Javítsa készpénzbeáramlását a QuickBooks 2019 segítségével

Tudnia kell, hogyan kell nyomon követnie ügyfelei tartozásait, és hogyan kell felmérnie a pénzügyi költségeket. De ne aggódj. Több módon is nyomon követheti, hogy az ügyfél mennyivel tartozik. Valószínűleg a legegyszerűbb módszer az Ügyfélközpont megjelenítése az Ügyfél → Ügyfélközpont kiválasztásával.

Ezután válassza ki az ügyfelet a Customers & Jobs listából (amely az ablak bal szélén jelenik meg). A QuickBooks létrehoz egy oldalt, amely felsorolja a tranzakciókat az ügyfél számára. Megmutatja az ügyfél elérhetőségét is. Ez az ábra egy ügyfél Ügyfélközpont-információit mutatja.

Az Ügyfélközpont ablaka

Azt is tudnia kell, hogy a QuickBooks számos remek követelés-jelentést (A/R) biztosít. Ezeket a jelentéseket úgy érheti el, hogy a Jelentések ikonra kattint, és az Ügyfelek és követelések lehetőséget választja. Vagy válassza a Jelentések → Vevők és követelések menüpontot. A QuickBooks ezután egy körülbelül fél tucat jelentésből álló almenüt jelenít meg, amelyek leírják, mennyi pénzzel tartoznak az ügyfelek. Egyes jelentések például a kiegyenlítetlen számlákat különböző csoportokba rendezik a számlák régisége alapján. (Ezeket a jelentéseket öregedésnek nevezik . ) Egyes jelentések csak a számlákat vagy a kifizetéseket összegzik. Néhány jelentés az egyes ügyfelek nyitott vagy kifizetetlen egyenlegét mutatja.

Nyomtathat kivonatot, amelyet elküldhet az ügyfeleknek az Ügyfelek→Kivonat létrehozása menüpontban. A Kimutatások létrehozása párbeszédpanelen írja le, hogy mely ügyfelek számára kíván kivonatokat nyomtatni, és milyen dátumtartományokat kíván megjeleníteni a kimutatásokban; majd kattintson a Nyomtatás vagy az E-mail gombra a kimutatások kinyomtatásához vagy e-mailben történő elküldéséhez. A nyilatkozatok praktikus módja annak, hogy emlékeztesse a feledékeny ügyfeleket vagy ügyfeleket a lejárt összegekre. Egyébként nem kell mindenkinek minden hónapra kivonatokat küldenie. CPA-gyakorlatom során évente néhányszor küldök kivonatot a lejárt számlával rendelkező ügyfeleknek. Ez a barátságos emlékeztető mindig egy maroknyi gyors fizetést és kínos bocsánatkérést eredményez.

Hogyan lehet felmérni a pénzügyi költségeket a QuickBooks 2019-ben

A QuickBooks a ki nem fizetett nyitott számlák pénzügyi költségeit a ki nem fizetett kifizetések figyelembevétele nélkül értékeli. Ennek megfelelően meg kell győződnie arról, hogy minden kifizetést és jóváírást alkalmaz a nyitott számlákra, mielőtt felmérné a pénzügyi költségeket.

A pénzügyi költségek kiszámításához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza a Szerkesztés → Beállítások menüpontot, kattintson a Pénzügyi költség ikonra a bal oldali listában, majd kattintson a Vállalati beállítások fülre.

A pénzügyi költségek felméréséhez először be kell állítania azokat.

Csak a QuickBooks rendszergazdája módosíthatja a vállalati pénzügyi díjbeállításokat, és ezt csak egyfelhasználós módban teheti meg.

A QuickBooks az ábrán látható módon megjeleníti a Beállítások párbeszédpanelt. (Ha korábban felmérte a pénzügyi költségeket, a QuickBooks megjeleníti a Pénzügyi költségek felmérése ablakot. Megjelenítheti a Beállítások párbeszédpanelt, és ellenőrizheti vagy módosíthatja a pénzügyi költségek beállításait az Assess Finance Charges ablakban található Beállítások gombra kattintva.)

A Beállítások párbeszédpanel a pénzügyi költségekhez

2. Adja meg a pénzügyi költségek kiszámításához használni kívánt éves kamatlábat.

Vigye a kurzort az Éves kamatláb (%) szövegmezőre, és adja meg az éves kamatlábat.

3. (Opcionális) Adja meg a minimális finanszírozási költséget, ha van ilyen.

Vigye a kurzort a Minimális pénzügyi költség szövegmezőre, és írja be a minimális díjat. Ha például mindig legalább 25 USD-t számít fel egy késedelmes számlára, írja be a 25-öt.

4. Adja meg a kegyelmi napok számát.

A kegyelem napjai. Ez úgy hangzik, mint egy művészi film vagy komoly regény, nem? Alapvetően ez a szám azt mutatja, hogy hány nap lazaságból hajlandó megvágni az embereket. Ha 30-at ír be a Türelmi időszak (napok) szövegmezőbe, a QuickBooks csak a számla lejártát követő 30 napon belül kezdi el kiszámolni a pénzügyi költségeket.

5. Adja meg, hogy melyik számlát kívánja használni a pénzügyi költségek nyomon követésére.

Aktiválja a Pénzügyi költségszámla legördülő menüt, és válasszon egy bevételi vagy egyéb bevételi típusú számlát.

6. Jelezze, hogy kíván-e finanszírozási költségeket felszámítani a pénzügyi költségek után.

Van értelme ennek a kijelentésnek? Ha pénzügyi díjat számít fel valakire, és ő nem fizeti a finanszírozási díjat, akkor végül az is esedékessé válik. Tehát mit csinál a következő alkalommal, amikor felméri a pénzügyi költségeket? Számít a finanszírozási költségre finanszírozási költséget? Ha ezt szeretné megtenni – és ha az állami és helyi törvények megengedik – jelölje be a Pénzügyi költségek felmérése a késedelmes pénzügyi költségek esetén jelölőnégyzetet.

7. Mondja el a QuickBooksnak, hogy a pénzügyi költségeket az esedékességtől vagy a számla dátumától számítsa-e.

Válassza a Esedékesség vagy a Számla/Számla dátuma opciógombot. Ahogy sejtheti, nagyobb pénzügyi költségeket számol, ha a számla napján kezdi felhalmozni a kamatot.

8. Mondja el a QuickBooksnak, hogy nyomtatnia kell-e pénzügyi költségszámlákat.

Jelölje be a Pénzügyi költségszámlák megjelölése „Nyomtatandó” jelölőnégyzetet, ha később szeretné kinyomtatni a számlákat a kiszámított pénzügyi költségekről.

9. Kattintson az OK gombra.

Miután a Beállítások párbeszédpanelen megadta a QuickBooksnak, hogyan kell kiszámítani a pénzügyi költségeket, kattintson az OK gombra.

10. Válassza az Ügyfelek → Pénzügyi költségek felmérése lehetőséget, vagy kattintson a Pénzügyi költségek ikonra a kezdőképernyőn.

Megjelenik a Pénzügyi költségek felmérése ablak, az ábra szerint. Ez az ablak megjeleníti a QuickBooks által kiszámított összes pénzügyi költséget, ügyfél szerint rendezve.

A Pénzügyi költségek felmérése ablak

11. Adja meg a pénzügyi költségbecslés dátumát.

Vigye a kurzort az Értékelés dátuma szövegmezőre, és adja meg a dátumot, amikor értékeli a pénzügyi költségeket, és hajlandó vagyok fogadni, hogy az aktuális dátum. (Ez a dátum egyben a számla dátuma is, amely a pénzügyi költségszámlákon szerepel, ha Ön létrehozza azokat.)

12. Erősítse meg, mely ügyfelek pénzügyi költségeit szeretné kiszámolni.

A QuickBooks kezdetben az összes pénzügyi költséget megjelöli, ami azt jelenti, hogy minden pénzügyi költséghez új számlát állít fel. (A QuickBooks egy kis pipával jelöli a pénzügyi költségeket.) Ha törölni szeretné a finanszírozási költség jelölését (vagy később meg szeretné jelölni), kattintson rá. Az összes terhelés megjelölésének megszüntetéséhez kattintson az Összes jelölésének törlése gombra. Az összes díj megjelöléséhez kattintson az Összes kijelölése gombra.

A Pénzügyi költségek felmérése ablakban felsorolt ​​bármely ügyfélről vagy munkáról beszedési jelentést készíthet, ha kiválasztja az ügyfél nevét, majd kattintson a Beszedési előzmények gombra.

13. Kattintson a Díjak felmérése gombra.

Ha a Pénzügyi költségek felmérése ablak helyesen írja le a felmérni kívánt pénzügyi költségeket, kattintson a Díjbecslés elemre. Elkészült a pénzügyi költségszámításokkal és -becslésekkel.

Hogyan kezeljük a QuickBooks befizetéseit

Amíg a cash flow javításáról beszélek, hadd említsek meg röviden egy másik hatékony pénzforgalmi technikát – és beszéljem meg az ehhez a technikához szükséges könyvelést.

A pénzáramlás javításának egyik egyszerű módja az, hogy a tényleges munka elvégzése előtt előzetes letéteket vagy letéteket fogad el vagy kér az ügyfelektől vagy ügyfelektől. Más szavakkal, mielőtt elkezdené a munkát, megrendelné a készletet, vagy bármit megtenne, ami az üzletében az első lépés az eladás befejezéséhez, hideg, kemény készpénzt gyűjt össze.

Sajnos ezek az ügyfelek betétek, ahogyan hívják, egy kis könyvelési gondot okoznak. A kérdés alapvetően az, hogy hogyan rögzíthet csekket vagy készpénzes befizetést olyan dolgokra, amelyeket még nem csinált meg vagy nem adott el? Két alapvető lehetőséged van:

• Az Easy Way: A szolgáltatásról vagy termékről vételi bizonylatot rögzíthet. Ily módon megszámolja a vállalkozásába érkező készpénzt, és elismeri a bevételt. Vegye figyelembe azt is, hogy ha a betét vissza nem térítendő – és pénzforgalmi szempontból a letétnek vissza nem téríthetőnek kell lennie –, akkor a bevételt a betét kézhezvételekor kell figyelembe vennie, ha Ön készpénzalapú adóalany. (Valószínűleg készpénzalapú adófizető vagy, de ha nem biztos benne, kérdezze meg adótanácsadóját.)
• A pontos módszer: A betétet új kötelezettségként ismerheti fel. Ezt úgy teheti meg, hogy létrehoz egy naplóbejegyzést, amely rögzíti a készpénzszámlája növekedését, és rögzíti az Ügyfélbetétek folyó forrásszámlájának növekedését. Ha a letét visszatérítendő, és Ön készpénzalapú adófizető, vagy felhalmozási alapú adóalany, akkor valószínűleg ezt a módszert kell használnia. Amikor az értékesítés befejeződött és később kiszámlázzák, használja az Ügyfélbetét tételt mínusz összegként az értékesítési számlán, hogy az összeget áthelyezze a kötelezettségszámláról, és alkalmazza az esedékes számla egyenlegére.