Időszámlázás a QuickBooks 2021-ben

A QuickBooks-számlákon megjelenő sorok legtöbbször olyan tételek, amelyeket a cikklistában ír le, majd közvetlenül a számlában számszerűsít. Egyes szolgáltató vállalkozásokban azonban előfordulhat, hogy ugyanabból a cikkből több egységet is értékesíthet. Egy ügyvéd eladhat órákat vagy részleges jogi tanácsadást, és ez az idő lehet minden, amit elad. A CPA eladhat több órás tanácsadási, könyvelési vagy adó-előkészítési munkát.

Ilyen körülmények között nem szeretne olyan számlát kiküldeni az ügyfélnek, amelyen egy sor szerepel például: „Jogi szolgáltatások, 100 óra, 20 000 USD” – hacsak nem szeretné folytatni az üzletet. Ehelyett olyan számlát szeretne, amely részletezi az ügyvéd által elvégzett feladatokat: ingatlantervezés 1,5 órában, szerződés felülvizsgálata 4 órában, új ingatlanbérlet előkészítése 2 órában stb. Ahhoz, hogy ilyen szintű részletgazdagságot biztosítson – olyan részletet, amely valóban az elem alatt van – használja a QuickBooks időkövetési funkcióját.

A QuickBooks két módszert kínál az eltöltött idő nyomon követésére, amely tételként kerül kiszámlázásra a számlán. Használhatja a heti munkaidő-nyilvántartást, vagy időzíthet vagy rögzíthet egyéni tevékenységeket. Röviden leírom mindkét időkövetési módszer működését; egyik sem nehéz. Az eltöltött idő alapján számlázó professzionális szolgáltatóknak (könyvelők, ügyvédek, tanácsadók, építészek stb.) érdemes megfontolni e szolgáltatások valamelyikének használatát, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy pontos nyilvántartást vezetnek az ügyfélnél vagy ügyfélnél eltöltött időről.

A heti munkaidő-nyilvántartás használata

A heti munkaidő-nyilvántartás használatához válassza az Ügyfelek → Idő megadása → Heti munkaidő-nyilvántartás használata menüpontot. A QuickBooks megjeleníti a Weekly Timesheet ablakot. A Heti munkaidő-nyilvántartás ablak használatához először használja a Név mezőt az alkalmazott, szállító vagy a szolgáltatást végző más személy azonosításához.

Ki kell tudnia választani ennek a személynek a nevét a Név legördülő listából. Ha nem tudja kiválasztani a személy nevét a Név legördülő listából, írja be a mezőbe; majd, amikor a rendszer kéri, mondja meg a QuickBooksnak, hogy melyik listához (alkalmazotti, szállítói vagy egyéb nevek) kell hozzáadni a nevet. Miután hozzáadta a munkát végző személy nevét, a Heti munkaidő-nyilvántartás ablak oszlopaiban írja le a megrendelőt vagy a munkát, amelyhez a munkát elvégezte, a szolgáltatás kódját, egy rövid leírást vagy megjegyzést, a bérszámfejtési tételt ( ha a QuickBooks-ot használja bérszámfejtéshez), az osztályt (ha az osztályokat követi nyomon), majd a naponta eltöltött órákat.

A Heti Munkaidő-nyilvántartás ablakba annyi sort írhat be, amennyit csak akar. Minden sor külön jelenik meg a számlán. A megjegyzések információi a számla leírási területén jelennek meg. Emiatt célszerű megfelelő és leíró megjegyzéseket használni.

A heti munkaidő-nyilvántartás ablaka

Egyedi tevékenységek időzítése

Ha szeretné rögzíteni a szolgáltatási tevékenységeket, amikor azok előfordulnak, válassza az Ügyfelek → Idő megadása → Idő/Egyetlen tevékenység megadása menüpontot. A QuickBooks megjeleníti az Idő/Enter Single Activity párbeszédpanelt, az ábra szerint.

Az Idő/Enter Single Activity párbeszédpanel

Egyetlen tevékenység időzítéséhez vagy rögzítéséhez rögzítse a tevékenység dátumát a Dátum mezőben. A Név mezőben azonosíthatja a szolgáltatást végző személyt. Az Ügyfél:Munka mezőben azonosítsa az ügyfelet vagy azt a munkát, amelyre a szolgáltatást elvégezték. Válassza ki a megfelelő szolgáltatási tételt a Szolgáltatási tétel legördülő listából, és (ha munkatársat követ) a megfelelő bérszámfejtési tételt a Bérszámfejtési tétel legördülő listából. Ha előreláthatóan követi az osztályokat, az Osztály legördülő listát is használhatja a tevékenység osztályozásához. A Megjegyzések mezőben rögzítheti a szolgáltatás rövid, megfelelő leírását. Ez a leírás a számlán szerepel, ezért gondolja át, amit ír.

A szolgáltatással kapcsolatos általános információk leírása vagy megadása után kétféleképpen rögzítheti a szolgáltatással töltött időt:

• Rögzítse az időt manuálisan. Manuálisan rögzítheti a tevékenységgel töltött időt az Időtartam mezőben az idő megadásához. Ha például 10 percet töltött, írja be a 0:10 értéket az Időtartam mezőbe. Ha 3 óra 40 percet töltött, írja be a 3:40 értéket az Időtartam mezőbe.
• A QuickBooks rögzítse az időt. Azt is beállíthatja, hogy a QuickBooks rögzítse a tevékenységgel töltött időt. Csak kattintson a Start gombra az Időtartam mezőben, amikor elindítja a tevékenységet, és kattintson a Leállítás gombra, amikor leállítja a tevékenységet. Ha szüneteltetni szeretné az időzítőt (például telefonhívás fogadása közben), kattintson a Szünet gombra.

Miután az Idő/Egyetlen tevékenység megadása párbeszédpanelt használta az éppen végzett tevékenység leírására, kattintson a Mentés és új vagy a Mentés és bezárás gombra a tevékenység információinak mentéséhez.

Ellenőrizze, hogy a Számlázható jelölőnégyzet (a párbeszédpanel jobb felső sarkában) be van-e jelölve. A Számlázható mező kiválasztásával azt mondja a QuickBooksnak, hogy meg kell őriznie a számlázható tevékenységről szóló nyilvántartást, hogy később belekerüljön egy számlába.

A párbeszédpanel tetején megjelenő Előző és Következő gombokkal ide-oda lapozhat a tevékenység időzítésével kapcsolatos rekordok között. Vegye figyelembe azt is, hogy elérhető a Helyesírás gomb. Kattintson erre a gombra a beírt megjegyzések leírásának helyesírásának ellenőrzéséhez – ami jó ötlet, mert ez az információ később megjelenik a számlán.

A számlázási idő feltüntetése a számlán

A számlázási idő és költség hozzáadásához a számlát a szokásos módon hozza létre, ahogy azt korábban leírtam. Miután azonosította az ügyfelet (ha megadta az ügyfél idejét), és nyomon követte az ügyfél költségeit, a QuickBooks megjelenít egy üzenetmezőt, amelyben megkérdezi, hogy kíván-e számlázni az időt vagy a költségeket. Ha igennel válaszol, a QuickBooks megjeleníti a Számlázható idő és költségek kiválasztása párbeszédpanelt, amely itt látható.

A Számlázható idő és költségek kiválasztása párbeszédpanel

Ennek a párbeszédpanelnek az Idő lapja megjeleníti az összes olyan időpontot, amelyet egy ügyfél számára rögzített. Ha hozzá szeretné adni ezeket az időpontokat a számlához, kattintson az időhöz tartozó Használat oszlopra. (A Használat oszlop a bal szélső oszlop, amelyen egy pipa látható.) Vagy ha az összes időpontot ki szeretné jelölni, kattintson az Összes kijelölése gombra. Ezután kattintson az OK gombra. A QuickBooks ezeket a számlázható időket külön sorokként adja hozzá a számlához. Ez az ábra azt mutatja, hogy a számlázható időre vonatkozó információk hogyan jelennek meg a Számlák létrehozása ablakban.

A Számlák létrehozása ablak, a számlázási idő számlázása

Ha bejelöletlenül hagyja a Kiválasztott idő és költségek nyomtatása egy számlatételként jelölőnégyzetet, a QuickBooks minden egyes bejelentkezési rögzítést a számla külön sorába helyezi, az ábrán látható módon. Ha azonban bejelöli a jelölőnégyzetet, a QuickBooks lehetővé teszi, hogy az egyes időrögzítéseket egyetlen számlasorba vonja össze. (Ha érdekel, érdemes egy kicsit kísérletezni ezzel a funkcióval.)

A Tételek, Költségek vagy Futásteljesítmény fülre kattintva megtekintheti az ügyfelek nevében felmerült tételek, a zsebköltségek vagy az üzleti mérföldek listáját. Az efféle dolgok számlájához ugyanúgy díjat ad hozzá, mint az idővel kapcsolatos költségeket. Akár felárat is alkalmazhat zsebköltségeire. Egyébként, ha vissza szeretne térni a Számlázható idő és költségek kiválasztása párbeszédpanelhez, és éppen a Számlák létrehozása ablakot nézi, kattintson az Idő/költségek hozzáadása gombra, amely a Számlák létrehozása ablak tetején jelenik meg.