalót kap a tartozásairól. Ha a Lista megjelenítése lehetőséget választja (a második gomb az opciótól jobbra), akkor az egyes számlák részleteit kapja meg.

Érdemes lehet átnézni az Emlékeztetők ablakot, amikor elindítja a QuickBooks programot, vagy megnyit egy új vállalati fájlt. Az ablak felsorolja az emlékeztetőket (például a nyomtatandó űrlapokat és a továbbítandó kifizetéseket), és közli, hogy mely kifizetetlen számlákat kell fizetnie. Ezt a listát a Vállalat→Emlékeztetők menüpontban tekintheti meg. Ne feledje, hogy azt is megmondhatja a QuickBooksnak, hogy jelenítsen meg emlékeztetőket a vállalati fájl megnyitásakor. Ehhez válassza a Szerkesztés → Beállítások parancsot, kattintson az Emlékeztetők, majd a Saját beállítások elemre, majd jelölje be az Emlékeztetők lista megjelenítése vállalati fájl megnyitásakor jelölőnégyzetet.