Hogyan tisztítsuk meg a vállalati fájlokat a QuickBooks 2011-ben

A QuickBooks vállalati fájl törlésekor a QuickBooks elmenti a fájl archív másolatát. A folyamat az adatfájlt is kisebbé teszi azáltal, hogy eltávolít és összegzi sok régi részlettranzakciót nagy szörnyű naplóbejegyzések segítségével.

A QuickBooks vállalati fájl archiválásához kövesse az alábbi lépéseket:

1 Válassza a Fájl→ Segédprogramok→ Vállalati adatok törlése menüpontot.

Megjelenik a Cégadatok tisztítása párbeszédpanel.

2 Jelölje be a Tranzakciók eltávolítása meghatározott dátum szerint rádiógombot.

Ez a beállítás azt jelzi a QuickBooksnak, hogy két dolgot szeretne tenni: Hozzon létre egy archív másolatot a QuickBooks adatfájlról, és csökkentse a működő vállalati fájl méretét, hogy ne legyen olyan nagy.

3 Adja meg a Lezárt tranzakciók eltávolításának dátumát, majd kattintson a Tovább gombra.

A lezárt tranzakciók eltávolításának dátumának megadásához írja be a dátumot a dátum mezőbe. A lezárt tranzakciókat csak akkor távolítja el, ha a QuickBooks vállalati fájlja túl nagy lesz. Könnyedén dolgozhat egy QuickBooks céges fájllal, amely 25, 50 vagy akár 100 MB-os. (Ha érdekel, nyomja meg a Ctrl+1 billentyűkombinációt egy ablak megjelenítéséhez, amely megmutatja, mekkora a QuickBooks adatfájlja.)

4 Adja meg azokat a további feltételeket, amelyeket a QuickBooksnak alkalmazni szeretne a tranzakciók eltávolítására, majd kattintson a Tovább gombra.

Lehetnek olyan tranzakciói, amelyeket például soha nem törölnek, vagy soha nem nyomtatnak ki vagy küldenek el. Ha azt szeretné jelezni, hogy a régi tranzakciók egy részét is el kell távolítani, jelölje be az eltávolítási feltételnek megfelelő jelölőnégyzetet. A még elküldendőként megjelölt régi számlák és becslések eltávolításához jelölje be a „Küldésre” jelölt számlák és becslések eltávolítása jelölőnégyzetet.

5 Adjon meg minden egyéb listatisztítást, amelynek meg kell történnie, majd kattintson a Tovább gombra.

Ez a lehetőség arra, hogy megszabaduljon azoktól az információktól, amelyeket már nem használ, vagy amelyekre biztos, hogy többé nem lesz szüksége.

6 Erősítse meg a tisztítási és archiválási műveletet.

Ha hibázott, kattintson a Vissza gombra a korábbi kijelölések módosításához.

7 Kattintson a Begin Cleanup elemre.

A tisztítási folyamat legelején a QuickBooks felkéri, hogy készítsen biztonsági másolatot a QuickBooks vállalati fájlról.

8 Amikor a rendszer kéri, készítsen biztonsági másolatot az adatfájlról.

A QuickBooks vállalati fájl biztonsági mentése a tisztítási művelet részeként ugyanúgy működik, mint a QuickBooks vállalati fájl bármely más időpontban történő biztonsági mentése.