Hogyan számlázhatunk vevőt a QuickBooks 2019-ben

Ha a QuickBooks 2019-ből szeretne számlázni egy vevőt, használja a Számlák létrehozása ablakot az ügyfél azonosításához, és adja meg az ügyfél tartozásának összegét. A Számlák létrehozása ablak megjelenítéséhez válassza a Vevők → Számlák létrehozása parancsot. Amikor ezt teszi, a QuickBooks a képen láthatóhoz hasonló Számlák létrehozása ablakot jelenít meg. Egynél több típusú QuickBooks számlasablont is használhat.

Ne feledje azonban, hogy a megjelenő Számlák létrehozása ablak nem feltétlenül úgy néz ki , mint a képen látható. Dönthet úgy is, hogy személyre szab egy számlaűrlapot, hogy az tökéletesen megfeleljen üzleti követelményeinek. A konkrét lépések kissé eltérőek lehetnek, ha más QuickBooks számlaűrlap-sablonnal dolgozik.

1A Számlák létrehozása ablak megjelenítéséhez válassza a Vevők→Számlák létrehozása parancsot.

Amikor ezt teszi, a QuickBooks megjelenít egy Számlák létrehozása ablakot. Ne feledje azonban, hogy a megjelenő Számlák létrehozása ablak nem feltétlenül úgy néz ki, mint a képen látható. Egynél több típusú számlaűrlapot is használhat. Dönthet úgy is, hogy személyre szab egy számlaűrlapot, hogy az tökéletesen megfeleljen üzleti követelményeinek.

2 Azonosítsa az ügyfelet és adott esetben a munkát.

Ehhez válassza ki a vevőt vagy az ügyfél és a munkakör kombinációját az Ügyfél:Munka legördülő listából. Ha nem ismeri ezt a „munka” üzletet, ne aggódjon.

A számlázandó ügyfelet úgy kell azonosítania, hogy kiválasztja azt az Ügyfél:Munka listából. Ha az ügyfél egy új ügyfél, akit még nem számlázott vagy nem írt le az Ügyféllistában, írja be az ügyfél rövid nevét – például az ügyfél cégnevének rövidítését – az Ügyfél:Munka listában.

A QuickBooks ezután jelzi, hogy az ügyfél még nem létezik az Ügyféllistában, és megkérdezi, hogy hozzá kívánja-e adni az ügyfelet; jelezze, hogy igen. Amikor a rendszer kéri, adja meg a QuickBooks által kért ügyféladatokat.

A számlát az Osztály legördülő lista használatával is besorolhatja egy adott kategóriába tartozóként. Ezen a ponton ne aggódjon az osztálykövetés használata miatt.

3 Erősítse meg vagy adjon meg új számlafejlécet.

Az ügyfél azonosítása után a QuickBooks kitölti a Dátum, a Számla, a Számla címe és esetleg a Szállítási cím mezőket. Valószínűleg nem kell módosítania ezeket az információkat. Tekintse át az ezekben a mezőkben szereplő információkat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy helyesek.

Például általában csak akkor számláz ki valakit, ha már leszállította a terméket vagy nyújtotta a szolgáltatást. Ezért valószínűleg meg kell győződnie arról, hogy a számla dátuma követi a termék szállításának vagy a szolgáltatás nyújtásának dátumát. Azt is ellenőrizheti például, hogy a Szállítási cím helyes-e.

4 Adja meg vagy erősítse meg a számlamező adatait.

A számlák mezőinformációkat tartalmaznak, amelyek rögzítik a tételeket, például a beszerzési rendelésszámokat, a fizetési feltételeket, a szállítás dátumát és a szállítási módot. Győződjön meg arról, hogy bármi, amit a QuickBooks megjelenít ezekben a szövegdobozokban, az helyes.

Ha például az ügyfél megadta Önnek a beszerzési rendelés számát, írja be azt a rendelési számot a Megrendelés száma mezőbe. Győződjön meg arról, hogy a Feltételek mezőben látható fizetési feltételek helyesek. Ellenőrizze, hogy a Szállítás mezőben látható dátum helyes-e.

Ezeket a mezőket nem kell minden számlánál kitölteni, de olyan információkat szeretne megadni, amelyek megkönnyítik a vevő számára a számla kifizetését, a számlát a beszerzési nyilvántartásaihoz kötik, és kiderítik, hogyan és mikor kerül sor egy cikkre. szállítják.

5 Ismertesse az eladott tételeket.

A számla oszlopainak kinézete valójában attól függ, hogy termékeket vagy szolgáltatásokat értékesít-e. Az ábra a termékek oszlopterületét mutatja. A szolgáltatások oszlopai egyszerűbbnek tűnnek, mivel nem ad meg sok információt a szolgáltatáselemek leírásakor.

Az oszlopok területen le szeretne írni minden olyan tételt – minden terméket vagy szolgáltatást –, amelyekről számlát állítanak ki. Ehhez minden elemhez egyetlen sort kell használni. Az első tétel, amelyet számlázni szeretne, az oszlopterület 1. sorába kerül.

Minden cikknél meg kell adni a megrendelt mennyiséget, a cikk kódját, valamint az árat vagy a tarifát. A QuickBooks lekéri a cikk leírását a tétellistáról, és elhelyezi ezeket az adatokat a Leírás oszlopban. A QuickBooks úgy is kiszámítja a cikkért számlázott összeget, hogy megszorozza a mennyiséget az árral vagy az árfolyammal.

Mindazonáltal szerkesztheti a Leírás és az Összeg mezőket is. Ha szerkeszti az Összeg mezőt, a QuickBooks újraszámítja az Ár Mindegyik mezőt úgy, hogy az összeget elosztja a mennyiséggel.

Ha további tételeket szeretne beírni a számlába, írjon be további sorokat. Minden tétel, amelyet számlázni szeretne – minden tétel, amelynek külön költségként kell megjelennie a számlán – sorként jelenik meg az oszlopok területén. Ha valamilyen termékről szeretne számlát kiállítani egy vásárlónak, akkor a számla oszlopok területén egy sor kerül felhasználásra az adott termékre.

Ha fuvardíjat szeretne felszámítani az ügyfélnek, a számlaterület egyik sora írja le ezt a fuvardíjat. Ha forgalmi adót szeretne kiszámlázni az ügyfélnek, ismét az oszlopok terület egy sora vagy sora mutatja a forgalmi adót.

A kedvezmények olyan bonyolult sorokat jelentenek, amelyeket a számlán kell feltüntetni. Tételezzük fel, hogy 10 százalékos kedvezményt szeretne adni néhány vásárlónak. Ehhez szerepeltet egy akciós sort a számlájában. De bár a QuickBooks tartalmaz egy kedvezményes tételt a cikklistájában, a kedvezmény százaléka csak a számla előző sorára vonatkoztatható. Emiatt a QuickBooks egy részösszeg sort is biztosít. Részösszeg-sort használ a számlán szereplő összes előző tétel összegzéséhez. A számlán szereplő összes termék tétel részösszegével például a vállalkozás ezekre a termékekre 10 százalék kedvezményt adhat a vásárlónak.

Meg kell adnia a százalékos szimbólumot, hogy a QuickBooks a részösszeg százalékának megfelelő engedményt számítson ki. Ha elhagyja a százalékos szimbólumot, a QuickBooks azt feltételezi, hogy dollárkedvezményt szeretne, nem pedig százalékos engedményt. Az ábrán például a százalékszimbólum elhagyása a 10 százalékos engedményt 10 dolláros engedményré változtatná.

6 Használja a Számlák létrehozása ablak alján található Ügyfélüzenet mezőt a számla alján megjelenő ügyfélüzenet megadásához.

Ha olyan egyéni számlaűrlap-sablont hozott létre, amely egyéb lábléc-információkat is tartalmaz, ezek a láblécmezők a Számlák létrehozása ablak alján is megjelennek. Használhatja őket további lábléc-információk gyűjtésére és átvitelére.

7 (Opcionális) Ellenőrizze a helyesírást.

Ha rákattint a Helyesírás gombra, amely a Számlák létrehozása ablak Formázás lapjának felső szélén jelenik meg, a QuickBooks ellenőrzi a számlában használt szavak helyesírását. Ha a QuickBooks nem talál helyesírási hibát, üzenetet jelenít meg, amely jelzi, hogy a helyesírás-ellenőrzés befejeződött. Ha a QuickBooks helyesírási hibát talál – a termékkód-rövidítések gyakran okoznak helyesírási hibákat a QuickBooksban –, akkor megjelenik a Helyesírás ellenőrzése az űrlapon párbeszédpanel.

Használhatja a változás mezőt javítsa ki a helyesírási hiba - ha valóban van egy helyesírási hiba. A Javaslatok listából kiválaszthatja az egyik javasolt cserét, ha rákattint a javaslatra, majd a Csere gombra. Az összes elírást a Minden cseréje gombra kattintva helyettesítheti. Ha a QuickBooks szerint hibásan írt szót valóban helyesen írták le, akkor kattintson az Ignore gombra, hogy a QuickBooks figyelmen kívül hagyja ezt a szót, vagy az Összes figyelmen kívül hagyása gombra, hogy a QuickBooks figyelmen kívül hagyja a szó minden előfordulását a számlaűrlapon.

Ha olyan kifejezéseket használ, amelyek mindig hibásan írt szavakként jelennek meg, legalábbis a QuickBooks-ban, kattintson a Hozzáadás gombra, amely a Helyesírás ellenőrzése az űrlapon párbeszédpanelen jelenik meg. A Hozzáadás gombra kattintva a QuickBooks felveszi a szót a helyesírási szótárába. Miután hozzáadott egy szót a QuickBooks helyesírási szótárhoz, a QuickBooks nem látja, hogy a szót elgépelték.

Vegye figyelembe azt is, hogy a Beállítások gombra kattintva megjelenítheti a Helyesírási beállítások párbeszédpanelt. A Helyesírási beállítások párbeszédpanel jelölőnégyzeteket tartalmaz, amelyek segítségével be- vagy kikapcsolhat bizonyos típusú helyesírás-ellenőrző logikákat. Jelölhet be egy jelölőnégyzetet, hogy megmondja a QuickBooksnak, hogy mindig ellenőrizze az űrlapok helyesírását például az űrlap nyomtatása, mentése vagy elküldése előtt. A párbeszédpanel jelölőnégyzeteket is tartalmaz, amelyek arra utasítják a QuickBooks-t, hogy figyelmen kívül hagyjon bizonyos típusú szavakat, például azokat, amelyek számokat használnak, azokat, amelyek nagybetűsek, és azokat, amelyekben vegyes a kis- és nagybetűk.

8 Kattintson a Mentés és bezárás vagy a Mentés és új gombra a számla mentéséhez.

Kattintson a Mentés és bezárás gombra, ha menteni szeretné a számlát, és zárja be a Számlák létrehozása ablakot. Kattintson a Mentés és új gombra kattintva, ha el kívánja menteni a számlát, majd a Számlák létrehozása ablak üres verziójában írjon be egy másik számlát.

Kattintson a Küldés/Szállítás fülre, majd a FedEx vagy a UPS gombra a QuickBooks Shipping Manager ablak elindításához, amely lehetővé teszi a csomagok egyes lépéseinek automatizálását a Federal Express vagy a United Parcel Service (UPS) használatával. A Szállítási menedzser első elindításakor el kell végeznie egy kis beállítási munkát.

A már létrehozott számlák lapozásához kattintson az Előző és a Következő gombra. Vagy kattintson a Keresés gombra, és a Számlák keresése párbeszédpanelen írja le a keresni kívánt számlát.