Időszámlázás a QuickBooks 2011 segítségével

Ha a QuickBooks 2011-et szolgáltató üzletágban használja, előfordulhat, hogy több időt ad el, mint amennyit anyagi cikkekkel. Például egy ügyvéd eladhat több órás vagy részleges jogi tanácsadást. A QuickBooks két módszert kínál az eltöltött idő nyomon követésére, amelyet a számlán tételként számláznak ki. Használhatja a heti munkaidő-nyilvántartást, vagy időzítheti vagy rögzítheti az egyes tevékenységeket a QuickBooks segítségével történő számlázás során.

Heti munkaidő-nyilvántartás használata

A heti munkaidő-nyilvántartás használatához válassza az Ügyfelek → Idő megadása → Heti munkaidő-nyilvántartás használata menüpontot. A Heti munkaidő-nyilvántartás ablak használatához válassza ki a Név mezőben az alkalmazottat, szállítót vagy a szolgáltatást végző más személyt.

Ha nem tudja kiválasztani egy személy nevét a Név mezőből, írja be a személy nevét a mezőbe, majd amikor a rendszer kéri, mondja meg a QuickBooksnak, hogy melyik listához (alkalmazotti, szállítói vagy egyéb nevek) kell hozzáadni. Miután hozzáadta a munkát végző személy nevét, a Heti munkaidő-nyilvántartás ablak oszlopaiban írja le azt a megrendelőt vagy munkát, akinek a munkát elvégezték.

Egyedi tevékenységek időzítése

Ha szeretné rögzíteni a szolgáltatási tevékenységeket, amikor azok előfordulnak, válassza az Ügyfelek → Idő megadása → Idő/Egyetlen tevékenység megadása menüpontot. A QuickBooks megjeleníti a Time/Enter Single Activity ablakot. Töltse ki vagy válassza ki a szükséges adatokat:

• Egyetlen tevékenység időzítéséhez vagy rögzítéséhez írja be a tevékenység dátumát a Dátum mezőbe.

• A Név mezőben azonosíthatja a szolgáltatást végző személyt.

• Az Ügyfél:Munka mezőben azonosítsa az ügyfelet vagy azt a munkát, amelyhez a szolgáltatást végzi.

• Válassza ki a megfelelő szolgáltatáselemet a Szolgáltatási tétel legördülő listából.

• Válassza ki a megfelelő bérszámfejtési tételt a Bérszámfejtési tétel legördülő listából.

• Ha osztályokat követ, használja az Osztály legördülő listát a tevékenység osztályozásához.

Ellenőrizze, hogy a Számlázható jelölőnégyzet be van-e jelölve. A Számlázható jelölőnégyzet a Time/Enter Single Activity ablak jobb felső sarkában jelenik meg. A Számlázható mező kiválasztásával közli a QuickBooks-szal, hogy meg kell őriznie a számlázható tevékenységről szóló nyilvántartást, hogy később szerepeljen a számlán.

A szolgáltatással kapcsolatos általános információk leírása vagy megadása után kétféleképpen rögzítheti a szolgáltatással töltött időt:

• Manuális időrögzítés: Manuálisan rögzítheti a tevékenységgel töltött időt az Időtartam mezőben az idő megadásához.

• A QuickBooks rögzítse az időt: A QuickBooks azt is rögzítheti, hogy mennyi időt töltött a tevékenységgel. Csak kattintson a Start gombra az Időtartam mezőben, amikor elindítja a tevékenységet, és kattintson a Leállítás gombra, amikor leállítja a tevékenységet.

Miután leírta az Ön által végzett tevékenységet az Idő/Egyetlen tevékenység megadása ablakban, kattintson a Mentés és új vagy a Mentés és bezárás gombra a tevékenység információinak mentéséhez.

Beleértve a számlán feltüntetett számlázási időt

A számlázási idő és költség hozzáadásához a szokásos módon hozza létre a számlát. Miután azonosította az ügyfelet, és nyomon követte az ügyfél idejét vagy költségeit, a QuickBooks megkérdezi, hogy kíván-e számlázni az időt vagy a költségeket. Ha „igen” választ ad, a QuickBooks megjeleníti a Számlázható idő és költségek kiválasztása párbeszédpanelt. A Számlázható idő és költségek kiválasztása párbeszédpanel Idő lapja megjeleníti az egyes ügyfeleknél rögzített időpontokat.