Hogyan válasszunk költségvetési típust a QuickBooks 2011-ben

Mielőtt költségvetést hozna létre és használna a QuickBooks-on belül, érdemes megfontolni három nagyon hasznos és általános költségvetési taktikát: a felső kategóriás költségvetés-tervezést, a nulla alapú költségvetés-tervezést és a benchmarkingot. A három taktika egyike sem bonyolult, és a QuickBooks még egyszerűbbé teszi őket. Valószínűleg már legalább kettőt ismer és ért is közülük. Mindezeket a taktikákat azonban figyelembe kell vennie, miközben formális és informális költségvetést készít vállalkozása számára.

Legfontosabb költségvetés-tervezés

A felső kategóriás költségvetés a rendelkezésre álló legegyszerűbb költségvetési technika. A tavalyi vagy a múlt hónapi számokat veszi alapul, és ezeket használja fel az idei költségvetéshez. Természetesen, ha megtörtént az infláció, akkor egy felső költségvetési tétel inflációs tényezővel felfújhatja a tavalyi vagy a múlt havi számokat. Vagy fordítva, ha az üzlet egy kicsit összezsugorodott, vagy nehéz időkre esett, akkor az előző év vagy hónap számai némileg csökkenhetnek.

A felső kategóriás költségvetésnek legalább néhány érve van mellette.

• A legfelső szintű költségvetés tervezése egyszerű. Ez valami nagy dolog a javára. Más költségvetési technikák gyakran sokkal több munkát igényelnek.

• A felső kategóriás költségvetés a valóságon alapul. A tavalyi vagy a múlt hónapi számok valósak. Ez a tény egyedülálló előnye a felső kategóriás költségvetés-tervezésnek, amelyet más költségvetési taktikák nem kínálnak.

A felső kategóriás költségvetésnek azonban van egy jól ismert gyengesége: hajlamos megőrizni a korábbi rossz költségvetési döntéseket.

Nulla alapú költségvetés

A nulla alapú költségvetés a felső kategóriás költségvetés ellentéte. Alulról felfelé működik. A nulla alapú költségvetés az egyéni bevételekkel, kiadásokkal, eszközökkel, forrásokkal és tulajdonosi tőkeszámlákkal kezdődik. Megvizsgál egy adott számlát, majd a józan ész és a logika alapján próbál jó postaköltség-költségvetési összeget kitalálni.

A nulla alapú költségvetés előnye, hogy hajlamos rosszul kitalált, korábban előirányzott összegeket rögzíteni. Azokat az embereket is felelőssé teszi az előirányzott összegért, akik részesülnek valamilyen költségvetési összegből, vagy azt felhasználják. Például, ha egy menedzser tavaly 50 000 dollárt költött útiköltségre, a nulladik költségvetés-tervezés arra készteti a vezetőt, hogy a józan ész és az egyszerű aritmetika segítségével bebizonyítsa, hogy 50 000 dollár utazási költség ésszerű ebben az évben.

Benchmarking

A benchmarking összehasonlítja a tényleges vagy az előzetes költségvetésben szereplő számokat az Ön iparágában található hasonló méretű vállalkozások azonos számával. Ha tudja, hogy más cégek vagy más egyéni vállalkozók mire költenek, ezek az információk valószínűleg segíthetnek abban, hogy megtervezze azt a költségvetést, amit el kellene vagy költhet. A kihívást természetesen az összehasonlítható információk megszerzése jelenti.

Szerencsére összehasonlítható információkhoz jutni könnyebb, mint azt a legtöbb ember gondolná. Általában tájékozódhat a hasonló cégek pénzügyi statisztikáiról a helyi könyvtárban vagy az iparági szövetségeken keresztül.

Mindezt összerakva

Csak a rekord kedvéért: ne csak egyetlen megközelítést alkalmazzon a költségvetés felépítéséhez. Egyes számokhoz felsővonali költségvetést, más számokhoz pedig nulla alapú költségvetést használhat. A költségvetésének igazán fontos vagy kulcsfontosságú számainál pedig időt és erőfeszítést kell szánnia arra, hogy összehasonlítsa a számokat az iparágában lévő hasonló méretű cégek adataival. A jó költségvetés tehát ezt a három költségvetési taktikát ötvözi, és olyan költségvetést állít elő, amely ésszerű, és lehetővé teszi az év pénzügyeinek megtervezését.