Hogyan tartsunk fenn jó számviteli ellenőrzéseket a QuickBooks segítségével

A QuickBooks több felhasználót is lehetővé tesz. Sok vállalkozásnak, miután egy bizonyos méretre nő, több felhasználót kell támogatnia a számviteli információkhoz való hozzáféréssel és bizonyos esetekben a számviteli tranzakciók létrehozásának lehetőségével. Sajnos a számviteli rendszer több felhasználója kockázatot jelent a vállalkozás tulajdonosa számára.

A számviteli rendszerhez való hozzáféréssel a felhasználók vagy véletlenül hibákat vezethetnek be a számviteli rendszerbe, vagy sajnos szándékosan csalnak meg egy vállalkozást. Ezen okok miatt az alábbiakban felsorolunk néhány QuickBooks vezérlési technikát, amelyeket a cégtulajdonos vagy cégvezető használhat a nem szándékos hibák minimalizálására és a lopás lehetőségének minimalizálására.

• Rendszeresen hasonlítsa össze a fizikai készletek számát a készletnyilvántartási nyilvántartásokkal. Sajnos a készlet zsugorodik. Az emberek – néha alkalmazottak, de gyakran álvásárlók, például bolti tolvajok – készleteket lopnak el. Ezért egy dolog, amit meg kell tennie, mind a készletveszteség minimalizálása, mind a pontos számviteli nyilvántartások vezetése érdekében, az, hogy rendszeresen hasonlítsa össze a készlet fizikai számát a számviteli nyilvántartásaival.

  Ez a megközelítés a legértékesebb és legkönnyebben ellopható tárgyak gyakori megszámlálására két dolgot ér el:

  • A készletzsugorodás gyorsan felismerhető.

  • A vállalkozás tulajdonosa minimalizálhatja a készletzsugorodást azáltal, hogy azonosítja a leggyakrabban ellopott készlettípust, vagy akár azt is, amikor a készleteket leggyakrabban lopják el.

• Bankszámlák egyeztetése. Az egyik dolog, amit az üzlettulajdonosoknak meg kell tenniük, az a saját bankszámlájuk egyeztetése. Gyakran előfordul, hogy az alkalmazottak könyvelői lopnak, amikor az alkalmazottak rájönnek, hogyan írjanak csekket a cég bankszámlájára, amelyet a tulajdonos nem lát. A fiktív és csalárd tranzakció megtalálásának egyik biztos módja, ha a tulajdonos egyezteti a bankszámlakivonatot.

  Ha a tulajdonos egyezteti a banki kivonatot, össze tudja hasonlítani a bank számla könyvelését a cég QuickBooks könyvelési nyilvántartásával. Minden nyilvánvaló eltérés javítható, ami azt jelenti, hogy a QuickBooks könyvelési nyilvántartása pontosabb. Ezen túlmenően minden ingadozó, gyanús tranzakció nyilvánvalóvá válik, ha a vállalkozás tulajdonosa alaposan megvizsgálja a csekkeket.

• Lehetőség szerint válassza el a könyvelést a fizikai őrizettől. Egy kisvállalkozásban nehéz mindig elkülöníteni bizonyos tevékenységek elszámolását a fizikai felügyelettől vagy a tevékenység fizikai felelősségétől. Például nehéz elkülöníteni a készletnyilvántartást a fizikai őrzéstől vagy a készlethez való hozzáféréstől.

• Az alkalmazottak képzése a QuickBooks használatára. Két alapvető okból kifolyólag tanítania kell az alkalmazottakat a QuickBooks használatára, ha bármilyen méretű vállalkozása van:

  • Valaki, aki tudja, hogyan kell használni a QuickBookst, kisebb valószínűséggel követ el véletlen hibákat.

  • A rendetlen könyvelési nyilvántartások álcázzák az alkalmazottak lopását.

• Zárja be a QuickBooks fájlt. Ha elvégzi a Számviteli alapelvek tanfolyamot, rájön, hogy a zárás olyan könyvelési eljárások sorozatát jelenti, amelyeket valaki a bevételi és kiadási számlák nullázására hajt végre, így az új évtől kezdve a bevételek és kiadások könnyen kiszámíthatók. A QuickBooksban a bezárás mást jelent.

  De továbbra is be szeretné zárni a QuickBooks fájlt az adatok integritásának megőrzése érdekében. Ennek módja: Válassza a Szerkesztés→Beállítások parancsot, válassza a Számvitel lehetőséget, válassza a Vállalati beállítások fület, majd kattintson a Zárás dátuma Dátum/jelszó beállítása gombra. Amikor a QuickBooks rákérdez, adja meg a záró dátumot és a jelszót.

  Miután megadta ezeket az információkat, a QuickBooks megtiltja vagy korlátozza a felhasználókat a záró dátum előtti tranzakciók módosításában vagy bevitelében. (Csak a jelszóval rendelkező személyek módosíthatnak vagy írhatnak be olyan tranzakciókat, amelyek dátuma korábbi, mint a záró dátum.)

• Kezelje QuickBooks könyvelési rendszerét. Sok cégtulajdonos nem tekinti a számviteli rendszert másnak, mint egy számlák, fizetési csekk és az éves adóbevalláshoz szükséges információk előállításának eszközét. Sajnos a számviteli rendszerrel való távoli kapcsolat azt jelenti, hogy a cégtulajdonosok gyakran nem érzik szükségét annak, hogy aktívan kezeljék a számviteli rendszerrel kapcsolatos eseményeket.

  A számviteli rendszernek olyan eszköznek kell lennie, amelyet vállalkozása jobb irányításához használ. És az is lehet. De ha ez egy eszköz lesz a vállalkozása jobb irányításához, akkor kezelnie kell a rendszert.

  Néhány egyszerű ellenőrző lista létrehozásával könnyedén megbizonyosodhat arról, hogy az emberek azt a fajta dolgot csinálják, amit tenniük kellene.

Egy minta havi számviteli teendőlista

Egy minta éves számviteli tennivalók listája