Hogyan működnek a beszerzési rendelések a QuickBooks 2019-ben

Ha cuccot kell rendelnie vállalkozása számára, fontolja meg PO-k használatát. Hozzon létre QuickBooks PO-kat akkor is, ha telefonon, táviraton vagy akár a világhálón keresztül rendel árut – vagyis amikor nem kér árut írásban. A PO-k kitöltése lehetővé teszi annak meghatározását, hogy milyen tételek vannak megrendelve, és mikor érkeznek meg. Mindössze annyit kell tennie, hogy megkérdezi a QuickBookstól: „Mi van megrendelve, és egyáltalán mikor érkezik?” Soha többé nem kell azon törnie az agyát, hogy emlékezzen arra, hogy megrendelte-e azokat a cuccokat és doohickey-ket.

És amikor megérkezik a számla, akkor már tételesen fel lesz tüntetve a PO űrlapon. Találd ki? Miután az összes tételt felírta a megrendelésére, nem kell kitöltenie a Tételek lapot a csekken, amikor kifizeti a számlát. Vagy ha a számlákat fizetendő fizetési móddal fizeti, akkor nem kell kitöltenie a Tételek lapot a Számlák megadása ablakban. Amikor a tételek megérkeznek, csak annyit kell tennie, hogy értesítse a QuickBooks-t; a cikkek azonnal felkerülnek a készletlistára.

Használja a megrendeléseket az Ön által megrendelt cikkekhez – vagyis azokhoz a tételekhez, amelyeket a jövőben kap és fizet. Ha vény nélkül vásárol, vagy olyan termékeket kap, amelyeket nem rendelt, nyilvánvalóan nincs szüksége megrendelésre. Amit tennie kell, az az, hogy kifizeti a számlát, és leltározza az éppen vásárolt cikkeket.

Hogyan lehet testreszabni egy vásárlási megrendelőlapot a QuickBooks 2019-ben

A QuickBooks lehetővé teszi a megrendelés-űrlap testreszabását, akár a nulláról is létrehozhat egy új megrendelési űrlapot, akár egy meglévő megrendelési sablon alapján.

Egy „a semmiből” beszerzési űrlap létrehozásához válassza a Szállítók → Beszerzési rendelések létrehozása lehetőséget, majd kattintson a Tervezés testreszabása gombra a megjelenő párbeszédpanel Formázás lapján. A QuickBooks egy Intuit weboldalt jelenít meg, amely végigvezeti Önt a saját, nagymértékben testreszabott űrlap létrehozásának lépésein.

Egy meglévő beszerzési űrlap testreszabásához válassza a Szállítók → Beszerzési rendelések létrehozása lehetőséget, majd kattintson az Adatelrendezés testreszabása gombra a megjelenő párbeszédpanel Formázás lapján. Ebben az esetben a QuickBooks felkéri, hogy készítsen másolatot a beszerzési rendelési űrlapról, majd megjeleníti a További testreszabás párbeszédpanelt (nincs ábrázolva), amely gombokat és dobozokat tartalmaz, amelyek segítségével módosíthatja a szabványos QuickBooks PO űrlapot úgy, hogy az adatok A kívánt üzenet jelenik meg, és a kívánt módon van felcímkézve.

A További testreszabás párbeszédpanelen található egy Előnézet terület, amelyen megtekintheti, hogyan néznek ki a változtatások, és egy Mégse gombra is kattinthat, ha a dolgok rettenetesen kicsúsznak a kezéből. Ezenkívül a További testreszabás párbeszédpanelen található egy Layout Designer gomb, amelyre kattintva megnyithatja az Elrendezéstervező ablakot. A Layout Designer ablak lehetővé teszi, hogy valódi elrendezésművészré váljon, és mindenféle változtatást végrehajtson a PO-ban, egyszerűen úgy, hogy az egérrel mozgatja a mezőket az oldalon.

A Formázás lapon is elérhető Sablonok kezelése gomb segítségével kiválaszthatja a testreszabni kívánt megrendelési űrlapot, ha korábban egynél több űrlapot hozott létre.

Megrendelés kitöltése a QuickBooks 2019-ben

Lehet, hogy kifogyóban van a gizmos, doohickeys vagy más tétel a tétellistáján, és készen áll átrendezni ezeket a dolgokat – bármi is legyen. Kövesse az alábbi lépéseket a megrendelés kitöltéséhez:

1. Válassza a Szállítók → Beszerzési rendelések létrehozása lehetőséget.

Arra is rákattinthat a Megrendelések ikonra a kezdőképernyőn, vagy kattintson a Szállítóközpont Új tranzakciók területére, majd válassza a Megrendelések lehetőséget. Megjelenik a Megrendelések létrehozása ablak, amely hasonló az ábrához. Vegye figyelembe, hogy ennek az ablaknak a pontos részletei a megrendelés-űrlap testreszabásától függenek.

A Megrendelések létrehozása ablak.

2. Válasszon szállítót a Szállító legördülő menüből.

Kattintson a lefelé mutató nyílra a szállítók listájának megtekintéséhez. Kattintson egy szállítóra a nevének és címének megtekintéséhez a Szállító mezőben. Ha nem találja a szállító nevét a menüben, válassza a menü Új hozzáadása parancsát, majd adja meg a szállító adatait a megjelenő Új szállító párbeszédpanelen. Kattintson az OK gombra, ha végzett a párbeszédpanelen.

3. Ha osztályonként követi nyomon a készletét, válasszon egy osztályt az Osztály legördülő menüből.

Előfordulhat, hogy a Megrendelések létrehozása ablakban nem található Osztály legördülő menü. Ha nem, és azt szeretné, hogy legyen, be kell állítania a QuickBooks szolgáltatást a költségek osztályonkénti nyomon követéséhez. Ehhez nyissa meg a QuickBooks fájlt egyfelhasználós módban rendszergazdaként. Ezután válassza a Szerkesztés → Beállítások menüpontot, és kattintson a Könyvelés ikonra a bal oldali listában. (Lehet, hogy rá kell kattintania a Vállalati beállítások fülre is.) Végül jelölje be az Osztálykövetés használata jelölőnégyzetet, majd kattintson az OK gombra.

4. (Opcionális) Válasszon egy Rep, egy Várható dátumot és egy FOB értéket, ha ezeket használja a PO-ban.

Előfordulhat, hogy más mezőket is ki kell töltenie, mielőtt az alján lévő tételenkénti leírásokhoz jutna. Előfordulhat, hogy ezek a mezők nem jelennek meg, ha nem jelezte, hogy szeretné őket az űrlapon.

5. Lépjen a Cikk oszlopra, és kezdje el beírni a megrendelni kívánt tételeket.

A tételek megadása a PO létrehozásának legfontosabb része. Amikor a Tétel oszlopba lép, az egy legördülő menüvé válik. Kattintson a lefelé mutató nyílra a tétellista megtekintéséhez. Előfordulhat, hogy görgetnie kell a beírni kívánt elemhez. Gyorsan görgethet az elemhez, ha beírja az elem nevének első néhány betűjét. Ha egy olyan elem nevét írja be, amely nem szerepel a tétellistában, a QuickBooks megkérdezi, hogy be kívánja-e állítani ezt az elemet. Ha igen, kattintson a Beállítás gombra, majd töltse ki az Új elem párbeszédpanelt.

Adjon meg annyi tételt, amennyit csak szeretne az Elem oszlopban. A QuickBooks kitölti az elem leírását, de szükség esetén szerkesztheti, amit a Leírás oszlopban helyez el. A Mennyiség oszlopban adja meg, hogy az egyes cikkekből hány darabra van szüksége.

6. Ha szeretné, töltse ki a Szállítói üzenet mezőt, de feltétlenül töltse ki a Jegyzet mezőt.

A Szállítói üzenet mezőben üzenetet küldhet a megrendelését fogadó félnek. Írhatsz Vigyél ezt a dolgot rögtön!

Nem számít, mit csinál, feltétlenül töltse ki a Jegyzet mezőt. Amit ebbe a mezőbe ír be, az megjelenik a Megnyitott beszerzési rendelések párbeszédpanelen, és ez az információ a legbiztosabb módja annak, hogy azonosítsa, mire való ez a megrendelés. Adjon meg valami értelmeset, amelyet megérthet két hét, három hét vagy egy hónap múlva, amikor kifizeti a megrendelt tételeket.

A Megrendelések létrehozása ablak tetején található a Nyomtatás később jelölőnégyzet, amely jelzi, hogy ki kívánja-e nyomtatni ezt a megrendelést. Ha ki szeretné nyomtatni a PO-t, győződjön meg arról, hogy ez a jelölőnégyzet be van jelölve. A megrendelés kinyomtatása után a pipa eltűnik a dobozból.

7. Kattintson a Nyomtatás gombra a megrendelés kinyomtatásához.

Ha ez a megrendelés egyike a sok közül, amelyeket már kitöltött, és egyszerre többet szeretne kinyomtatni, kattintson a Nyomtatás gomb alatti nyílra, és válassza a Köteg lehetőséget a legördülő menüből. A megrendelés kinyomtatása előtt azonban érdemes rákattintani a Nyomtatás gomb alatti lefelé mutató nyílra, és kiválasztani az Előnézet opciót, hogy megtudja, hogyan fog kinézni a megrendelés nyomtatáskor. A QuickBooks megmutatja a PO képernyőn megjelenő másolatát. Remélem jól néz ki.

Az Előzmények gombot azután használja, hogy megkapta azokat a tételeket, amelyeket gondosan felsorolt ​​a PO-n. Miután megkapta a tételeket és rögzíti a nyugtát, erre a gombra kattintva a QuickBooks megmondja, hogy a tétel teljes előzményét megadja – mikor rendelte meg és mikor kapta meg.

Ami a tetején lévő többi gombot illeti, azt hiszem, tudod, mik azok.

8. Kattintson a Mentés és új vagy a Mentés és bezárás gombra a megrendelés rögzítéséhez.

A QuickBooks elmenti a megrendelést, és egy új, üres PO ablakot jelenít meg, amelyben újabb rendelést adhat meg.

Hogyan lehet ellenőrizni a vásárlási rendeléseket a QuickBooksban

Ön rögzíti a PO-kat. Eltelik néhány hét, és azt kérdezed magadtól: „Azokat a doohickeys-t az Acmétől rendeltem?” Válassza a Jelentések → Vásárlások → Megrendelések megnyitása menüpontot, hogy megtekinthesse a fennálló megrendeléseket felsoroló jelentést. Vagy kattintson a Jelentésközpontra, válassza a Vásárlások lehetőséget a bal oldali oszlopban, kattintson a Lista nézet gombra a jobb felső sarokban a beszerzési jelentések tényleges listájának megtekintéséhez, majd kattintson a Megrendelések megnyitása jelentésre. Alternatív megoldásként használhatja a Jelentésközpont körhinta a jelentések egy kategórián belüli lapozásához. A körhinta használatához válassza a Vásárlások lehetőséget a bal oldali oszlopban, kattintson a Körhinta nézet gombra (a Lista nézet gomb mellett), majd kattintson a jelentéshalmaz képére, amely a kiválasztott képtől bal vagy jobb oldalon jelenik meg. jelentés.

Hogyan lehet megkapni a rendelési tételeket a QuickBooksban

Miután a doohickeys és a gizmos megérkezett tevevonattal, rögzítenie kell a tételek átvételét, és fel kell vennie őket a tétellistára.

Az első két teendő az, hogy jegyezze fel, hogy a cucchoz számlát is mellékeltek, majd döntse el, hogyan kívánja fizetni. Ezek a döntések ugyanazok, amelyeket akkor kell meghoznia, ha anélkül kap árut, hogy először kitöltötte volna a PO-t.

A kapott PO tételeket ugyanúgy rögzíti, mint a többi kapott tételt:

• Ha a vásárlási tételekért csekkel fizet, használja a Csekk írása ablakot.
• Ha számla nélkül kapja meg a rendelési tételeket, használja a Tételbevételek létrehozása ablakot.
• Ha számlával együtt kapja meg a PO tételeket, használja a Számlák megadása ablakot.

Függetlenül attól, hogy melyik ablakot használja, amikor kiválasztja azt a szállítót, aki eladta Önnek a megrendelési tételeket, a QuickBooks figyelmezteti Önt, hogy léteznek nyitott PO-k a szállító számára, és megkérdezi, hogy kíván-e kapni egy PO-t. Hát persze, hogy. (A fogadás ellenértéke egyszerűen azt jelenti, hogy összehasonlítja a rendeltet a kapott áruval.) Ha az Igen gombra kattint, a QuickBooks megjeleníti a Megrendelések megnyitása párbeszédpanelt, az itt látható módon. Válassza ki a megrendeléseket, amelyek ellen kap, majd kattintson az OK gombra. A QuickBooks kitölti a Tételek lapot, hogy megjelenítse az összes megrendelt cuccot. Ha a QuickBooks nem azt mutatja, amit Ön kapott, akkor lehet, hogy módosítania kell.

A Megrendelések megnyitása párbeszédpanel.