Hogyan számlázhatunk vevőt a QuickBooks 2012-ben

Ügyfél számlázásához a QuickBooks 2012-ben használja a Számlák létrehozása ablakot az ügyfél azonosításához, és adja meg az ügyfél tartozásának összegét. Használhat egynél több típusú számlaűrlapot vagy egyet, amelyet személyre szabott.

1A Számlák létrehozása ablak megjelenítéséhez válassza a Vevők→Számlák létrehozása parancsot.

A QuickBooks megjelenít egy Számlák létrehozása ablakot.

2 Azonosítsa az ügyfelet és adott esetben a munkát.

Ehhez válassza ki a vevőt vagy az ügyfél és a munkakör kombinációját az Ügyfél:Munka legördülő listából. Ha nem ismeri ezt a „munka” üzletet, ne aggódjon.

Meg kell értenie azonban az ügyfelek működését. Azonosítania kell azt a konkrét ügyfelet, akinek számlázni kíván. Ezt úgy teheti meg, hogy kiválasztja az ügyfelet az Ügyfél:Munka listából. Ha az ügyfél olyan új ügyfél, akit még nem számlázott ki vagy nem írt le az Ügyféllistában, adjon meg egy rövid nevet az ügyfélnek – például az ügyfél cégnevének rövidítését – az Ügyfél:Munka listában.

A QuickBooks ezután jelzi, hogy az ügyfél még nem szerepel az Ügyféllistán, és megkérdezi, hogy hozzá kívánja-e adni az ügyfelet; jelezze, hogy igen. Amikor a rendszer kéri, adja meg a QuickBooks által kért ügyféladatokat.

3 Erősítse meg vagy adjon meg új számlafejlécet.

Az ügyfél azonosítása után a QuickBooks kitölti a Dátum, a Számla, a Számla címe és esetleg a Szállítási cím mezőket. Valószínűleg nem kell módosítania ezeket az információkat. Tekintse át az ezekben a mezőkben szereplő információkat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy helyesek.

Például általában csak akkor számláz ki valakit, ha már leszállította a terméket, vagy ha a szolgáltatást már nyújtották. Ezért valószínűleg meg kell erősítenie, hogy a számla dátuma követi-e a termék szállításának vagy a szolgáltatás nyújtásának dátumát. Azt is ellenőrizheti például, hogy a Szállítási cím helyes-e.

4 Adja meg vagy erősítse meg a Számla mező adatait.

A számlák mezőinformációkat tartalmaznak, amelyek rögzítik a tételeket, például a beszerzési rendelésszámokat, a fizetési feltételeket, a szállítás dátumát és a szállítási módot. Győződjön meg arról, hogy bármi, amit a QuickBooks megjelenít ezekben a mezőkben, az helyes. Ha például az ügyfél megadta Önnek a beszerzési rendelés számát, írja be azt a rendelési számot a Megrendelés száma mezőbe.

Győződjön meg arról, hogy a Feltételek mezőben látható fizetési feltételek helyesek. Ellenőrizze, hogy a Szállítás mezőben látható dátum helyes-e. Ezeket a mezőket nem kell minden számlánál kitölteni, de olyan információkat szeretne megadni, amelyek megkönnyítik a vevő számára a számla kifizetését, a számlát a beszerzési nyilvántartásaihoz kötik, és kiderítik, hogyan és mikor kerül sor egy cikkre. szállítják.

5 Ismertesse az eladott tételeket.

A számla oszlopainak kinézete valójában attól függ, hogy termékeket vagy szolgáltatásokat értékesít-e. A szolgáltatások oszlopai egyszerűbbnek tűnnek, mivel nem ad meg sok információt a szolgáltatáselemek leírásakor. Az oszlopok területen le szeretne írni minden olyan tételt – minden terméket vagy szolgáltatást –, amelyekről számlát állítanak ki.

Ehhez minden elemhez egyetlen sort kell használni. Ezután az első tétel, amelyet számlázni szeretne, az oszlopterület 1. sorába kerül. Minden cikknél meg kell adni a megrendelt mennyiséget, a cikk kódját, valamint az árat vagy a tarifát.

A QuickBooks lekéri a cikk leírását a cikklistáról, és elhelyezi ezeket az adatokat a Leírás oszlopban. A QuickBooks úgy is kiszámítja a cikkért számlázott összeget, hogy megszorozza a mennyiséget az árral vagy az árfolyammal. Mindazonáltal szerkesztheti a Leírás és az Összeg mezőket is. Ha szerkeszti az Összeg mezőt, a QuickBooks újraszámítja az Ár Mindegyik mezőt úgy, hogy az összeget elosztja a mennyiséggel.

6 Használja a Számlák létrehozása ablak alján található Ügyfélüzenet mezőt a számla alján megjelenő ügyfélüzenet megadásához.

Ha olyan egyéni számlaűrlap-sablont hozott létre, amely egyéb lábléc-információkat is tartalmaz, ezek a láblécmezők a Számlák létrehozása ablak alján is megjelennek. Használhatja őket további lábléc-információk gyűjtésére és átvitelére.

7 Kattintson a Mentés és bezárás vagy a Mentés és új gombra a számla mentéséhez.

Kattintson a Mentés és bezárás gombra, ha menteni szeretné a számlát, és zárja be a Számlák létrehozása ablakot. A Mentés és új gombbal mentheti a számlát, majd a Számlák létrehozása ablak üres verziójába írjon be egy másik számlát.