Hogyan tartsunk fenn jó számviteli ellenőrzéseket a QuickBooks 2011 segítségével

Sok vállalkozásnak, miután egy bizonyos méretre nő, több QuickBooks-felhasználót kell támogatnia a számviteli információkhoz való hozzáféréssel és bizonyos esetekben a számviteli tranzakciók létrehozásának lehetőségével. Sajnos a több számviteli rendszer-felhasználó kockázatot jelent a vállalkozás tulajdonosa számára.

A QuickBooks-hoz való hozzáféréssel a felhasználók vagy véletlenül hibákat vezethetnek be a könyvelési rendszerbe, vagy sajnos szándékosan csalnak meg egy vállalkozást. Az alábbiakban felsorolunk néhány QuickBooks vezérlési technikát, amellyel a cégtulajdonos vagy cégvezető minimálisra csökkentheti a nem szándékos hibákat és a lopás lehetőségét:

• Rendszeresen hasonlítsa össze a fizikai készletek számát a készletnyilvántartási nyilvántartásokkal. Ez a megközelítés két dolgot valósít meg:

  • A készletzsugorodás gyorsan felismerhető.

  • A vállalkozás tulajdonosa minimalizálhatja a készletzsugorodást azáltal, hogy azonosítja a leggyakrabban ellopott készlettípust, vagy akár azt is, amikor a készleteket leggyakrabban lopják el.

• Bankszámlák egyeztetése. Az egyik dolog, amit az üzlettulajdonosoknak meg kell tenniük, az a saját bankszámlájuk egyeztetése. Az alkalmazottak könyvelői általi lopása gyakran akkor történik, amikor az alkalmazottak rájönnek, hogyan írjanak csekket a cég bankszámlájára, amelyet a tulajdonos nem lát. Ha a tulajdonos egyezteti a banki kivonatot, össze tudja hasonlítani a bank számla könyvelését a cég QuickBooks könyvelési nyilvántartásával.

• Lehetőség szerint válassza el a könyvelést a fizikai őrizettől. Egy kisvállalkozásban nehéz mindig elkülöníteni bizonyos tevékenységek elszámolását a fizikai felügyelettől vagy az adott tevékenység fizikai felelősségétől. Ahol el tudja választani a fizikai őrzést a könyveléstől, ott beépített hibaellenőrzés történik. A könyvelést végző személy közvetetten ellenőrzi, hogy a vagyontárgyat a fizikai letétkezelők gondozzák. Kérhet segítséget a CPA-tól az eszközök fizikai őrzésének a számviteli és könyvelési feladatoktól való elkülönítéséhez.

• Tanítsa meg az alkalmazottakat a QuickBooks használatára. Két alapvető okból kifolyólag tanítania kell az alkalmazottakat a QuickBooks használatára, ha bármilyen méretű vállalkozása van:

  • Valaki, aki tudja, hogyan kell használni a QuickBookst, kisebb valószínűséggel követ el véletlen hibákat.

  • A rendetlen könyvelési nyilvántartások álcázzák az alkalmazottak lopását. A képzés nemcsak pontosabb könyvelést jelent, hanem azt is, hogy kevésbé valószínű, hogy olyan környezet alakul ki, amely alkalmas lopásra vagy sikkasztásra.

• Kezelje QuickBooks könyvelési rendszerét. A számviteli rendszernek olyan eszköznek kell lennie, amelyet vállalkozása jobb irányításához használ. Ahhoz, hogy a rendszer működjön, kezelnie kell a rendszert. Néhány egyszerű ellenőrző lista létrehozásával könnyedén megbizonyosodhat arról, hogy az emberek azt a fajta dolgot csinálják, amit tenniük kellene. Ezekből kiindulópontként állíthatja össze saját listáját, amit a könyvelőnek vagy az irodavezetőnek minden hónapban vagy év végén el kell végeznie.

Egy minta havi számviteli teendőlista

• Az adatokról biztonsági másolat készült, és a telephelyen kívülre került

• Bankszámlák egyeztetve

• Minden számla, jóváírás, kivonat

• Minden függő fiók megtisztítva

• Pénzügyi kimutatások benyújtása

• Jelentett kivételek (például lejárt számlák, számlák, beszerzési rendelések, készlethiányos tételek)

Egy minta éves számviteli tennivalók listája

• Állítsa be a próbaegyenleget

• Írjon CD-t év végi számokkal az állandó felvételhez

• Fontolja meg az adatfájlok megtisztítását, ha nagyok

• Zárja be az évet, amikor tényleg kész