Hogyan számlázhatunk vevőnek a QuickBooks 2010 segítségével

A QuickBooks 2010 használatával történő számlázáshoz azonosítania kell az ügyfelet, és meg kell adnia az ügyfél tartozásának összegét a Számlák létrehozása ablakban.

1 Válassza az Ügyfelek → Számlák létrehozása lehetőséget.

A QuickBooks megjelenít egy Számlák létrehozása ablakot. Ezen az ábrán a Nyitott ablaklista zárva van, hogy több hely legyen a Számlák létrehozása ablak számára. A Nyitott ablakok listáját bezárhatja a bezárás mezőjére kattintva (a lista jobb felső sarkában megjelenő X-szel jelölt kis doboz). A megnyitott ablaklista újbóli megjelenítéséhez, miután bezárta, válassza a Nézet→Ablaklista megnyitása menüpontot.

2Válassza ki az ügyfelet vagy az ügyfél és a munkakör kombinációját az Ügyfél:Munka legördülő listából.

Ha az ügyfél egy új ügyfél, akit még nem számlázott vagy nem írt le az Ügyféllistában, írja be az ügyfél rövid nevét az Ügyfél:Munka listába. A QuickBooks ezután jelzi, hogy az ügyfél még nem szerepel az Ügyféllistán, és megkérdezi, hogy hozzá kívánja-e adni az ügyfelet; jelezze, hogy igen. Amikor a rendszer kéri, adja meg a QuickBooks által kért ügyféladatokat.

3 (Opcionális) Az Osztály legördülő lista segítségével besorolhat egy számlát egy adott kategóriába tartozóként.

Az osztályok segítségével jobban kezelheti vállalkozása pénzügyeit.

4 Erősítse meg vagy adjon meg új számlafejlécet.

Az ügyfél azonosítása után a QuickBooks kitölti a Dátum, a Számla, a Számla címe és esetleg a Szállítási cím mezőket. Valószínűleg nem kell módosítania ezeket az információkat. Tekintse át az ezekben a mezőkben szereplő információkat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy helyesek.

5 Adja meg vagy erősítse meg a Számla mező adatait.

A számlák mezőinformációkat tartalmaznak, amelyek rögzítik a tételeket, például a beszerzési rendelésszámokat, a fizetési feltételeket, a szállítás dátumát és a szállítási módot. Győződjön meg arról, hogy bármi, amit a QuickBooks megjelenít ezekben a mezőkben, az helyes.

6 Az oszlopok területen írja le az egyes tételeket – minden terméket vagy szolgáltatást –, amelyekről számlát állítanak ki.

Minden elemhez egyetlen sort használjon. Ezután az első tétel, amelyet számlázni szeretne, az oszlopterület 1. sorába kerül. Minden cikknél meg kell adni a megrendelt mennyiséget, a cikk kódját, valamint az árat vagy a tarifát. A QuickBooks lekéri a cikk leírását a cikklistáról, és elhelyezi ezeket az adatokat a Leírás oszlopban.

A QuickBooks úgy is kiszámítja a cikkért számlázott összeget, hogy megszorozza a mennyiséget az árral vagy az árfolyammal. Mindazonáltal szerkesztheti a Leírás és az Összeg mezőket is. Ha szerkeszti az Összeg mezőt, a QuickBooks újraszámítja az Ár Mindegyik mezőt úgy, hogy az összeget elosztja a mennyiséggel.

7További tételek bevitele a számlára további sorok megadásával.

Minden tétel, amelyet számlázni szeretne – minden tétel, amelynek külön költségként kell megjelennie a számlán – sorként jelenik meg az oszlopok területén.

8A Számlák létrehozása ablak alján található Ügyfél üzenete szövegmezőben adja meg a számla alján megjelenő ügyfélüzenetet.

Ha olyan egyéni számlaűrlap-sablont hozott létre, amely egyéb lábléc-információkat is tartalmaz, ezek a láblécmezők a Számlák létrehozása ablak alján is megjelennek. Használhatja őket további lábléc-információk gyűjtésére és átvitelére.

9 (Opcionális) Ellenőrizze a helyesírást a Helyesírás gombra kattintva.

A QuickBooks ellenőrzi a számlán használt szavak helyesírását. Ha a QuickBooks nem talál helyesírási hibát, megjelenik egy üzenet, amely jelzi, hogy a helyesírás-ellenőrzés befejeződött. Ha a QuickBooks helyesírási hibát talál (a termékkód-rövidítések gyakran okoznak helyesírási hibákat a QuickBooksban), a QuickBooks megjeleníti a Helyesírás ellenőrzése az űrlapon párbeszédpanelt.

10 Kattintson a Mentés és bezárás vagy a Mentés és új gombra a számla mentéséhez.

Kattintson a Mentés és bezárás gombra, ha menteni szeretné a számlát, és zárja be a Számlák létrehozása ablakot. A Mentés és új gombbal mentheti a számlát, majd a Számlák létrehozása ablak üres verziójába írjon be egy másik számlát.